就活にはまだ早いと思っている、高校３年生や大学３年生、専門学校生やその他の皆さん、戦いは始まっています！
今後の人生を決める大事な時期ですから、早めに行動する事に越した事はありません。狙っていた企業の情報や、気になる会社の案内資料等、知りたい情報を徹底的に集めていきましょう！
その際に連絡する手法の殆どが、メールになります。学生時代とは違い、企業に向けてメールを送る事になりますから、社会人としての礼儀を踏まえたメール作成をするのが好ましいです。
普段通り、携帯からメールを送り、受取った採用担当者が読みにくいメールであったり、パソコンから送った場合であっても、不適切な件名にしてしまったり、メールの書き方にも注意が必要です。
今日は、そんな失敗をしない為にも、メール送付時に注意するポイントを７つ紹介します。読みやすいメールを心がけ、採用担当者にも好印象を与えましょう。
就活で採用担当者にメールを送るとき、
注意すべき７つのポイント
メールを始める前の基本事項
まずは、自分の持っているメールアドレスの確認をして下さい。携帯のメールではなく、パソコンのメールアドレスです。学生時代はOKとされていたアドレスでも、企業向けとなるとNGな場合も多く見受けられます。
特に好きな芸能人の名前やキャラクター名等、個人的趣向の入ったメールアドレスは不適となりますので、注意しておきましょう。
最近は、フリーアドレスを取得出来るサイトも多く存在していますから、就職活動用にアドレスを取得された方が無難です。
その場合は、自分の名前と大学名でも良いでしょうし、自分の名前と誕生日でも宜しいです。後者の方が長く使用出来るアドレス名になるでしょう。
ご自身が分かりやすく覚えやすいアドレス名にされて下さいね。また、外出時やPCを持っていない方でも簡単に確認出来るように、スマホや携帯にも対応したサイトで取得される事をお勧めします。
メールの構成について知ろう
メールは、6つの構成から成り立っています。
１．宛先
２．自己紹介
３．メールを送った経緯
４．詳細
５．締め
６．署名
社会人になっても、殆どがこの流れに沿ってメールを送る事になりますから、今の内から慣れておきましょう。覚えてしまえば、簡単な流れです。
あとは敬語や誤字脱字、改行に注意して書けばOKです。長文にする必要もありません。
採用担当者へは、社内・社外と沢山のメールが送られてきますから、出来る限り簡潔に、シンプルにまとめ、きちんと相手に伝わる内容にする事が最も重要です。
２と３の間は、改行なしでも構いませんが、その他の構成は、必ず1行空けて文章を始めると、１構成毎に纏まりがあり、見やすいメールになります。
また出来る限り、一画面で収まる内容にすることを心がけて下さい。採用担当者が開いた時に、スクロールする手間が省け、読みやすいメールになるでしょう。
件名の記し方
一番重要と言っても過言ではないポイントになります。分かりやすい件名にすることを心がけて下さい。メールの内容を端的に表し、相手に不信感を与えないタイトルが相応しいです。
初めて送る場合は、特に注意が必要になります。あなたのメールアドレスを採用担当者は知らない状態ですから、大学名と名前はきちんと記載して下さい。
誰から来たメールで、一体どんな用件なのか一目で認識出来る件名にしておくことが重要です。
例えば、「○○株式会社 御社採用について（会社説明資料送付について）【大学名 名前】」等。
質問の場合は、○○について質問です。と記載すればＯＫですし、お礼ならば○○（説明会や資料送付の）御礼と記載すれば良いです。
長すぎてもＮＧですので、シンプル且つ、明確な件名にすることを心がけて下さいね。分かりやすい件名は、先に読んでもらえる可能性もありますし、その分返信も早くなる事もあります。
採用担当者の気持ちを考えた件名を作成しましょう。
メール冒頭部分の書き方
１．宛先
まずは、誰に宛てたメールなのか記載する部分です。
「○○株式会社 人事部○○課 採用担当 ○○様」
もし部署や担当者名が分からない場合は、「○○株式会社 採用担当者様」としても大丈夫です。企業名は、必ず正式名称で記載するようにしましょう。難しい漢字であっても、正式名称で記載されてある方が印象良く映ります。
企業のホームページに行けば、簡単にコピー＆ペーストも出来ますし、インターネットで調べれば簡単に出てきますから、手間を惜しまず記載して下さいね。
次に、２．自己紹介です。
初めて採用担当者にメールをする場合は、学部学科まで記載してあると、とても丁寧な印象です。
「突然のメール失礼致します。私、現在就職活動をしております、○○大学○○学部○○学科の○○と申します。」
あまりにも長文になる場合は、「はじめまして。○○大学の○○と申します。」と言ったシンプルな挨拶でも大丈夫です。
何度かやり取りがある場合は、「お世話になっております、○○大学の○○です。」と言った簡略化した自己紹介で十分になります。
メール中間部分で書く事は
３．メールを送った経緯の記載です。２パターンの経緯があります。
１つ目は、採用担当者のメールアドレスを入手した経緯です。採用担当者のメールアドレスが開示されていない場合、どこで入手したのか不審に思う担当の方もいらっしゃいますから、きちんと記載するようにしておきましょう。
信頼感を得る為の経緯説明です。
「先日、御社のOB・OG会にて、○○様のメールアドレスを教えて頂き、ご連絡いたしました。」など。
２つ目に、どのような内容でメールに至ったかを説明する経緯です。
「この度、御社の○○についてお伺いしたく、ご連絡いたしました。」採用担当者のメールアドレスがホームページ等でも開示されている場合は、２つ目のパターンでOKです。
次に、４．詳細部分です。メール内容で一番伝えたい部分になりますから、具体的に記載しましょう。
採用についての質問ならば、本年度の採用はありますでしょうか。と記載すれば良いですし、会社説明資料の送付依頼であれば、送っていただけないでしょうか。と書けばOKです。
但し、会社案内等の資料送付を依頼する場合は、メールにて添付出来るかどうかも確認しておくと良いでしょう。
メール文末部分の書き方
文末最終部分、５．締めです。
何かしらのお願いをした場合、「ご多用の所、大変恐縮ですが～／ご多忙中、お手数おかけしますが～」等の言葉と共に「何卒よろしくお願いいたします。」と加えて送りましょう。
お礼の場合は、「まずは○○のお礼を申し上げたくご連絡いたしました。ありがとうございました。」と言った締めくくりで宜しいでしょう。
最後に、６．署名です。ご存じの方も多いと思いますが、署名は、名前や大学名、メールアドレス等がまとめて記載してある部分です。
無料のテンプレートもインターネット上に存在しますので、見やすい物を選んで使用して下さい。あまりにも可愛らしい物や、幅を取る物、派手な物は避けておきましょう。
内容は、【大学名・学部・学科・名前・メールアドレス・〒＆住所・電話番号】順番は問いませんが、分かりやすい署名を心がけて下さいね。
再確認・読み返しを必ずすること
一旦書いたメールは、必ず読み返して下さい。社会人になっても重要なポイントになりますから、就職活動中の今から徹底しておきましょう。
一旦書き終えた文章を読み直して下さい。企業名の記載は正しいか、敬語に間違いはないか、誤字脱字はないか、文章の言い回しにおかしな箇所はないか。きちんと言葉にして読み返してみましょう。
文章の確認が済んだら、件名です。今、読み返したメールの文章と件名に相違がないか確認し、変更点があれば、その際に修正してください。
最後に件名を書く方もいらっしゃると思いますが、件名の書き忘れは相手に対して失礼に当たりますから、忘れないように注意しておきましょう。
最後に、宛先です。送り先のメールアドレスに間違いがないか再度確認してください。送ったつもりで、返信を待っていたら、実はエラーで送れていなかったという場合もありますから、きちんと見直しましょう。
さて、礼儀正しいメールは、社会人への第一歩です。学生時代とは異なり、メールを送る相手は企業宛と言う事を念頭に、丁寧な文章を心がけ、読みやすい内容にしましょう。
メールだけで採用・不採用が決定する訳ではありませんが、メールによって、相手に与える印象が異なるのも事実です。ほんの些細な心がけで、相手に伝わる優しさがあります。
メール自体は、慣れてしまえば簡単な構成内容ですが、敬語や誤字脱字は慣れている方でもあり得る間違いですから、必ず読み返す事を忘れず行いましょう。素晴らしい就活メールになる事を祈っています！
まとめ
就活で採用担当者にメールを送るとき、注意すべきポイント
・メールを始める前の基本事項
・メールの構成について知ろう
・件名の記し方
・メール冒頭部分の書き方
・メール中間部分で書く事は
・メール文末部分の書き方
・再確認・読み返しを必ずすること