就職活動で企業や社会人の先輩にメールを送るとき、書き方や内容で悩んでしまうことってありますよね。実際、就活生の約8割は就活時のメールマナーを知らないと言われています。
社会人のメールは、友達同士のメールとは書き方も内容も全く異なります。ですので、最初のうちに就活時のメールマナーを覚えておかないと、普段通り送っているメールが、相手にとって大変失礼なメールになっている可能性があるのです。せっかく熱意を持って就活しているのですから、少しでも相手に良い印象与えるメールを送りたいですよね。
そこで今回は、「就活時のメールタイトルってどうやってつければよいの？」「文章の書き出しってどうすればよいんだっけ？」という方のために、就活メールで押さえておきたい5つのポイントについてお伝えします。
就活メールのマナー。
押さえておきたい５つのポイント
就活用のメールアドレスを作ろう
就活で企業とメールをするときは必ずPCメールを使いましょう。オススメは大学から発行される学生用アドレスか、Yahoo!、Googleなどのフリーメールです。
就活において、携帯のメールがダメだと言われるのは、Docomoやau、SoftBankなどのアドレスは迷惑メール対策としてPCから配信されたメールを拒否する設定になっていることがあるからです。「選考の案内などが届かないと思っていたら迷惑メールフォルダに入ってしまっていた」「OBがメールを送ってくれたのに配信拒否になっていて印象を悪くしてしまった」など残念なことになる前にPCメールを使うようにしましょう。
就活用のメールアドレスを作るとき、アドレスは「taro.yamada@」「yamada.1111@」など、できる限り無難なものにしましょう。アドレスに「love」「forever」などが入っているものは、キラキラアドレスと言われ、人事担当の印象が悪くなってしまいます。メールアドレスだけで採用が不利になることがないよう、誰が見ても違和感のないアドレスにしておくのがベターです。
分かりやすいタイトルをつけよう
社会人になると毎日大量のメールを確認しなくてはなりません。そのため、メールのタイトルを見て、すぐに読んで返信するもの、後で読むもの、後回しにするものに瞬間的に分類しています。
このとき、「タイトルだけでメールの内容がわかる」ことがとても大切です。分かりにくいタイトルでは、メールを開いてすらもらえないばかりか、迷惑メールと勘違いされてしまうことすらあります。ここでは、就活時のメールタイトルとして良いタイトルと悪いタイトルをご説明します。
– 良いタイトル –
「○月○日OB訪問のお礼」「二次選考辞退のご連絡」
– 悪いタイトル –
「先日はありがとうございました」「よろしくお願いします！」
良いタイトルは見た瞬間に、メール本文に何が書かれているか分かりますよね。一方、悪いタイトルは見ただけでは、誰がどんな内容が書かれているか、メールを開けるまでわかりません。こうしたタイトルのメールは確認が後回しになり、そうするうちに他の重要なメールに混ざって忘れられてしまいます。
「○○の件」「○○のお礼」「○○についての連絡」といった、何に対する連絡なのかが分かるようにしたり、イベントがあった日付、大学名や自分の名前を記載したりする方法も内容が分かりやすくて良いでしょう。
なお、先方からのメールに返信する際、良かれと思ってタイトルを変更してはいけません。なぜなら、大量のメールをやり取りする社会人はメールのタイトルでメール管理をしているからです。途中でタイトルが変わると、やりとりの履歴を探すのがとても大変になってしまいますので、来たメールはタイトルを変えずに返信をするようにしてください。
本文の前に必ず宛名を書こう
メールの冒頭には必ず宛名を書きましょう。具体的に先方の氏名が分かる場合は「株式会社○○ ○○部 ○○担当 ○○様」、分からない場合は「○○ご担当者様」と記載します。このように、宛名をつけるのは社会人のメールマナーです。
宛名の次には、自分の所属と名前を書きます。具体的には「○○大学 ○○学科 山田太郎」というように記載します。学生同士でメッセージをやりとりするときは、限られたコミュニティで誰からのメッセージかがすぐ分かることが多いため、名乗ることは少ないでしょう。しかし、社会人になると膨大な関係者からひっきりなしにメールが入り、とてもメールタイトルやアドレスだけでは全員を覚えきれませんので、就活時のメールでは必ず自分が何者か名乗りましょう。
– 書き出しの見本 –
株式会社○○ ○○部
○○担当 ○○様○○大学○○学科○年 山田太郎です。
～（以下本文）～
また、文末には署名をつけましょう。署名は自分が送信・返信するメールの文末に自動的に記載されるよう、メーラーから設定することができます。大学名、名前、メールアドレス、連絡の取れる電話番号などを記載しておくと良いでしょう。
SNSのURLなどを署名に入れている人もいますが、避けた方がよいでしょう。最近はSNSを採用に活用する企業も出てきましたが、まだまだ企業にとってSNSは公式なツールではありません。企業から勧められている意外で、就活のやり取りにSNSを使ってはいけません。社員の人にSNSを教えて欲しいなどと聞くのもマナー違反です。
箇条書きで見やすい文章を心がける
就活メールは見やすさ、分かりやすさを重視した書き方をしましょう。箇条書きはメールを読みやすくするのに効果的な方法です。
例えば、複数の日時を提示したり、いくつも質問をしたりしたい場合は箇条書きを効果的に使っていきましょう。具体的には、次のようになります。
OB訪問の日時について、以下の日程はご都合いかがでしょうか。
１．○月○日○○:○○
２．○月○日○○:○○
３．○月○日○○:○○
このとき、数字は半角数字を使用すると、PCでメールを見たときに文字化けしません。数字や星マークなどの記号のなかには、環境依存文字といって、他のPCでメールを開いたときに文字化けするものがありますので注意しましょう。
重要な内容はメールより電話を優先して
今回はメールのマナーについてですが、あえてメールよりも電話を優先すべき場合があることをお伝えします。面接の日時変更や、選考辞退などの重要な内容を相手に伝えなければならないときは、メールより電話で連絡を取りましょう。メールは相手の都合に関係なく送ることはできますが、一方的で失礼な印象を与えることもあります。
そこで、メールを送る前に相手に直接電話で用件を伝えることがオススメです。相手が電話に出られなくても、後でメールを送ることを電話に出てくれた方に伝えておけば大丈夫。こうすることで、重要なことは直接伝えようとする誠実な姿勢が伝わりますので、選考辞退などの言い辛いことでも失礼な印象を与えにくくなります。
いかがでしたか。今回は就活で送るメールの書き方が分からないという方のために、就活時のメールで使える基本マナーをお伝えしました。ここでは基本的な就活時のメールマナーを紹介しましたが、メールは人と人とのやり取りなので、時にはここで紹介した内容に当てはまらないこともありえます。都度、相手の気持ちや状況を思いやってメールのやり取りをするのが一番です。
最近では大学３年生から企業のインターンに参加する人も増えており、今までよりも企業や社会人とメールをする機会も増えてきています。せっかく志望する企業とやり取りをするのですから、就活時のメールマナーをしっかりと身につけて、好印象で選考に進みましょう。
まとめ
就活メールで押さえておきたいポイントとは
(1) 就活用のメールアドレスを作ろう
(2) 分かりやすいタイトルをつけよう
(3) 本文の前に必ず宛名を書こう
(4) 箇条書きで見やすい文章を心がける
(5) 重要な内容はメールより電話を優先して