ビジネスメールの返信マナー☆押さえておきたい7つの基本

ビジネスメールの返信マナー☆押さえておきたい7つの基本
ビジネスメールの返信では、相手にマイナスな印象を与えたり、警戒させないよう、スムーズにやりとりをしたいものですよね。最初に出すメール、または相手からもらったメールへの返信メール、それぞれ気をつけなくてはならないマナーがあります。

友達とのメールのやりとりでは大きな問題はなくても、同じことをビジネスメールの返信で書いたら上司に注意されてしまった!なんてことも起こりえます。

電話ではないので、声の印象会話のキャッチボールのないビジネスメールの返信では、きちんとビジネスメールの返信マナーを押さえているかどうかが大切なポイントになります。

そこで今回は、どうしたら相手とスムーズなやりとりが出来るのか、ビジネスメールの返信マナーについてご説明します。



 

ビジネスメールの返信マナー☆
押さえておきたい7つの基本

 

ビジネスメールの返信でのタイトル


頂いたビジネスメールに返信するときのマナーでは、「件名を変えないこと」が大切です。

【 ビジネスメールの返信マナー①:件名 】

★ ビジネスメールでは、同じ件名に返信するやり取りでは、件名を変更しないのが基本です。

・ また件名も「お世話になっています」など、識別しにくい件名ではなく、具体的な案件名を入れるなど、相手が識別しやすい件名にすることも大切です。

場合によっては、件名にプラスアルファしたり、状況が変わった場合には件名を適宜変更するなどのアレンジも必要です。「件名は変えないこと」の基本を守りつつ、必要なアレンジが出来るようにします。

 

誤字脱字がないかきちんと確認


ビジネスメールの返信で多いミスの代表格が「誤字脱字」です。基本的に、相手に出した返信で誤字脱字があったとしても、先方はスルーするでしょう。「何も言われなくてよかった!」と思ってしまうのは間違いです。

【 ビジネスメールの返信マナー②:誤字脱字 】

★ 相手が指摘してもしなくても、メールでは自分の犯してしまったミスは永遠に残ります

・ またその積み重ねで、たとえビジネスメールの返信であっても、あなたの人柄や性格は相手に伝わります。

「この人は慎重さが足りない」などというマイナスイメージを守られないためにも、ビジネスメールの返信をする際には、きちんと誤字脱字がないか見直すのが基本です。

 

内容だけでなく読みやすいレイアウト


ビジネスメールの返信では、相手にわかりやすい内容で、文章をまとめるのは基本的配慮です。

【 ビジネスメールの返信マナー③:レイアウト 】

★ でもそれだけでなく、相手が視覚的にもわかりやすい、読みやすいレイアウトを心がけるとベターです。

・ 一定の文量で改行してみる。

・ 強調したい部分で、あえて改行をいれてみる。

などなど。

ただビジネスメールに返信し、必要な情報をズラズラと書き並べるだけならば誰でも出来ること。「お、やるな」と思われるビジネスメールの返信をするには、読みやすいレイアウトにまで気配りして、作成するのが◎です。

 

ccとbccをしっかり使い分け


ビジネスメールの返信で「配慮が足りないな」と思われてしまうビジネスメールの代表は、「ccやbccをきちんと理解していないメール」だと言えます。

【 ビジネスメールの返信マナー④:cc、bcc 】

★ 先方がccやbccでメールした時の失敗例がコチラです。

例1)

・ 先方が、必要なメンバーをccに入れてメールを送ってきたのに、返信では、先方のみにして返してしまった場合。

例2)

・ bccに入れるべき自社メンバーが、ズラズラと不必要にccに入れてある場合。(隠しておきたい送り先や、メールアドレスが全員に広がってしまいます。)

このようなうっかりミスは、ビジネスメールをきちんと作れる人が見ればすぐにわかってしまうものです。「ビジネスメールが書けない人」というレッテルを貼られてしまわないよう要注意です。

 

社名は絶対に間違わないように


ビジネスメールの返信で誤字脱字がないか、きちんと送信前にチェックするのは初歩的なマナーですが、社名や相手の名前を間違わないようにするのはさらに基本的なことだと言えます。

【 ビジネスメールの返信マナー⑤:】

★ どんな素晴らしい内容の返信を書いたとしても、社名や名前が間違っていれば、その内容も霞んでしまいます。

・ 社名や名前の間違いは、相手の信頼を大きく落としてしまうことになりかねません。

毎回、先方の署名をコピペしてでも、間違えない習慣をしっかり付けて、ビジネスメールの基本を体に叩き込んでください!

 

メアドは手打ちではなくコピペで入力


メールアドレスを手打ちで入力すると、入力ミスという初歩的なミスを犯してしまいやすくなります。基本的にビジネスメールは届かないと困りますので、来たメールに必ず「返信」する形で返信メールを送る習慣を作ると、より安心です。

【 ビジネスメールの返信マナー⑥:メールアドレス 】

★ また、基本的には届いたメールのccや宛名に入っている人にも同様に返信するべきです。

・ 「全員に返信」ボタンから、返信メールを作成するようにします。

名刺に記載してあるメールアドレスに、初めてビジネスメールを送る時には、メールアドレスに間違いがないようにしっかり確認をする必要があります。

 

出来るだけ早く返信メールは送ろう


ビジネスメールの返信は、出来るだけ早く送るのが、ビジネスメールのマナーの基本です。

【 ビジネスメールの返信マナー⑦:素早く反応 】

★ その場ですぐに返事が出来る内容ばかりではない場合…

・ 「社内で検討致しますので、少々お時間を頂ければと思います」など、返事が遅くなる旨を先方に伝えます。。

すぐこのような返信があって待たされるのは問題ないのですが、何も返事がなく数日が過ぎてしまえば先方はイライラし始めてしまう可能性があります。とりあえず「返事は出来るだけ早く!」を忘れないようにしてください!

 

いかがでしたでしょうか。ビジネスメールの返信マナーは、受け取る相手の立場になって気持ちを考えることです。名前が間違っていたり、誤字脱字があったり、返事が遅かったり

自分がそういうメールを受け取った時の気持ちを考えれば、受け取る相手の立場も同じだということがわかります。逆に、自分がそういうビジネスメールの返信を送られた時、寛容になる心も大切です。

ただし、自分のビジネスメールの返信にはストイックに、少し心を入れ替えて、ビジネスメールの基本をしっかり学んだほうがいいかも知れません。

ビジネスメールの返信マナーは、特別に難しいものではありません。相手に失礼がないように、相手の立場に立って考えられれば、おのずと返信メールにそれが現れます。

そんなビジネスメールの返信が送れるよう、意識をもってメールの文章を考えるようにしましょう!

 

まとめ

ビジネスメールで返信する時のマナーとは

・相手のためにもメールのタイトルは変えない
・誤字脱字はあなたのスキルや仕事ぶりが伝わる
・読みやすい内容だけでなく、読みやすいレイアウト
・ccやbccの意味をしっかり理解しておこう
・社名や相手の名前は絶対間違えが許されない
・メアドを入力する時は間違えがないコピペで
・返信は出来るだけ早く送るのが返信マナー