ビジネスメールの挨拶を書き出しに入れることは、とても大切なこと。ただの習慣として書いているようにも捉えられますが、簡潔に納めるべきメッセージだけに、ここを押さえることで人間性の信頼へも繋がります。
また、ビジネスメールの本文以外の基本的なマナーとして、名乗り、挨拶、締めの挨拶は欠かせません。ビジネスメールに挨拶文が一言あるだけで、初めて送る相手に対しても信頼できる一通になります。
それに、ビジネスメールで挨拶がないとなんだか素っ気ない印象になりますよね。とは言え、ラフになりすぎるとビジネスメールの挨拶として適さないこともあります。
バランスの良いビジネスメールの挨拶で、円滑に本題に入りたいですよね。そこで今回は、よく使う一般的なものから季節のものまで、ビジネスメールの挨拶文と例文をお伝えします。
ビジネスメールの挨拶マナー☆
信頼される基本作法と例文
ビジネスメールの挨拶は重要！
ビジネスメールは挨拶文よりも、正直言って件名や本文のほうが意識します。それはもちろん誰にでもあてはまる当たり前のことなのですが、実はビジネスメールにとって挨拶文は、”顔”ともいえる大切なものなのです。
【 ビジネスメールの挨拶の重要性 】
★ 例えば、初めてメールのやり取りをする相手から受け取ったビジネスメールに、挨拶文がなかったら、なんだか怪しく感じますよね。
・ 本当に送信してきたのは、メールのやり取りをしたい相手でしょうか。
例えば、部下から受け取ったビジネスメールに挨拶文がなかったら、どうでしょうか。上司、先輩に対して「挨拶もなし？」と反応する人は多い！書き出しにビジネスメールの挨拶がないだけで、その印象はガラッと変わるのです。
「はじめまして」や「いつもお世話になっております。」、「お疲れ様です。」などの挨拶は、たとえお決まりの文章になっていたとしても、ビジネスメールにおいてなくてはなりません。
ビジネスメールの挨拶例
では実際に、ビジネスメールの挨拶文にはどのようなものがあるのか、例文をいくつか挙げたいと思います。
●初めてメールのやり取りをする相手への挨拶例
例１）
いつもお世話になっております。○○株式会社△△営業課の○○と申します。
この度は、弊社製品に関するお問い合わせ、誠にありがとうございます。
例２）
はじめまして。
○○株式会社△△部の○○と申します。いつもご愛顧いただき誠にありがとうございます。
この度、弊社○○より担当を引き継ぐこととなりました。今後ともよろしくお願い申し上げます。
●取引先への挨拶例
貴社益々ご清栄の事とお慶び申し上げます。
平素より格別なるご高配を賜り、厚く御礼を申し上げます。
●社内メールでの挨拶例
お疲れ様です。△△部の○○です。
●休職などから復帰した際の挨拶例
ご無沙汰しております。○○です。
○月○日より出産のため休暇をいただいておりましたが、この度○月○日より復帰することとなりました。
●季節の挨拶例
例１）連日厳しい暑さが続いておりますが、皆様お元気にお過ごしでしょうか。
例２）寒くなってまいりましたが体調など崩されておりませんでしょうか。
●年末年始の挨拶例
例１）
いつも大変お世話になっております。○○株式会社△△営業課の○○です。
本年も残すところあとわずかになりましたが、○○様には大変お世話になり誠にありがとうございました。
例２）
あけましておめでとうございます。
○○株式会社△△営業課の○○です。
昨年は大変お世話になり、ありがとうございました。本年もよろしくお願い申し上げます。
いかがでしょうか。メールを送る相手や状況によって、ビジネスメールに添える挨拶も様々ですね。特に初めてメールを送る相手には、「はじめまして」や自分が何者なのかなど、相手に不信感を抱かれないような挨拶にする配慮が大切です。
また、時には季節の挨拶や相手を気遣う一文などをビジネスメールの挨拶に取り入れることで、ちょっとした心遣いから信頼関係を築くことができるのではないでしょうか。
あくまでもビジネスメールだということを忘れない
ビジネスメールの挨拶では、相手を気遣う言葉や季節の言葉などを入れるといい、とお伝えしましたが、あくまでもビジネスメールに添える挨拶文ということを忘れてはいけません。あまりラフになりすぎると、相手に不信感を与える可能性もあるのです。
【 ビジネスメールの挨拶、注意点 】
★ 例えば、個人同士のやり取りではなく会社同士のやり取りに、「ご無沙汰しております。」や個人名を出してお礼を伝えるのは不適切です。
ビジネスメールに添える挨拶文として何が適切なのか、状況を判断することも大切なマナーの一つです。
挨拶メールの作り方
ビジネスメールの挨拶文には、自身の状況を報告するためのものもあります。産休・育休に入る前の挨拶、退職時の挨拶、異動の挨拶など、ビジネスメールで伝える挨拶はたくさんあります。
ビジネスメールで挨拶を伝えるときは、以下を文章に含めることがポイントとなります。
【 ビジネスメールでの挨拶のポイント 】
・いつから
・目的（産休・育休、退職、異動など）
・最終出社予定日
・仕事の引き継ぎ相手
・相手に対する感謝の言葉
・復帰する場合は復帰予定日
・口頭ではなくメールでの連絡となることへのお詫び など
このような挨拶文は、１ヶ月前から１週間前までに送付し、最終日にも一報を入れるのが理想です。
いかがでしたでしょうか。ビジネスメールの挨拶には様々な目的や使い方があります。しっかり理解して使いこなし、ビジネスメールで挨拶がきちっとできていれば、受け取り側にも好印象ですし信頼も築けます☆
“ビジネス”というぐらいですから、自分も損をしないように、うまく社会と付き合いたいもの。信頼をなくすのは一瞬ですが、信頼を築くことはとても難しいことです。しかしあなたの意識ひとつで、あなたの印象、会社の印象がガラッと変わるのです！
ビジネスメール以外でも、挨拶のない関係ってなんだか寂しいですよね。挨拶をされて嫌な思いをする人はいませんから、ビジネスメールでも挨拶を入れることを心がけてください。
たかが挨拶されど挨拶。日々の積み重ねがきっと輝く日がきます！本記事を参考に、ぜひ好印象のビジネスメールの挨拶を添えてください。
まとめ
信頼されるビジネスメールの挨拶
・挨拶文は本文の顔として、必ず入れる
・初めての送る相手への配慮にもなるのが、挨拶
・状況によって季節の挨拶などを使用するとよい
・あくまでもビジネスメール、ラフになりすぎないように注意する
・メールで挨拶を済ませるときの必要事項を必ず入れる