葬儀の受付を請け負った時に気を付ける7つのマナー

葬儀の受付を請け負った時に気を付ける7つのマナー
ある日突然、勤務先の重役や重要な取引先のご家族が亡くなったりすることありますよね。特に冬場になると昨日まで元気だった人が朝のトイレでポックリ・・・なんことは珍しくありません。統計上も12月と1月は死亡数が多いという報告があります。そんなとき、従業員も葬儀の手伝いに駆り出されることが多く、会場でさまざまな係を割り当てられます。受付係はとくに依頼されることが多いものです。

ところが、きっちりと葬儀の受付のマナーを習得している人は少ないのではないでしょうか?受付係の仕事は弔問客を迎える役割を広く担っており、想像以上に大変です。やり方については現地である程度の指示が出るとは言え、葬儀会場はバタバタとして人の出入りも多いので、聞き違いや思い違いをして失礼に当ると大変です。

はたして葬儀の受付係の役割や作法とはどんなものなのでしょうか?そこで今日は葬儀の受付を請け負った時に気を付ける7つのマナーについてお伝えします。



 

葬儀の受付を請け負った時に
気を付ける7つのマナー

 

受付の準備では


受付係を頼まれたら、まず会場のレイアウトやトイレの位置などのほか、式全体の流れを頭に入れましょう。

それが済んだら、芳名帳・筆記用具・香典受け・名刺受けなどの受付用具を配置します。芳名帳は各行の頭に順番に番号をふっておきます。筆記用具は黒のボールペン・サインペン・筆ペンですが、ちゃんとインクが出るかも確認しましょう。そして、袋詰めした会葬御礼品を弔問客に渡しやすいところに用意しておきます。

受付開始定刻の30分前までには全ての準備を完了し、受付場所で待機します。

焼香は葬儀が始まると機会がなくなりますので、弔問客が少ないうちに交替で済ましておきましょう。

 

受付の挨拶では


弔問客が来られたらお迎えしますが、遺族に代わって受付するという事を忘れず、言葉遣いやふるまいを遺族の立場にたって行ないます。

弔問客がお悔やみを述べたら、遺族の代わりに弔問に来て下さったことに対するお礼を述べます。「ありがとうございます」「ご苦労さまです」「本日はお忙しい中をおこしいただきましてありがとうございます」などで大丈夫です。

雨天の場合は「本日は足元のお悪い中をお越し頂き、ありがとうございます」などと挨拶しましょう。

 

芳名帳のご案内では


次に、弔問客に芳名帳へ記帳していただくようお願いします。「恐れ入りますがご住所とお名前をご記入下さい」などと言います。 芳名帳にはフルネームだけでなく住所と会社名も記入していただくようお願いします。筆記用具は手渡してあげれば丁寧ですが込み合ってきた場合はそれも難しいので、芳名帳の横にペン先を揃えて取り易いように2~3本ずつきれいに並べるように気をつけましょう。

芳名帳には準備のときに各行ごとに番号をふってありますので、記帳が終わったら受け取った香典袋にその行と同じ番号を記しておきます。

 

香典の受取りでは


弔問客が香典を出されたら「お預かりします」「ご丁寧にありがとうございます」などと言い、必ず両手で受け取って丁寧に一礼します。 このさい、 香典袋の表書きを確認し、苗字だけの方には下の名前もお聞きしましょう。

受け取った香典は、弔問客が目の前を立ち去ってから会計係に渡します。会計係は受付のすぐ後ろにいる場合が多いです。香典には現金が入っており、弔問客によっては相当な額の場合もありますので取扱には十分に注意しましょう。弔問客が途切れたタイミングで会計係の手伝いに回る場合もあります。

 

返礼品のお渡しでは


弔問客の芳名帳への記帳が終わり、香典を受け取ったら「ありがとうございます」と礼を言い、返礼品(会葬礼状・香典返し)を渡します。香典が連名になっている場合は、全員に返礼品が行き届くように数を確認してお渡しします。

芳名帳への記帳はどうしても時間がかかるため、混みだすと順番に列を作る形で弔問客を待たせざるを得なくなります。通常は芳名帳を2~3冊並べておき、複数同時に記帳できるようにしてありますが、大きな葬儀の場合にはさらに何冊か増やしたり、香典を受け取って記帳をお願いする係と返礼品を渡す係を別々にするなどの対応が必要です。もちろん長机などを置くスペースも広くとらないといけませんので、世話役の人とよく打ち合わせをしておきましょう。

 

弔問客の案内では


最後は弔問客に「告別式はあちらで行ないます。靴を脱いでお進み下さい」などとお声掛けしながら式場へご案内します。。

大きな葬儀の場合などでは独立した案内係がいる場合もありますが、受付係が案内係を兼ねている場合が多いので、事前に下見した事をよく憶えておきましょう。年配の方も多いでしょうから、場合によっては手を引いたり入口のドアを押さえるなど臨機応変さが求められます。

雨の時は傘立ての中が乱れていないか、床が濡れて滑り易くなっていないかなどにも注意しましょう。上着や大きな荷物をお預かりするバックヤードがある場合もあります。このように携行品係も兼ねる場合は、ホテルのクロークのように番号札を用意しておきます。貴重品については、トラブルを避けるためお預かりしない方が無難です。

 

その他のマナー


受付では弔問客ばかりでなく様々な届け物への対応も必要です。弔電・供花・供物が届いたら、記帳をしてから会場係や葬儀社の人に渡します。また、遺族に面会を希望される方が来られたらご案内します。

受付は斎場の入り口付近なので、冬場はとても寒いです。ストーブなどは置いてあるでしょうがあまり厚着は出来ませんのでしっかり防寒対策をしておきましょう。言うまでも無い事ですが、手袋着用やポケットに手を突っ込むのはマナー違反です。

弔問客がもう来られない時間帯になったら、受付係は一人を残して後片づけと香典の整理を手伝いましょう。係の指示に従って、芳名帳と香典袋の名前とを照会し記入漏れがないか確認します。確認が済んだらそれらをまとめて世話役の方にお渡しします。

残った会葬御礼品はまとめておきます。

 

いかがでしょう。葬儀の受付係は何度かやればそれほど難しいものではありません。大体のイメージをつかんでおけばその場のテーブルの並び方や人数によって臨機応変に対応できます。未経験の人でも、最初に別の人がやっている様子を見ればすぐ憶えますし、やりながらなんとなく効率の良い形に落ち着いていくものです。

大切なのは、遺族側の立場で弔問客をお迎えするという姿勢で臨む事です。特に年配の方への対応や、天候が悪い場合などはよく目を行き届かせる必要があります。