ビジネスメールの基本!相手も好印象な件名の書き方

ビジネスメールの基本!相手も好印象な件名の書き方
ビジネスメールに件名を添えて送ったはずなのに、相手が読んでくれていなかった!そんなハプニングには緊張してしまいますよね。仕事で大事な用件を伝える手段に選んだビジネスメールの件名に工夫がなければ、その他大勢のメール群の中に埋もれて捨てられてしまう可能性があります。場合によったら大きな問題に発展しかねません。相手を怒らせてしまっては人間関係も悪くなりビジネスのお付き合いに支障が生じることにもなるでしょう。

ビジネスメールは相手に顔が見えません。ビジネスメールの件名にちょっとしたコツを加え、コミュニケーションをうまく取ることで、今後の人間関係や組織の生産性も伸びてくることでしょう。ビジネスメールの件名で相手に好印象を与え、本文の開封へと誘導するにはどのようにしたらよいのか、そこで今回はビジネスメールの基本!相手も好印象な件名の書き方をお伝えします。



 

ビジネスメールの基本!
相手も好印象な件名の書き方

 

ビジネスメールの件名は簡潔・明確に


ビジネスメールの件名には悩みますよね。相手が迷わず開封してくれるためには、件名に工夫も必要です。

ビジネスメールの件名が「お疲れ様です」や「お世話になります」などあやふやだったり、意味不明では受け取る側も重要な要件とは思わず後回しにする場合もあります。本文を読んでもらうためにもビジネスメールの件名は簡潔で明確にすることが大切です。

何の用件なのかを明確にする場合、例えば、件名が「商品について」だけではわかりづらいものです。「新商品○○のデザイン決定について」とすれば重要だと認識します。また時間を表す件名も相手の気に留まります。「会議について」より「○月○日営業会議時間変更について」のほうが具体的ですよね。どうしてほしいのかをより明確にするメール内容であれば「相談」だけではなく「商品○○価格変更についてのご相談」とすれば読む側は、重要だと認識しすぐに開封という行動を起こしてくれるでしょう。

ビジネスメールの件名は相手がイメージしやすい言葉を使うことで本文の概要が伝わります。簡潔で明確にするビジネスメールの件名は相手に好印象を与え、さらにはビジネスのチャンスも広がることでしょう。

 

ビジネスメールの件名にR:を複数回使用しない


ビジネスメールの件名で、「Re:」がいくつも重なることが相手と何度もやり取りをする場合にはありますよね。相手がうるさく思いはしないか、はたまた手を抜いているように思われはしないかと気になるところでもあります。

ビジネスメールの件名に「Re:」がついていれば、相手はあの件についてのことかと即座に理解してくれることでしょう。一日に処理するメールの数も多い中、ビジネスメールの件名を新しくすると受け取った相手が戸惑います。後で読み返そうと思っても探しにくいものです。前の内容を引き継いでいるので「Re:」を付けて一目でわかるように消さない方が相手にはわかりやすいことでしょう

しかしながら、何度も何度もRe:が重なれば見た目も煩雑に映り、やはり相手に対して失礼にあたります。すっきりとしたビジネスメールの件名で相手に良い印象を持ってもらうためにも3回目以降のRe:は削除したほうがよいでしょう

 

ビジネスメールの件名に大げさな表現は必要な時だけ


ビジネスメールの件名には工夫を凝らし、相手に必ず開封させたいものですよね。より早く確実に開封してもらうために、ビジネスメールの件名に【重要】・【至急】・【緊急】などを付けたり、ビックリマークを添えることがあります。これは確かに受取った相手の目に留まりすぐに開封してくれることでしょう。しかし、ビジネスメールの件名と本文のギャップがあれば相手は内容を読んだ時に「誇張」だと感じます。大げさで迷惑なメールだと思われかねません。多用すると、またかと信用を失ってしまうこともあるでしょう。このような刺激強い言葉は、本当に必要な場合に使うことで相手は次の行動へ移せます

ビジネスメールでの件名は明確にすることが大切ですが誇張は相手をあおることにもなり大変失礼にあたり避けたいものです。相手が見えないメールにもマナーがあります。ビジネスメールの件名は必要以上の誇張を避け、真摯で丁寧な言葉を用意することが大切です。

 

いかがでしたか。ビジネスメールの基本!相手も好印象な件名の書き方をお伝えしました。

ビジネスメールの件名は、相手にすぐ読んでもらえるか後回しにされるかが大きなカギとなります。メールはビジネスシーンで欠かすことのできないコミュニケーションツールであり、ビジネスにおける伝達手段ですので、関係を深めビジネスの向上につなげることが出来ます。

ビジネスメールの件名は、単なる日常挨拶ではなく、用件を明確に伝えその流れで本文を読んでもらうという大事な役割があります。忙しい相手に、メールを受け取った時どのような行動をとってもらいたいのかを意識することでビジネスメールの件名も生き生きと浮かぶことでしょう。好印象を与える件名はビジネスをつなぐコミュニケーションです。件名に続く本文も相手に読みやすく構成しビジネスシーンを豊かにしたいものです。

まとめ

ビジネスメールの件名は

・簡潔・明確にし本文を推測されるものにしよう
・Reを複数回使用すると失礼に当たる場合があるので注意しよう
・必要に応じて【重要】・【至急】・【緊急】をつけるようにしよう