接待マナーを押さえる☆来客時、スマートな対応の基本

接待マナーを押さえる☆来客時、スマートな対応の基本
接待マナーは、会社では訪問客が絶えない所も多いため、大切ですよね。訪問客は受付に任せておけばよい、とばかりも言ってはいられません。

予測できない事態は起こります。受付がいないからといって、訪問客に誰も対応しないなんてことがあると、会社として信用はがた落ちに…。一人の社会人として、全員が接待のマナーを身に着けておくのは、とても良いこと!

少し堅苦しく感じて、敬遠したくなることもあるかもしれませんが、接待のマナーを知れば知るほど、有意義であることに気づくはず。そしてどんどんスキルアップしたいと思うようになってくる方々が多いのです。

接待のマナーを押さえてスマートにこなすなら、取引先や上司からも一目置かれるようになることも。それは今後のビジネスだけでなく、人間の質にも大きな影響があるに違いありませんよね。

そこで今回は、来客時に接待マナーを押さえて、スマートな対応をするための基本をお伝えします。



 

接待マナーを押さえる☆
来客時、スマートな対応の基本

 

親切で丁寧に対応する


ビジネスシーンでは様々な来客があります。嬉しい訪問客もいれば、あまり歓迎できない訪問客も…。ですが、すべての人に親切で丁寧な対応をするのが基本中の基本。

いつでも明るく笑顔で対応するのが接待のマナー。どんな訪問客にも、この会社は心地いい、教育が行き届いている、信頼できるというイメージを持ってもらえるよう努めてください。

【 接待マナー:いつでも丁寧に 】

★ 難しいのは、それがクレーマーのような人だったり、礼儀のない感じの人だったりする場合…。そういう場合でも、決して手を抜かないように注意してください。

・ その対応によって相手の態度も変わるものです。自分の良い接し方が会社を救うことになるかもしれません。

 

訪問客を待たせない


来客に気づいたら、すぐに立ち上がって笑顔で対応してください。待たせては失礼になります。大切な取引先などは、特に待たせないようにしないと信用を落とすことになりかねません。

【 接待マナー:待たせない 】

★ また、クレーマーのような人に対しても待たせない素早い対応をするなら、気持ちを和らげてもらえるかもしれません。

・ その時を乗り越えることだけでなく、後々の事も考えて対応することが大切!

自分が客の立場だとして、何も声をかけられることもなく待たされたとしたら、どうすればいいか分からず不安になるはずです。二度とその会社を訪問したくなくなるかもしれません。

 

対応時の声のかけ方


接待のマナーの基本として、敬語をしっかり使って対応する事は大切なポイント。フレーズを省略したり体育会系のノリの敬語にならないように注意したいもの…。

【 接待マナー:敬語 】

★ フレーズとしては…

・ 「恐れ入りますが、どのようなご用件でしょうか?」

・ 「恐れ入りますが、お名前をうかがってもよろしいでしょうか?」

…などと声をかけることができます。

名前を名乗ってくれたなら、「お世話になっております。お待ちしておりました」と一言添えることができます。

また、「失礼ですが、お約束でございますか?」とアポイントが取られているかどうかを確認することもできます。「アポはありますか?」などと省略した言葉遣いをしないように注意してください。

 

アポなしの訪問客への対応


接待のマナーはだれにでも親切で丁寧に対応すること。アポがないからと言ってぶしつけな対応をしてはいけません。誠実な対応を心がけてください。

【 接待マナー:アポなし 】

★ アポがなかったとしても、必ず担当者に取り次いでください。

・ 自分で判断せずに担当者から対応してくれるように進めるとスムーズ。

場合によっては担当者に頼まれて、自分が断わりの対応をしなければならない時があるかもしれません。嫌な役目ではありますが、丁寧に対応して相手が不快な思いをしないように気を付けてください。

 

応接室に案内する時のマナー


歩いて案内する場合には、「こちらです」と言って、訪問客の2-3歩前を歩きます。相手の歩調に合わせるのも、ちょっとしたポイント。

【 接待マナー:前を歩く時 】

★ 階段では、「お先に失礼します」と言って、先導します。

・ 基本的には客よりも自分の方が上になるのは良くないというマナーもありますので、一言ことわってから先を歩くようにしておくと安心。

また、応接室では席次を間違えないように注意してください。基本的に訪問客を上座に通します。上座はドアから離れた席です。

 

いかがでしたでしょうか、様々な訪問客がおられることを予想して接客マナーを磨いておくのは良いこと。是非、自分が他の会社を訪問する時のことを想像してみるのは、参考になるもの。自分がしてもらうと嬉しい対応を想像し、それを取り入れてください。

また、実際にどこかを訪問したなら、よく観察。良いところをドンドン自分に取り入れてください。それは会社の利益だけでなく、自分磨きにも役立ちます。

接待のマナーとして決まっていることはいろいろありますが、ポイントは決まりを守ることではなく、どれだけ相手の立場に立って考えることができるか…。それが最高の接待マナーです。

相手の立場に立ってよく考えて、すべての訪問客に対して親切に丁寧に対応できるように接客マナーを身に着け、会社の顔として信頼される人になりましょう!

まとめ

来客時の接客マナー

・親切で丁寧な対応をする
・気づいたらすぐに対応
・敬語をしっかり使って対応
・アポなしでも丁寧に対応する
・案内は相手に合わせた歩く


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