ビジネスシーンで送るお悔やみの手紙・お悔やみ状の書き方

ビジネスシーンで送るお悔やみの手紙・お悔やみ状の書き方
ビジネスシーンで取引先などにお悔やみの手紙(お悔やみ状とも言います)を送る時、書き方のマナーや内容がわからずに悩んでしまうことってありますよね。特に、若いうちは突然の訃報を受けて、どのようにお悔やみの対応をすべきか困ってしまうことも多いでしょう。

お悔やみの手紙は、ビジネスシーンで使う通常の手紙とは書き方が違います。ですから、お悔やみ手紙として相応しい書き方を知らないと、知らず知らずのうちに、相手にとって失礼な手紙を書いてしまっている可能性があるのです。社会人として恥ずかしくないように、書き方のポイントはぜひ押さえておきたいところです。

そこで今回は、取引先などに送るお悔やみの手紙の書き方がわからないという方のために、ビジネスシーンで送るお悔やみの手紙・お悔やみ状の書き方を分かりやすくお伝えします。



 

ビジネスシーンで送る
お悔やみの手紙・お悔やみ状の書き方

 

手紙はできる限り早く出す


お悔やみの手紙は訃報を受けてから、できる限り早く出すのがマナーです。一般的には、故人が亡くなってから七日目の初七日までにお悔やみの手紙を出すこととなっています

しかし、葬儀後に訃報を受けた場合や、喪中はがきをいただいて初めて訃報を知ることもあります。この場合、故人が亡くなったことを知った時からできるかぎり早くお悔やみの手紙を出すようにしましょう。

また、手紙のデザインはシンプルで落ち着いたものを選びましょう。何も柄や色が入っていない、白無地の便箋や封筒で問題ありません。

なお、本来は相手と対面し、直接お悔やみを伝えるのが正式な方法です。手紙でお悔やみを伝えるのは、相手と会えない時の簡易的な方法ですので、手紙を送る場合は、今回のお悔やみが手紙という形になってしまった理由をきちんと述べることがマナーです。

 

香典を同封する場合は現金書留専用封筒で


お悔やみの手紙を送る時、香典を同封することができます。香典とは、本来通夜または葬儀の際に持参するものですが、何かしらの事情で参加ができない場合や、葬儀後に訃報を受けた場合は、お悔やみの手紙と一緒に送る場合もあります。

香典を同封する場合は、必ず「現金書留専用封筒」に、香典の入った不祝儀用ののし袋とお悔やみの手紙を一緒に入れるようにしましょう。現金を普通郵便で送ることはできませんので、注意してください。

香典ののし袋に記載する表書きは、四十九日の法要前であれば「御霊前」、法要後であれば「御仏前」と、送るタイミングで表記が変わります。香典を同封する際は、表書きの表記にも気を配りましょう。

なお、先方が仏教以外の場合は香典の送り方も異なりますので、不安がある時は相手に直接確認をしても良いでしょう。

 

手紙の書き出しは本題から入ること


一般的な手紙のマナーでは、「拝啓」「謹啓」などの頭語、時候の挨拶を冒頭に書くことになっていますが、お悔やみの手紙ではこうした前置きは一切必要ありません。むしろ、いきなり本文から書き始めることがマナーとなっています。また、文章の最後には「合掌」を記載します。

ビジネスシーンで送るお悔やみの手紙の例文を追記しましたので、文章がイメージできないという方はぜひ参考にしてください。

例)取引先へお悔やみの手紙を送る場合

貴社取締役○○○様のご逝去のお知らせを承り、ここに謹んで哀悼の意を表すると共に、心よりご冥福をお祈り申し上げます。

ご生前は格別のご懇情を賜り、今日の弊社がございますのも、ひとえに○○様にお力添えあってのことでございます。

ご遺族様、貴社ご一同様の胸中をお察しすると、お嘆きいかばかりかと存じますが、どうぞお力落としなく、故人のご遺志を実現なさいますよう、お祈りいたします。

本来であれば、早速参上いたしお悔み申し上げるべきところ、何分にも遠方のため、不本意ながら書中をもって謹んでお悔み申し上げます。

別封にて、心ばかりではございますが、ご香典をお送りいたしましたので、ご霊前にお供えください。

合掌

 

忌み言葉、重ね言葉を使わない


お悔やみの手紙を書く場合は、忌み言葉や重ね言葉は使わないことが常識です。忌み言葉とは不幸が続くことをイメージさせる言葉のことです。ご遺族の心情に配慮し、お悔やみの手紙以外に、お通夜や葬儀、告別式の場でも使用してはいけない言葉です。以下、具体的な忌み言葉を記載します。

「重ね重ね」「度々」「重々」「ますます」「再び」「続く」「浮かばれぬ」などが代表的な忌み言葉です。また、神式・キリスト教式の葬儀では「成仏」「供養」「冥福」などが忌み言葉として扱われます。神式・キリスト教式の葬儀では「ご冥福をお祈りいたします」といったお悔やみの言葉を使ってはいけないのです。

また、お悔やみの手紙では、故人が亡くなったことに対して哀悼の意を示すものですが、あまりに悲しみを強調するのは控えましょう。哀悼の気持ちを示すことは大切ですが、残され悲しんでいるご遺族を気遣う言葉を添えられると良いですね。

 

いかがでしたか。今回はお悔やみの手紙の書き方がわからないという方のために、ビジネスシーンで送るお悔やみの手紙の書き方をお伝えしました。

社会人になると、取引先でご不幸があった時、お悔やみの手紙を送ることがあります。特に若い方や、秘書業務をされている方は、上司からお悔やみの手紙の代筆を頼まれることもあるようです。そのような時は、今回ご紹介した内容をぜひ参考にして手紙を書くと良いでしょう。

悲しい連絡は受けたくないものですが、社会人生活ではなかなか避けては通れません。また、訃報は突然やってくるものです。突然の知らせを受けても、故人への哀悼とご遺族への気遣いが感じられるお悔やみの手紙をきちんと送れるように、正しい書き方を身につけておきましょう。

まとめ

ビジネスシーンで送るお悔やみの手紙の書き方とは

・手紙はできる限り早く出す
・香典を同封する場合は現金書留専用封筒で
・手紙の書き出しは本題から入ること
・忌み言葉、重ね言葉を使わない