お悔みの言葉をビジネスメールで送る際の5つの注意点

お悔みの言葉をビジネスメールで送る際の5つの注意点
訃報の際に、お悔みをメールで伝えなければいけない状況は出てくるものです。特に仕事をしている方は取引先の方が亡くなったりすると、訃報を受ける機会が増えてしまいますよね。お悔みは直接申し上げるべきものであり、それをメールで行うという事は本来避けるべきですが、どうしてもお葬式に伺えない場合、お悔みをメールにて申し上げる事があります。それも今では礼儀の1つとされていますが、その中には当然ながらいくつかのマナーがあります。特に仕事上では失礼があってはなりませんから、なおさら気を配る必要性が出てくるものです。

そんな大切な方へのお悔みのメールは、正しい形で送ることで、故人が素晴らしい方だったという事をお伝えすることが出来、遺族の方や送り先の所属団体の方にも励みにしていただける事が出来るもの。取引先の方との関係も更に厚くなります。そこで今回はお悔みの言葉をビジネスメールで送る際の5つの注意点についてお伝えします。



 

お悔みの言葉をビジネスメールで送る際の
5つの注意点

 

お悔みとは


死を悲しんで残念に思う事と、残された方への慰めを意味する言葉です。「冥福を祈る」という故人を慰める言葉と、「御愁傷さま」という遺族を慮る言葉がありますが、それらの直接的な意味の言葉とは違い、故人の死の際に、幅広い状況で使用される言葉です。

また訃報を頂いた際と葬式や通夜に参列できない場合は、訃報の頂き方と同じ方法でお悔みをお伝えすべきとされており、メールを頂いた時にメールでお伝えする、手紙で頂いた際には手紙でお伝えします

 

お悔みの言葉をビジネスメールで送る際の5つの注意点


正しい文でお悔みのメールを送る事ができれば、メールでもしっかりと想いを伝える事ができます。その為のお悔みのメールで注意する点は次の通りです。

・忌み言葉を使わない

忌み言葉とは、繰り返される言葉であり、重ね重ね、たびたび、またまた、しばしば、再三、重ねて、続いて等、「繰り返す」意味を持つ言葉と言葉自体が繰り返される言葉を避けましょう。また、忙しい、消す、離れる、別れると言った不幸な言葉も同様に避けましょう

・敬称

取引先の担当者の御親族が亡くなった場合、取引先の担当者が亡くなった場合、という形で連絡をどなたから頂くかという事は状況によって異なりますが、連絡を送る相手が亡くなった方のどのような続柄かによって、敬称は変わります。父でしたらご尊父様、お父様、母でしたらご母堂様、お母様、祖父母はご祖父様、ご祖母様、夫でしたらご主人さま、妻でしたらご令室、息子でしたらご子息、娘でしたらご息女、姉、兄でしたら御姉様、御兄様、弟妹でしたら御妹様、御弟様になります。

・件名

件名は普段のメールでしたら○○株式会社○○、○○の件についてという形になっている事が多いですが、お悔みのメールを送る際は、所属と名前までは一緒なのですがその後「お悔み申し上げます」という件名で送りましょう

・文の出だし

お悔みを伝えるメールは通常の仕事のメールとは切り離すべきとされています。ですので、文の最初に「いつもお世話になっております」という文は使わず、「突然の訃報に驚いております」と、お悔みを最初にお伝えしましょう

文字化けはしないように

お悔みを伝えるメールでは記号、ローマ字等の文字化けするような文字を使わないようにしましょう。絵文字も明確に禁止されているわけではありませんが同様に避けましょう

 

お悔みの言葉をメールでお伝えする場合の例文


上記で紹介した注意点を踏まえたお悔みのメールの例文を紹介いたします。

件名:○○株式会社○○よりお悔み申し上げます

「○○様の突然の訃報に驚いております。直接お悔み申し上げたいのですが、都合によりお伺いする事が出来ず、略儀ながらメールにて失礼いたします。心身ともに大変な時だと存じますがご無理をなさらぬようご自愛ください。心よりご冥福申し上げます。」

遺族の方とも親しい場合は心身ともに大変な時期という言葉をもう少し柔らかく、

「今はまだ辛いと思いますがご自分の体調にも気を付けてください。」

とすると良いです。

 

いかがでしたか。人が亡くなるというのはとても悲しい事ですが、お悔みの言葉は直接伝えるだけでなく正しくお悔みのメールを送ることでも想いを伝える事ができるのです。情報網の発達により人とのコミュニケーションが容易になった今、昔から続くマナーが簡易化されています。ですが、マナー自体は無くならず、今現代でも残り続けております。

人が亡くなった時というのは特に失礼にあたる事は避けたいですし、故人には生前お世話になって、素晴らしい方だった、という事を遺族の方に伝えたいですよね。お悔みのメールは正しい方法で送ることで亡くなった方が生前素晴らしい方だったという事を知っていただけるだけでなく、遺族の方にも故人を悼むという想いを伝える事ができます。メールと言えども礼を欠くことなくお悔やみを伝えるようにしましょう

まとめ

お悔みの言葉をビジネスメールで送る際には

・お悔みは人が亡くなった際に故人を悼む意味と遺族を慮る意味を持ちます。
・訃報をメールでいただいた時のみお悔みをメールにてお伝えしましょう。
・お悔みをメールで送る際には、忌み言葉を使わない、敬称を正しく、件名は分かりやすく短く、文の出だしの挨拶を省く、文字化けに気を付けましょう。