あなたは大丈夫?ビジネスメールの基本マナー

あなたは大丈夫?ビジネスメールの基本マナー
いまやビジネス界でも、コミュニケーションツールといえばメール、が常識中の常識ですよね。それは一般社会の中でも同様で、それが当たり前になってしまうと、公私の区別がつかなくなり、思わぬ失敗をしてしまうことも少なくありません

顕著な例では上司へのビジネスメールなのに平気で絵文字を使ってしまったり、体調を崩し、仕事を休みたいなどの大事な連絡もメールで済ませてしまったり…などということです。

一見、それでも良いんじゃないの?伝えたいことが伝われば…と思われる方もいるかもしれません。では、手書きの報告書や口頭で報連相をしなければいけなかった時代に、それがまかり通ったかどうか考えてみれば、その間違いに気付くことが出来ると思います。

そこで今回は、ビジネスメールの基本マナーについてお伝えします。



 

あなたは大丈夫?
ビジネスメールの基本マナー

 

何より『件名』が重要


ビジネスネールを受け取ったお相手のことを考えると、大量のメールを処理しなければいけない立場の方なら尚更、まず『件名』を見ただけで、おおまかなメール内容を把握出来るほど効率的なことはありません

ビジネスメールの顔とも言える『件名』の重要さは、それでおわかりいただけるでしょう。

逆に言えば、簡潔かつ明確でない『件名』を持ったメールでは、本文の内容がお相手の目に触れることなく終わってしまう可能性もあるという訳です。

20字程度の文字数で優れた『件名』を書くコツは、本文を書き終えてから文章全体を見直した後で、適切なタイトルをつけることです。

では、そのポイントをいくつかあげてみますので参考にして下さい。

『具体的な名称・内容』『日付など特定しやすいもの』『社名・プロジェクト名』

これらが記載されていると、一目でその内容が推測できますので、興味を持っていただけます。

 

本文はお相手の視点が原則


微妙なニュアンスが伝えにくいというのがビジネスメールも含め、メールというコミュニケーションツールの特徴でもあります。本文は、お相手の視点に立った文章にするのがセオリーです。

一般的に読みやすいと評価されるビジネスメールは、お相手の視点や目線で書かれているものです。メールによるコミュニケーションは、ややもすると一方的になりがちです。お相手に負担をかけない、気遣いのある内容なら、伝えたいことも伝わり易く、好感度も信頼度も上がります。

本文の一行目には必ずお相手の「社名、部署名、名前」を記載し、迷惑メールや間違いメールに混同される危険性を防ぎます。

メールを送信した意図をお相手に伝えるのもとても大切な要素です。文章の構成として、まず結論から先に述べる必要があるのがビジネスメールの特徴です。

そこで覚えておいて欲しい構成テクニックは『PREP法』と『6W3H』の2つです。

『PREP法』とは

Point:結論
Reason:理由
Example:事例

この3つを簡潔に伝えます。

『6W3H』は

Who:誰が(主体者)、
Whom:誰に(相手)、
When:日時、
Where:場所、
What:何を(内容)、
Why:理由、

How to:手段、
How many:量、
How much:金額。

この6つのWと3つのHです。

本文の締めには必ず『署名』を入れます。『署名』はいわば名刺のようなものです。

会社名、部署名、名前(場合によっては読み仮名も記載)、郵便番号、住所、ビル・建物名、電話番号、ファクス番号、メールアドレス、URL(ウェブサイト名も記載)が入っていると今後のコミュニケーションに役立ちます。

また、メールは一往復半で終わらせるのが理想的です。こちらから出したメールに返信が来てそれに返信する。自分→お相手→自分の一往復半で用件が完結するのが理想です。

メールの返信は早いに越したことはありません。返信が早いのは印象も良いですし、仕事が早い・出来るといった評価を受けます。ビジネスマンとしてはその様な『信頼感』は重要ポイントです。

また返信する際のポイントとしては、受け取ったメールの引用を利用すると伝わりやすくなります。引用には全文引用と部分引用の2種類があり、それを上手く使い分けると伝えたいことがより伝わり効率的です。

 

タブーは個人情報・機密情報漏洩と誤メール


CCとBCCの使い分けは重要です。お互いに面識がない相手のアドレスをCCに記載するのは絶対タブー。すべての送信先の名前やアドレスが受信者に伝わってしまい、個人情報の漏洩につながりますので、厳重注意事項です。

また、同姓同名や宛先を間違えないことも同様です。失礼であると共に、機密情報を誤って送信してしまう危険性がありますから、大きい事件にもなりかねません。

それ程の事態では無いにしても、もし、相手の名前を間違えたり、メール文に誤字脱字があったりした場合も、軽く考えずにすぐに先方に間違いである旨を連絡し、破棄をお願いします

その際には早急に電話で「先ほどは誤ったメールをお送りしてしまい大変失礼いたしました。お手数をおかけいたしますが、破棄していただきますようお願い致します」と丁重にお伝えすべきです。

同時に、自分の上司や先輩など指導役にあたる方にもその報告を忘れずに行う事が大切です。つまり、最終的にはメールで済ませてしまうのはタブー。正式な謝罪や大切な報告は、お相手の反応を直に感じられる形でするというのが重要なのです。

 

いかがですか。以上が知っているようで知らなかったビジネスメールの基本マナーです。PCやスマホで文章を打っていると、いざ手書きで漢字を書こうとした時、なかなか漢字が思い出せない…書けないなんていう経験ありませんか?

ひらがなを入力すると勝手に候補がでてきて、その中から正しいであろう文字を選択するだけに慣れてしまうと、わざわざ難しい漢字の書き方を覚える意味がないと思うようになってしまうからですよね。

それと同じで、相手の反応を見ることなく、自分の状況や気持ちを一方的に伝えて済ませてしまう文字だけのやり取りの中では、『無礼』『失礼』『反省』などの気持ちも薄れてしまいがちです。

その気軽さから、マナーに反していることやマナーが存在することまでも忘れてしまうこともありますから、ビジネスメールの使い方には充分注意を払うようにしましょう。

 

まとめ

ビジネスメールの基本マナーとは

・何より『件名』が重要です
・本文はお相手の視点が原則です
・タブーは個人情報・機密情報漏洩と誤メールです