ビジネスメールの結びには「よろしくお願いいたします」を定型文のように、どのような要件のメールにも使っているという人は多いですよね。確かに、ビジネスメールでは「よろしくお願いいたします」で締めることが多くありますし、それは間違いではありません。
しかし、ビジネスメールの結びの文章を、そのメールの内容によって臨機応変に使い分けることができると、メールを受け取った側の印象がまったく異なってきます。ビジネスメールは、何かを報告したり、依頼したり、相手からの返信をしたり、と内容は様々です。
面と向かって相手にものを頼むときは、謙虚な態度でお願いするのと同じでビジネスメールでも結びの言葉として、何かをお願いする謙虚な姿勢を相手に感じさせることは大切なのです。
そこで今回は、ビジネスメールの結びの文例を７つお伝えします。
ビジネスメールは結びが肝心！
役立つ７つのシーン別文例集
「お願い」を結びの言葉にする場合
相手に何かをお願いするときは、ビジネスメールの結びの言葉として「よろしくお願いいたします」と伝えるのが一般的です。
しかし、メールの本文中でも「～のご提出をお願いいたします。」とすでに「お願い」をしていた場合、この結ぶの言葉は相手にしつこいと感じさせてしまう可能性があります。
【 「お願い」をビジネスメールの結びに 】
★ そこで、お願いメールでは本文中で「お願い」を使わないように構成する。
・ そして、結びに「お願い」の言葉を持ってくるのが自然ですし、相手に押しつけがましくなりません。
「取り急ぎ～まで」を使う
忙しい時に自分からお願いしていた資料やメールの返信を受け取ってしまうと、十分にメールの内容を確認する時間がないため返信をするまで、時間を空けてしまうことがあります。
しかし、自分からお願いをしていた要件で、メールを受け取った時にはとりあえず返信をすることが重要です。相手は、メールが届いているのか不安になる場合があるからです。
【 「取り急ぎ」ビジネスメールの結び 】
★ メールでお礼をした上で「取り急ぎ受領のご連絡まで」という風に「取り急ぎ、～まで」というビジネスメール特有の結びの言葉を使います。
「何卒」や「どうぞ」を付ける
社内外拘わらず、相手に丁寧さを感じてもらうために有効なビジネスメールの結びの文例があります。それが、「よろしくお願いいたします。」の前につける「何卒」や「どうぞ」です。
【 より丁寧な、ビジネスメールの結び 】
★ 「よろしくお願いいたします。」よりも「何卒、よろしくお願いいたします。」の方が丁寧で謙虚な姿勢がうかがいとることができるのです。
「お手数ですが」を先頭に付ける
相手に何か作業や仕事、調査を依頼する場面では、気持ち的には「申し訳ないな」と思っているかもしれませんが、ビジネスメールの結びの言葉として「何卒、よろしくお願いいたします。」で絞めてしまうと、その気持ちが十分に伝わりません。
【 依頼をする、ビジネスメールの結び 】
★ 電話などでフォローできない時は、特に丁寧にお願いする姿勢をメールでも伝えた方が良いです。
・ 「お手数をおかけしますが」や「ご多忙のところ恐縮ですが」と加えて「何卒よろしくお願いいたします。」と結ぶのが丁寧です。
「幸いです」を使ってさらに丁寧に
上司や取引先の人に何かをお願いするときには、直接的に「お願いします」という表現を使うのではなく「幸いです」というビジネスメールの結びの言葉を使うのが適切です。
上司に資料の確認をお願いするときは、取引先に何か情報を求めるときがこの場合に当てはまります。
【 「幸いです」のビジネスメール結び 】
★ 「お手数をおかけいたしますが、ご確認頂けますと幸いです」や「お打合せの候補日を頂けますと幸いです」などの使い方をします。
返信がいらない時の伝え方
返信はいらないという場合のメールもありますよね。しかし、本来は相手に手間をかけないために返信はいりません、という配慮をするつもりが、メールで「返信はいりません」と書くとそっけないですし、印象が悪くなります。
【 返信がいらないビジネスメールの結び 】
★ そこでビジネスメールの結びの言葉としておすすめなのが「なお、ご返信は無用でございます」や「問題ないようでしたらご返信にはおよびません」という言い回しです。
しばらく連絡する事がない人に送るプラスの言葉
定期的に会うことがない相手や、プロジェクトが終了してしばらく会う機会ない相手に送るビジネスメールの結びの言葉として、少しプラスするだけで相手へ与える印象をよくできるものがあります。
【 しばらく連絡する事がない人へ 】
★ それが「今後とも」です。
・ ただ「よろしくお願いいたします。」と書くよりも「今後ともよろしくお願いいたします。」と結んだ方が、相手にとってこれからもお付き合いをさせて頂きたいという気持ちが伝わるのです。
いかがでしたでしょうか。ビジネスメールの結びの文例は、いくつか決まったパターンがありますから、つい機械的に一番文字数が少なくて簡単なものを選んで使ってしまいますよね。
特に時間がない時や、「仕事が溜まっている時は、簡単に済ませたい。」という気持ちが先行して、結びの言葉に気配りができなくなってしまうのです。
しかし、ビジネスメールにおける結びこの言葉をパソコンで打つには、１分もかかりません。数秒で打てるものですので、面倒くさがらずに相手が読んだ時にどんな印象を持つかを想像しながら送るようにします。
この時間にして数秒で済む気配りは後々自分にもかえってきます。
ビジネスにおいては相手に与える印象がとても重要です。ビジネスメールの結びの言葉は印象アップのための武器なのです。
まとめ
シーン別に見るビジネスメールの結びの文例とは
・依頼のメールでは「お願い」を結びの言葉に持ってくる
・とりあえずの返信では「取り急ぎ～まで」を使う
・「よろしく」の前に「何卒」や「どうぞ」を付けると丁寧になる
・何か作業をお願いするときは「お手数ですが」をつける
・依頼メールをさらに丁寧にするには「幸いです」を使う
・返信がいらない時はその旨を結びとして伝える
・しばらく連絡する事がない人には「今後ともよろしくお願い致します」