メールの結びがきちんと表現されていると、受け取った相手も良い印象として心に残ることでしょう。メールの結びというのはメール文章の文末の部分です。特にビジネスメールでは顔の見えない相手に内容を伝え誠実な態度を示すためにも、メール文章の構成は大切です。
全体になめらかな文章で構成されていても、結びが無かったり、馴れ馴れしい文章で締めくくってはせっかくのメール文章内容が台無しになる可能性もあります。
メールの結びにも人柄や仕事への姿勢が表れるものです。様々なビジネスシーンでの言い回しなども考慮し、結びまで気を抜かずに丁寧なメール作成をするとよいですね。そこで今回は、ビジネスメールの結びに使えるシーン別フレーズのポイントをお伝えいたします。
ビジネスメールに生かそう！
結びのフレーズ5つのパターン
基本的なメール文章の結び
メールの結びの文章は、ビジネスにおいても日々のお付き合いにおいてもとても重要です。特にビジネスシーンでは今後の取引やお付き合いに大きく影響するといっても過言ではないでしょう。人柄や仕事に対する姿勢の表れにもなります。
様々な案件や内容によって表現は違ってきますが、まずは基本的で万能な結び方を心得ておくとよいです。
「今後ともどうぞよろしくお願いいたします。」
「今後ともご指導のほどよろしくお願いいたします。」
「今後ともご愛顧のほどお願い申し上げます。」
これらはどのような内容であれ相手は受け入れてくれます。
メールの結びに、親しいからと絵文字などを添えるのはビジネスシーンではNGです。くれぐれも気を抜かず、このメールが今後に生きるのだと真剣に取り組むことが大切です。
返信を求める結び
メールの結びに返信を求める文を入れる場合があります。しつこくお願いするのも相手は急かされているようで気が重くなるものです。このような時には「お忙しいところ」「お手数ですが」「大変恐縮ですが」などのクッション言葉を入れてソフトな表現にするとよいでしょう。
相手を尊重しながらこちらの要求を理解していただくのはかなり気を遣います。だからこそ相手の状況や気持ちに寄り添う表現が大切です。
「お忙しいところ恐縮でございますが〇月○日までにご回答いただきますようお願いいたします」
「お手数をおかけしますがご返信のほどよろしくお願いいたします。」など。
メールの結びで相手に返信を促す言い回しは、相手に不快感を与えないよう気をつけることがポイントです。
返信無用を伝える結び
メールの結びで相手に返信無用を伝える場合もありますが「返信は結構です」などと素っ気ない表現は抵抗感を与える可能性があります。内容によっては返信を必要としないこともありますので、結びにそのことを丁寧に伝える方が親切でもあります。
「特に問題がなければご返信にはおよびません。」
「ではまたこちらからご連絡差し上げます。」
「何か不都合がございましたらお知らせください」など。
「返信無用・返信不要」のフレーズは相手に失礼を与えかねません。メールの結びに忙しい相手への配慮が感じられる表現ならば「気を遣える人」と思ってもらえ今後のビジネスシーンも豊かになることでしょう。
お詫びのメールでの結び
メールの結びでお詫びの気持ちを込めた表現はなかなか難しいものです。お目にかかって頭を下げる方が気持ちも伝わるものですが、ビジネスシーンの場合、中々そうはいかないことも多いものです。相手にご迷惑をお掛けしたり、ご心配をおかけした場合、あるいはお願いされたことを断らなければならないときは、ことのほか慎重な言い回しが必要になってきます。
相手の気持ちを落とすことのないよう十分な配慮が要ります。
「この度は大変ご迷惑をおかけし深くお詫び申し上げます」
「ご容赦いただきますようお願い申し上げます」
「ご期待に添えず申し訳ございません」
「この度は誠に申し訳ございませんでした。」など。
ビジネスメールの結びに使わない方がよい表現
メールの結びに相手を気遣う思いやりの表現は大切だとわかっていても、急ぎの場合、つい「取り急ぎご報告まで」「まずはお礼まで」と結びがちです。常套句になっている傾向もありますが、文章が不完全であるところから、このフレーズを好ましく思わない人も多いようです。同僚など近しい間柄であれば分かり合えますが、お客様や取引先へのメールでは適当にあしらわれているようで気遣いを感じ取っていただけません。
ほんの少し言葉を足すだけで丁寧な表現になります。
「取り急ぎご報告をさせていただきました。」
「まずはメールにてお礼申し上げます。」
顔の見えないメールだからこそ、丁寧に気持ちを込めることが大切です。メールの結びは相手とどんな関係なのかを考えて誠実に臨むとよいでしょう。
いかがでしたか。ビジネスメールに生かしたい結びのフレーズパターンをお伝えしました。メールは相手の都合で開封してもらえる効率のよい連絡方法で、頻繁に送受信します。それだけにメールの結びを間違うと内容全部の印象が悪くなる可能性があります。円満なビジネスシーンを広げるためにも、表現の仕方はとても大切です。日頃から気遣いのあるメール文章を心がけておくとよいですね。終わり良ければすべてよし！という見方もあります。
メールの結びを礼儀正しいものに実行できると、品の良ささえアピールできることでしょう。メールの結びは気遣いの表れそのものです。連絡手段として有効なメールの活用は、心がけひとつで相手に好印象を与えてくれます。
まとめ
ビジネスメールで気遣いのある結びのフレーズとは
・基本の結びは「今後ともどうぞよろしくお願いいたします。」
・返信を求める結びには「お手数ですが～」などクッション言葉を入れる。
・返信不要の場合の結びに「返信無用」などは使わず「特に問題がなければご返信にはおよびません。」と丁寧に。
・お詫びのメールの結びは特に丁寧に。
・「取り急ぎ」「まずはお礼まで」など不完全な文章で結ばない。