就活メールそれで大丈夫?ビジネスメール7つの常識

就活メールそれで大丈夫?ビジネスメール7つの常識

就活メールはつい気を許してしまいますが、パソコンでのやりとりが主流となった昨今では、採用担当者の判断基準のひとつです。特に意識していない企業でも、普段からビジネスメールをやりとりしている担当者にとっては、ちょっとしたメールマナーの不手際は気になるはず。

特に新卒の就職活動のシーンでは、まだ社会に出ていない若い人々にとって、「そもそも失礼だとは、思いもしなかった!」と言う感想も多いのが、就活メールのマナーです。…と言うことは、知らず知らずの内に評価されている可能性もあります。

就活メールの時点では面接まで通らない段階での、ファーストアプローチのケースもあります。そうなると、いつまでも就活メールの間違えには気付けません。そこで今回は、就活メールが不可欠な現代の就職活動で、欠かせないビジネスメールの基本マナーを7つ、解説いたします。



 

就活メールそれで大丈夫?
ビジネスメール7つの常識

 

そもそも、その就活メールが失礼かも…


就活メールを送る時、自分のメールの基本情報をチェックしてください。今までは友人や知人と、比較的フランクな関係性のなかでメールの交換がされていたはず…。それがビジネスメールだとしたら、いかがでしょうか?

★ あなたのメールアドレスは、「正統派」ですか?

・ 例えば「love○○○@…」「yeah○○○@…」など、メールアドレスがカジュアルすぎはしませんか?

就活メールを送る前には、名前が入っていたり大学などが分かる「正統派」のメールアドレスが不可欠です。大学などでメールアドレスを持っているなら、そのメールから。もしもない場合には、フリーのメールアドレスを取得することをおすすめします。

 

その就活メール、どこから送っていますか?


最近ではスマートフォン(以降:スマホ)が普及して、携帯メールが主流となっています。確かに現代の携帯電話は万能で、パソコンは必要なくなってきています。

★ 就活メールは、パソコンから送るのが基本マナーです。

・ 携帯とパソコンでのメールのやりとりは多いですが、就活メールではマナー違反です。そもそも、一日のメール量が多い企業では、携帯メールからのアドレス自体がはじかれてしまう可能性もあります。

さらに多くの採用担当者がパソコンでメールを確認しています。状態によっては携帯からのメールはとても読みにくく、たくさんの面接希望者のなかで、スルーされてしまうかもしれません。

 

就活メールのタイトル(件名)が明暗の鍵!


就活メールだけではなく、ビジネスメール全般でタイトル(件名)は重要です。大前提として、企業には一日に多くのメールが舞い込んでいることを、理解しておくと分かりやすいです。

★ 就活メールのタイトル(件名)は、内容を要約して!

・ 受診箱にはタイトル(件名)のみが表示されます。その時に「何の内容か」がはっきりと明記されていれば、担当者の目に留まります。

一方で内容とはあまり関係のない挨拶、例えば「宜しくお願いいたします。」などなど…、がタイトル(件名)にあるとどうでしょう?何をお願いしたいのか、内容が分からないため、先延ばしになるかもしれません。

 

就活メールは誰に送っていますか?


会社には多くの従業員がいます。あなたの頭の中では「面接希望と書けば、採用担当者だよな…。」と思っていても、相手企業の状況は分かりません。複数の部署で応募しているかもしれませんし、複数の担当者がいる可能性もあります。

★ 冒頭に送る相手の名前を明記する。

例) 株式会社 ○△□商事
人事部  ○△ □○○ 様

例のように、就活メール文の冒頭に会社名、改行をして、担当者様のお名前を入れます。部署などが分かっていれば、それも添えてください。また、この「株式会社」の部分ですが、よく(株)と略す方法がありますよね。就活メールではこれは控えるのが、一般的なマナーです。

 

自己紹介を忘れずに


多くの人々と毎日会っているビジネスマン。特に採用担当者であれば、多くの応募者と会っているはずです。特に一度あった場合など、「相手は自分を覚えているだろう。」と言う前提でメールを送ってしまいがち…。

★ まず、自分が何者なのかを伝える。

・ これは、何度もメールをやりとりしている場合でも、就活メールには気を抜かずに進めてください。大学生であれば、大学名、学部と学年の後に、自分の名前を述べて、文章を始めます。

例) ○△□大学 ○△学部 3年の、□○○ ○△と申します。

また、以前会っている相手ならば、「先日はお時間を割いて頂き、ありがとうございました。」などお礼の言葉を述べると、思い出してもらいやすいです。説明会などの参加でしたら、ひと言感想を添えても覚えてもらいやすいです。

 

スマホのメールに慣れすぎていませんか?


前述したように、就活メールをはじめとする全てのビジネスメールは、基本的にパソコンでのやりとりを前提とします。その時に気をつけたいのが、スマホ画面で見る文と、パソコン画面から見る文は、見え方が違うと言うこと。

★ 就活メールでは、文章に適度な改行を入れます。

・ スマホで見るとあまり改行をせず、繋げた方が読みやすい場合でも、パソコン画面でメールを見ると、改行されていないため、読みにくく不恰好であることが多いのです。

「それくらいのこと…。」と感じる人も多いかもしれません。けれども、似たような就活メールをたくさん見ている、採用担当者には、その違いが顕著に映っている可能性が高いです。

 

ビジネスメールの絶対的なタブー


最後にこの記事を読んでいる人ならば、基本中の基本だと感じるかもしれませんが、就活メールの絶対的タブーであるために、念のため伝えます。

★ 就活メールに顔文字や、マークはタブーです。

・ 友達や親しい間柄では、顔文字スタンプで簡潔に表現するケースもたくさんあります。けれども冷静に考えれば、ビジネスシーンでは場違いですよね。

当たり前のビジネスメールのマナーなのですが、顔文字は書かないまでも、何度もやりとりを繰り返すうちに、ビックリマーク(!)や音符マーク(♪)を付けてしまう人が、時々います。

なんどもやりとりしていても、気を抜かずに就活を乗り切ってください。

 

現代の就職活動では不可欠な就活メールの、基本的なマナーや常識と基礎知識は、いかがでしたでしょうか?電話などは緊張しやすいのですが、後でチェックをしたり修正が効くメールは、案外気を抜きがちです。

けれども後々残る就活メールだからこそ、採用担当者にとっては他の応募者との違いが顕著に見えるものでもあります。就職してからの仕事でもフルで活用するスキルですので、基本的なビジネスメールのマナーは、就活中に把握しておくと安心です。

基本のマナーを把握したら、後は相手の立場に立った、読みやすい文面を心がけることがポイントです。文字化けのする依存文字は使っていないか、添付ファイルの説明は出来ているかなど、採用担当者が参考にしやすいように、メールを組み立てて好印象を持ってもらいましょう!

 

まとめ

就活メールの基本マナーとビジネスメール、7つの基礎知識

・就活メールを先方に出す時は、「正統派」のアドレスを準備する
・ビジネスメールの基本は「パソコン」。スマホからの送信はNG!
・ビジネスメールでは、タイトル(件名)で用件を簡潔に伝える
・会社は多くの人が勤める場所。メールには社名と担当者を明記する
・企業はたくさんのメールを受信しています。まず何者かを伝える
・スマホメールの慣れすぎ注意!ビジネスメールでは適度な改行を
・ビジネスメールの絶対的タブー!!顔文字やマーク文字は厳禁です