ビジネスメールの書き方を習得するのは、今や社会人として必須ですよね。今やビジネスマンとして欠かせないスキルのひとつですので、ビジネスメールの書き方を把握していないと、信用を得ることは難しくなります。

メール自体は、家族や友人の間でのやり取りを日頃しているだけに、使い慣れている人が多いかもしれませんが、ビジネスメールの書き方となるとまるで別物と考えてください。

まず使う言葉も違い、宛先や文章の順番などにも、細かな決まりがあるのがビジネスメールの書き方は、それらを間違えると失礼になり、信用問題にもなりかねません。

個人のメールで自分だけが信用を失うのなら、別に大した問題ではありませんが、ビジネスメールの書き方で失敗すると、会社全体の信用に関わるため、ここは押さえておきたい部分です。

そこで今回は、大切な信用を失わないために、基本的なビジネスメールの書き方を、いくつかお伝えします。

ビジネスメールの書き方☆
社会で信用される７つのマナー

あいさつと名乗り

個人のメールはあいさつもなくいきなり要件でOKですが、ビジネスメールの書き方としてはそれはNG、あいさつと名乗りは必ず最初に書くのは基本です。

【　ビジネスメールの書き方☆あいさつ　】

★　一般的には「お世話になっております」という挨拶が多用されます。

・　他にも「ご無沙汰しております」というフレーズも使いやすいです。

その後、名乗りを書くことも忘れないでください。もうメールアドレスは登録されているから、名乗りはなくてもいいだろう、と思うかもしれませんが、省かないで書くことで印象が変わります。

結びの文にも定例がある

ビジネスメールの書き方として、用件だけで終わらず結びの文を書くことも大切です。いくつかのパターンを準備しておいて、毎回同じにならないようにすると、よりスマートなやりとりになります。

【　ビジネスメールの書き方☆結び　】

★　よく使うのは、「今後ともどうぞよろしくお願いいたします」とか、「引き続きどうぞよろしくお願いします」などです。

・　ここでさらに、自分なりの気の利いた結びの文があると重宝します。

送られてくるメールも参考にしながら、レパートリーを増やしておくと、何かと便利なので、いくつか考えてみてはいかがでしょうか。

件名にまで気を配る

どんな件名を付けるかも重要な要素。数多く送られてくるメールを分類するために役立つアイテムですので、使いこなして相手にも配慮したいところです。

【　ビジネスメールの書き方☆件名　】

★　相手の気持ちになって考えて、一目で用件の見分けられる件名を付けるよう、要点をまとめた件名を考えて入れてください。

・　そして、相手はいろんな取引先とメールのやり取りをしていることにも配慮し、件名が被らないよう気を配ることも意識します。

誰からのメールかが、件名で分かるようにするのも親切になりおすすめです。

宛名で見えるマナー

宛名に含めるべき情報を欠かさないことも、ビジネスメールの書き方では大切な要素ですので、社名、部署名、役職名、名前、敬称を名前に必ず付けることが、敬意を表すことに繋がります。

【　ビジネスメールの書き方☆宛名　】

★　漢字の間違いなどは失礼にあたるので、特に注意して確認しておいてください。

・　そこで、毎回打ち込むよりも、以前に送ったメールや送られてきたメールからコピペできるなら、その方が間違えがなく安心です。

メールの最後に付ける署名

署名も忘れずに書いてください。個人のメールでは名前やニックネームだけで済みますが、ビジネスメールの書き方としては、必要な情報がいくつかあります。

【　ビジネスメールの書き方☆署名　】

★　署名に含めるものとしては、社名、部署名、役職名、名前、メールアドレス、電話番号、会社の住所まで書くようにしてください。

・　そして署名は自分でデザインできますが、友人向けのカジュアルすぎるスタイルはNGです。

カッコいいセンスあふれた見やすいものをデザインしてみてはいかがでしょうか。

敬語を使う

ビジネスメールの書き方としては当たり前ですが、敬語を使って書くのが基本。謙譲語と尊敬語を使いこなして書くことが必要です。

基本的には、敬語は覚えることが大切で、普段から会話で使うことは覚えるためには近道！とはいえ、なかなかたくさん覚えられるものではありません。

【　ビジネスメールの書き方☆敬語　】

★　メールは送るまでに自由に時間が取れるのがメリットです。

・　気になったらその都度その都度調べる、…という手間を惜しまないでいると、意外にも細やかなところで好評価を得ることがあります。

ただし、丁寧過ぎないようにも注意が必要です。例えば、「説明させていただきます」というのは丁寧過ぎ…。「説明いたします」で十分なのです。

指示代名詞は使わない

指示代名詞はできるだけ使わないようにしてください。ちなみに指示代名詞とは、「あれ」とか「それ」などの言葉を指しています。

【　ビジネスメールの書き方☆「あれ」「それ」　】

★　「それでお願いします」なんて使い方は控えた方が好印象になるように、「指示語」というのは乱暴な印象を与えやすくなります。

・　ですから、「あれ」とか「それ」の代わりに、「お話いただいた○○のプランで…」などと、内容を反復すると良くなるので、ぜひ試してみてください。

いかがでしたでしょうか、ビジネスメールの書き方は、現代身につけるべき大切なスキルです。最初は堅苦しく感じてストレスになるかもしれませんが、慣れてくればきっと簡単に感じます。

宛名や署名は一度作ればコピペですみますし、あいさつもレパートリーを増やして保存しておけば、コピペですむのもメールの便利なメリットです。

あとは、普段いかに社会人として人と話しているかで、スキルは磨かれます。人と…、特に目上の人と話せば話すほど敬語は上達しますし、すらすらとフレーズが出てくるようになるものです。

そして、常に相手の立場になって考える、…という癖が身に着けば鬼に金棒に違いありません。やはり何と言っても気遣いが大切なのです。いくら綺麗な言葉を使っていても、気遣いが伝わらなければ、価値は下がってしまいます。

それはつまり、信用を得るようなビジネスメールの書き方にはならない、と言うことですからいつも相手の事を優先して考えてください。

それでは、ビジネスメールの書き方をしっかりマスターして、社会での信用を得て素敵な仕事ができるようにスキルを磨いていきましょう！

まとめ

社会人のビジネスメールのコツ

・あいさつのレパートリーを増やす
・結びの文のレパートリーを増やす
・一目で用件の分かる件名を付ける
・間違えることなく宛名を書く
・センスのいい署名をデザインする
・ふさわしい敬語を使う
・指示語は使わない