メールの書き方を再チェック☆活用したい7つの言葉遣い

メールの書き方を再チェック☆活用したい7つの言葉遣い
メールの書き方は、毎日のように送るものの、「これでいいのかな…。」と、ふと考えてしまう事もありますよね。普段、当たり前のようにしていることが、実は失礼にあたることだったりしないか、考え出すと不安になるもの。

そんな時、時折でも自分のメールの書き方を見直してみるのは良いこと。自分のメールの書き方と、先方から送られてくるメールの書き方を比較してみることも、役に立ちます。

ビジネスメールはプライベートとは違うはず。マナーに反したことをしてしまうと、自分だけではなく、会社にも上司にも同僚にもダメージを与えてしまうツールでもあります。そう考えると、マナーの行き届いたメールの書き方でやりとりしたいですよね。

そこで今回は、ビジネスメールで活用したい7つの言葉遣いをお伝えします。ぜひ、本記事を通して自分のメールの書き方に活用してみてください。



 

メールの書き方を再チェック☆
活用したい7つの言葉遣い

 

「~いたします」、「~いたしました」


これはいろいろな語に使える言葉遣い。普段は「~します」と話していますが、ビジネスシーンでは「~いたします」と使った方が丁寧な言葉遣いに…。

【 メールの書き方、いたします 】

★ 「お願いします」ではなく「お願いいたします」、「頂戴します」ではなく「頂戴いたします」という言葉遣いに変える、という活用方法でバッチリ。

・ 丁寧過ぎないようにも気をつけなければなりませんが、メールの書き方としてこの言葉遣いをマスターしてください。

 

「申し訳ございません」で謝罪


社会人として当然の言葉遣い。普段は丁寧だと思っているかもしれませんが、ビジネスメールでは「すみません」とは書かないよう、注意してください。

ビジネスでは思い通りにいかない事ばかりですので、この言葉遣いは多用するに違いありません。すぐにお詫びをすることはとても大切。

【 メールの書き方、申し訳ございませんの注意点 】

★ 注意したいのは、やり取りするうちに気が合って、仲良くなった場合に気を許してしまう事。

・ つい、気を許して「すみません」と書いてしまうと、礼儀を欠いていると思われて印象を悪くしてしまう恐れがあります。

謝る立場であるわけですし、礼儀はしっかりわきまえて対応したいもの。気を抜かず、「申し訳ございません」という言葉遣いをするのが、ビジネスにおけるメールの書き方です。

 

「承知いたしました」で受ける


この言葉遣いはよく間違えられます。「了解しました」が敬語だと勘違いされていることが多いからです。ビジネスにおいて、正しい敬語を使い分けることは大切。

【 メールの書き方、承知いたしましたの注意点 】

★ そしてこれも、気を許して「分かりました」などの、ゆるい言葉遣いにならないように気をつけてください。親しい仲にも礼儀あり、です。

・ ビジネスマンとして、スマートにカッコよく敬語を使いこなすよう、常に意識するのがポイント!

 

「取り急ぎ」の是非


この「取り急ぎ」は、実は普段はあまり使いません。「とりあえず」という言葉遣いをすることが多いからです。しかし、「とりあえず」は、かなりくだけたイメージを与えてしまい、マイナスポイント!

【 メールの書き方、取り急ぎ 】

★ 普段使わないからこそ、ビジネスシーンで「取り急ぎ」を使うと効果が見込めます。

・ ただし「取り急ぎ」であったからには、その後の経緯をお知らせするのが、当然のメールの書き方マナー。

何か変更があったり、新たな事実が分かった時には、すぐにメールを送ってください。

 

「問題ございません」とより丁寧に


ビジネスマンとしてこの言葉遣いをする癖をつけてください。「大丈夫です」などと書いてしまいそうになりますが、「問題ありません」という、丁寧な言葉遣いにします。

【 メールの書き方、問題ございません 】

★ 「ありません」ではなく、「ございません」と、相手への敬意を表わしてください。こういうちょっとしたことで印象はずいぶん変わるのです。

 

久々の時には、「御無沙汰しております」


「お久しぶりです」というのも丁寧な感じはするのですが、ビジネスにおいては使いません。これは癖にするのがベター。ただ、ビジネスにおいてはマメな連絡が大切!あまりご無沙汰ばかりしてしまうと、印象は悪くなるもの。

その後の取引にも影響が及ぶ可能性が高いではないでしょうか。

【 メールの書き方、ご無沙汰しております 】

★ それで、できるだけ「御無沙汰」にはならないようにしたいのですが、こちらが「御無沙汰」とは思っていなくても、相手はそう思っているかもしれません。

・ 明確な期間を指定するのは難しいのですが、いつもより間が開いたなー、と思えるなら「ご無沙汰しております」という言葉遣いを入れてみてください。

 

「再度、ご一報いただけますでしょうか」


先方から連絡してほしい時の言葉遣いですが、お願いするわけですから、上から目線にならないように注意が必要。

【 メールの書き方、連絡を願う時 】

★ 「もう一度、連絡してください」というような言葉遣いよりも、敬意を払われているように感じるため、「再度ご一報いただけますでしょうか」が正解!

・ 「再度」も「ご一報」も普段は使いませんので、難しそうに感じる方もいるのですが、これも慣れが必要です。

 

いかがでしたでしょうか、ビジネスにおいてメールの書き方をマスターしておくのは大切なこと。そして、メールの機能は日々進歩します。今、自分の使っているメールの書き方が依然正しいのか、折々に確認するのは良いこと!

改めて考えると、メールの書き方のコツは相手が読みやすいこと、と言えます。相手の事をよく考えてください。自己満足なメールの書き方は避けたいもの。

そのために、気遣いの伝わる言葉遣いをマスターしてください。気遣いという面では、いつも同じではなく、日々スキルアップしていけるように出来たら安心。

この面でのスキルアップはビジネスシーンはもちろんのこと、人間としての自分を磨くことになります。それでは、気遣いを表わす言葉遣いができているかどうか、今一度メールの書き方を再チェックしていきましょう!

まとめ

メールでの言葉遣いを再チェックする

・「~いたします」「~いたしました」
・お詫びする時は「申し訳ございません」
・「承知いたしました」を使う
・「取り急ぎ」を使い、マメに報告
・「問題ございません」と丁寧な言葉遣い
・「御無沙汰しております」
・「再度、ご一報いただけますでしょうか」とお願い