ビジネスメールでお礼☆場面で使い分ける7つのマナー

ビジネスメールでお礼☆場面で使い分ける7つのマナー
ビジネスメールでお礼をすることは、ビジネスシーンにおいて習慣にしておきたいことですよね。ビジネスメールでのお礼を送って嫌がられるということは、まずはありません。

逆に、ビジネスメールでのお礼を送り忘れた際、例えば、他の方々が皆お礼をしていたとしたら、相手からの印象は悪くなることもあるかもしれません。そうなれば、ビジネスにおいて欠かせない信頼関係に大きく影響してしまうことに…。

それは何としても避けたいもの。お礼に限らず連絡はマメに取っておきたいものですが、特にお礼は、相手との関係をより深める絶好のチャンス!ビジネスメールでのお礼をマメに送るよう、クセをつけておきたいですよね。

そこで今回は、ビジネスメールでのお礼をスマートにこなしていくために、場面で使い分ける7つのマナーをお伝えします。



 

ビジネスメールでお礼☆
場面で使い分ける7つのマナー

 

ビジネスメールのマナーの基本を押さえる


ビジネスメールは多くの方が利用しているツール。送る側の自分から見ると1通だけ送っている訳ですが、受け取り側から見ると多数送られてくるうちの1通になります。

【 ビジネスメールでお礼:件名 】

★ まずは、件名に「お礼」とか「ありがとうございました」と入れて、用件がハッキリ分かるようにしてください。

・ それで、相手にわかりやすい文章にすることが大切。丁寧過ぎて堅苦しくならないように、一文は50文字以内で区切る、テキストは5行ほどでブロック分けするなどすれば、相手が読みやすいように配慮できます。

さらに、理解して頂きやすい文章の流れも大切です。順番としては、宛名 → 自己紹介 → 用件 → 用件の詳細 → 締めの挨拶 → 署名、という流れにすると理解されやすく適切。

そして大切な注意点ですが、「取り急ぎお礼まで」といったフレーズはNG!丁寧そうに思えるのですが、逆に雑で慌てている印象を与えてしまうのです。

 

タイミングを逃さない


ビジネスメールでお礼を伝えるには、タイミングが大切。当日、あるいは遅くとも翌日中にはメールを送る事を習慣にしてください。

【 ビジネスメールでお礼:タイミング 】

★ 一旦送りそびれると、今さらなんて送ればよいのか…、とズルズルしてしまいかねません。

・ それは、次に仕事上の大切なビジネスメールを送らなければならない時に、気まずくなってしまいます。

そして、自分が連絡を取りにくいと感じてしまうと、同時に相手も連絡を取りにくいと感じていることが…。大切なビジネスパートナーとしての関係が微妙になってしまうのは避けたいもの。ビジネスメールでのお礼は、すぐに送るというクセをつけてください。

 

打ち合わせのお礼を送る


取引先やお客様との打ち合わせの後には、ビジネスメールでお礼を送りたいところ。お世話になった相手の厚情に対して、素直な感謝の気持ちを自分の言葉で伝えてください。

【 ビジネスメールでお礼:打ち合わせ後 】

★ 宛名と自己紹介の後に、用件として「本日はお忙しい中、貴重な時間を取っていただき、誠にありがとうございました」と書くことができます。

・ そしてその詳細として、打ち合わせで出して頂いた意見を具体的に取り上げて書き、検討して回答するという旨を書いてください。

締めの挨拶として「今後とも、どうぞよろしくお願いいたします」とさわやかに終えれば、バッチリ!

 

接待を受けた後


取引先との飲み会や食事会は、ビジネス上重要なイベント。その後の良好な関係を維持するためにその場で楽しむだけでなく、ビジネスメールでのお礼を送って、誠意を伝えることは大切です。

【 ビジネスメールでお礼:接待後 】

★ 件名は、「飲み会」ではなく「食事会」にしておいた方がベター。

・ タイミングとしては、翌朝の始業直前や始業直後がベストです。送り忘れないように気をつけてください。

具体的に食事会での出来事や話の内容に触れ、仲が深まったことを再確認できるようなものにするのがポイント。「またこの人と行きたい」と思ってもらえるような文にしたいところです。

 

社内メールでお礼を送る


社内においても、ビジネスメールでお礼を送ることはあります。社外の人に送ることに比べて気楽ではありますが、親しき中にも礼儀あり。マナーを守って送りたいもの…。

特に上司に送る場合には、マナーをわきまえることが大切!なぜなら、そのメールによって、仕事のできるできないをジャッジされる場合もあるからです。

【 ビジネスメールでお礼:社内 】

★ 上司にビジネスメールでお礼を送る場合、タイミングは翌朝の始業前までに送るようにしてください。

・ 今日の仕事を始める前に昨日のお礼は済ませる、それが仕事のできるビジネスマン、と言う印象を深めるポイント!

内容としては、感謝したい具体的な事例を簡潔に書き、率直に感謝を伝えるようにすればOKです。

 

お礼メールへのお礼が意外に重要


ビジネスメールでお礼を送られた側が、ビジネスメールでお礼を送り返すとなると、「必要があるの?」と思うかもしれませんが、これが大切!お礼メールをわざわざ送ってくれたことにお礼をするのです。こういうマメさが、後々生きてくるに違いありません。

【 ビジネスメールでお礼:お礼メールにお礼 】

★ 送るタイミングとしては、24時間以内には送るのが鉄則!件名は「Re:〇〇」としておきます。その方が相手には用件が分かりやすいはず。

・ あくまで返信メールですので、あれこれと話題を盛り込まないようにしてください。

間違っても、ついでに別件を入れることがないように注意!お礼メールへのお礼だけを伝えるようにした方が、印象が良いのです。

 

取引先からのクレームにもお礼で返す


こちらの落ち度があって、クレームのメールが送られてくることもあるかもしれません。その場合も落ち着いて、よく考えてお礼メールにするよう心がけるのが、基本の対応。

【 ビジネスメールでお礼:クレーム対応 】

★ こちらとの取引を大切と考えてくださっているからこそ、クレームとしてメールを送ってくださったのだと考えてみてはいかがでしょうか。

・ 取引して頂いていることをまず伝え、それから丁寧に謝罪の文を書くと、より丁寧な返事になります。

 

いかがでしたでしょうか、ビジネスメールでのお礼を伝える場面はいろいろ。ビジネスメールでのお礼があるかどうかは、今後の関係に影響しますので、忘れず送ることには大きな意味があるのかもしれません。

ただ、「単に何かしてもらったから」お礼を言うということではなく、日頃の関係が良好であること、さらにそれを深めたいと思っていることを伝えたいもの…。ですので、「今後もよろしくお願いします」という文面は必須!

ビジネスメールでのお礼は、ある意味形式ばったものではありますが、その中にも人柄が表われてくるのがメール。ぜひ、「この人と、これからも仕事を一緒にしたい」と思っていただけたら素晴らしいです。

では、日頃から相手への感謝の気持ちを培い、自然と感謝の言葉をビジネスメールでのお礼の文に書けるようにスキルを磨いていきましょう。

まとめ

ビジネスメールでお礼を送る際のマナー

・用件がはっきり分かる件名を入れる
・タイミングを逃さず早めに送る
・打ち合わせ後は、感謝を伝える
・接待を受けた後は翌朝に送る
・上司にお礼を送るのは、翌朝の始業前
・お礼メールへの返信は24時間以内
・クレームにもお礼から始まるメールを送る