退職する際は、お世話になった部署や先輩の方、あるいは取引先などに、お世話になったお礼や感謝の言葉を伝えますよね。この退職の挨拶を抜きにして円満退職はできません。
退職のあいさつは、忘れずに、そしてしっかりと行うことが大切です。退職理由は、結婚や転職などもありますし、人間関係や仕事内容に不満があって退職するなど、理由は人それぞれです。
どんな場合でも、最後は、笑顔で気持ちよく退社したいですよね。ですので、みんなに「がんばれ」と背中を押してもらえるような潔い立ち居振る舞いをするように心がけましょう。
そのためには、退職あいさつで何を話すのか、または、メールやはがきの文面はどのようにしたら良いのかなど、綿密に考えておく必要があります。そこで今回は、退職の挨拶で良い印象を与え、円満退社する７つのコツについてお伝えします。ではご覧ください。
退職の挨拶で良い印象を与え、
円満退社する７つのコツ
退職のあいさつは、メールと手紙では、どちらが好印象でしょうか？
退職の挨拶は、直接取引先に伺うのがベストですが、そこまで親しくない場合や、忙しくてすべての取引先にあいさつ回りができない場合は、文章で知らせます。
この際、メールで連絡すべきなのでしょうか？それとも手紙やハガキですべきでしょうか？答えは、どちらも正しいです。
確かにメールは葉書に比べて略式なものとなりますが、普段メールでのやりとりのみという方に葉書で連絡するのは、かえって重々しく、メールの方が良いでしょう。
反対に、普段から深いお付き合いのある方、お中元やお歳暮なども贈っているような方であれば、メールですと少し軽くすぎるので、はがきで知らせるようにしましょう。
つまり、メールかはがきのどちらを選ぶかは、ケースバイケースで、退職する方と挨拶をする相手方との関係性をみて選ぶようにしましょう。
退職挨拶のメールは、必ず送るようにしましょう
退職時、社内の人間だけでなく、社外の人間に対する挨拶は欠かせません。営業職は当然ですが、事務員として来客・電話対応をしていた方も退職時メールを送るべきでしょう。
退職後、今までお世話になっていた方と再会する機会があるかもしれません。特に同じ業界内での転職や独立開業の場合、必ずといっていいほどその担当者の方と出会う機会があります。
同じ地域で仕事をしている限り、やはり対象となる顧客層なども重なっているからです。好印象な退職メールを送ることで、新しい職場でもすぐに相手から信頼される存在となります。
反対に「退職時だから」と無礼な対応を取ると、後々後悔することになりますから注意が必要です。特にお世話になった方には、必ず退職メールを送るように心がけましょう。
退職メールでは「お礼」の言葉を添えましょう
退職時のメールの書き方ですが、普段書く内容とは違うために、書き方が分からず、戸惑う方もおおいでしょう。
退職する際に、好印象を与えることができると、退職後の付き合いも継続しやすくなりますね。今後も、付き合う可能性があることを考えると、相手に喜んでもらえるような、印象のよい退職メールを書きたいものです。
そのためには、お世話になったお礼を書くことが重要ですが、これだけでは、ごく普通の退職メールになってしまいます。もっと別の要素も入れないと、印象深いメールにはなりにくいでしょう。
喜ばれるメールを書くためには、相手との思い出に残ったエピソードを書くことがお勧めです。
たとえば、「一緒に仕事が出来たから、今の私があります」「２人で仕事ができてうれしかった」など、メールを受け取った相手の気持ちに配慮した内容にすることが大切です。
退職のあいさつメールには、退職後の連絡先を記しましょう
退職のあいさつメールには、必ず退職日以降の連絡先を記しておきましょう。相手との関わりにもよりますが、転職先が決まっている場合は、その会社の連絡を書きます。
まだ決まっていない場合は、個人用のアドレスを知らせます。退職後も何らかの方法で、連絡が取ることができる環境を整えておきましょう。
また、社内や取引関係者から、質問の電話やメールがあった場合には、退職後でも快く答えるようにしましょう。関わりを断つのではなく、関係を続けていくように努力する姿勢は、きっと何かのときに役にたつことでしょう。
そのほかにも、あいさつ文には、退職することによって迷惑をお掛けするお詫びと、みなさんのご活躍とご健勝をお祈りする気持ちも書き添えましょう。
退職理由の説明の仕方
退職の報告をすると、親しい取引先であれば、その理由を尋ねることでしょう。「一身上の都合で」という言葉を使うのがふさわしいと思われがちですが、メールやはがきなどの書面に書く場合は、問題ありませんが、口頭で話す場合は、別な言い方をしましょう。
なぜなら、その答えでは「口に出せない社内的事情があるのではないか」と勘繰られてしまう可能性があるからです。
もしも、退職理由が転職であるならば、正直に話し、前向きな言葉で説明してもよいでしょう。
例えば、「これまでの経験を生かして、新しいことにも挑戦してみたいと考えまして」「スキルアップをするために、別の経験も積んでおきたいと思いまして」というような言葉を使うと、取引先も納得しますし、前の職場にも角が立たないでしょう。
絶対言ってはいけない会社の悪口
上司や後任者が同行する場合はもちろんですが、自分一人で挨拶する場合も、現在の会社を傷つけるような悪口を言うのは止めましょう。
特に一人の挨拶ですと、気を許してしまい、その気がなくても自社に対する不満を発言しかねません。現在の勤め先にどのような不満がある場合でも、今までお世話になったという事実を忘れずに、謙虚な姿勢で挨拶をするようにしましょう。
また、あなたが今の勤め先の悪口を言っていたことが、次の職場にも伝わってしまうと、聞いた人は「ここに勤めても、また悪口を言いふらすのではないか？」と疑うでしょうし、あなたを信用しなくなるでしょう。
例えば、「もう少し条件のよい会社に転職しようと思いまして」などというのも、NGです。こういった発言も、自社を批判しているだけではなく、自社と取引をしている先方に対しても失礼ですので気をつけましょう。
あいさつには含みを持たせましょう
先ほどご紹介した、退職あいさつをメールで書く場合と同様に、取引先に、口頭で退職の挨拶をする時も、「これからも、よろしくお願いいたします。」などといった、今後に含みを持たせる言葉を使うといいでしょう。
特に、あなたが同業他社に転職する場合は、新しい職場で、その取引先と仕事でかかわる可能性もあることでしょう。また、現時点では、はっきりしたプランがないとしても、将来的に取引関係が生まれ、また交流をもつことは十分に考えられます。
ですから、あいさつするときは、「今後も、ご縁があればまたお世話になることもあるかもしれません」といった、含みのある挨拶をしておくことが大切です。
「これで縁が切れるわけではありませんよ」という、これからも付き合いを続けていきたい意味合いの余韻のある言葉で、挨拶を締めくくるようにしましょう。
いかがでしょう、退職の挨拶をする時のポイントは、取引先から、「あの人が退職してしまうのはもったいない」、「できればまたいっしょに仕事をしたい」と思われるような言葉を選ぶことです。
そうすることで、また何かの機会に関わりをもった場合には、スムーズに仕事を行うことができるでしょう。退職あいさつで、好印象をもたれるようにすることは、取引先と自社に対する礼儀であると同時に、将来の自分のためでもあります。
尚、退職をメールで知らせる際は、件名にも気を配る必要があります。単に「ご挨拶」や「お世話になりました」などでは、迷惑メールと間違われ、見られない可能性もあります。
「退職のご挨拶（氏名）」のように、自分の名前も書き、件名を見ただけで、どのような内容なのかを分かるような配慮も重要です。
まとめ
退職の挨拶で良い印象を与え、円満退社するには
・退職挨拶のメールは、必ず送るようにしましょう
・退職メールでは「お礼」の言葉を添えましょう
・退職のあいさつメールには、退職後の連絡先を記しましょう
・退職理由の説明の仕方にも注意が必要です
・絶対言ってはいけない会社の悪口
・あいさつには含みを持たせましょう