社会人にとってマナーを守ることは基本ですよね。スーツはよれていないか、靴は汚れていないか、といった身だしなみはもちろんのこと、服装の色合いはよいか、香水はきつくないか、口臭は臭くないか、眼鏡は汚れていないか、など細かいところに気を配ることも大切です。
その他大切な取引先へ赴く際、または迎える際、お礼状を送る際、メールを送る際など、相手との交渉をスムーズに進めるためにもマナーは大切な要素の一つです。
しかし、社会人生活を送っていくうちに、なんとなく行ってはいても実はよくは知らない、いまさら人に聞けずちょっと自信がない、なんていうことも出てきます。
そこで今回は、社会人であれば知っておかないと恥をかく、ビジネスマナーについてお伝えします。
社会人なら知っておきたい「スーツのマナー」
よく言われる「人は見た目が9割」の通り、社会人生活の中で見た目から相手に与える情報は大変重要です。身だしなみは当然ですが、社会人としてスーツの着こなしにも押さえるべきマナーがあります。
男性のビジネススーツの場合
取引先などと面会する場合には上着を着用し、2つのボタンのジャケットであれば上のボタンだけ留め、3つボタンの場合は上の2つのボタン、もしくは真ん中のボタンを留め、一番下のボタンは外しておくのが社会人のマナーです。
これは一番下のボタンは「飾り」の位置づけをしており、留めるとスーツのシルエットを損なうためです。また椅子などに座る時はすべてのボタンを外します。商談の際などは、話が終り立ち上がりにボタンを留めると、相手に帰りを促すタイミングを作ることができます。
ポケットの蓋の部分は「フラップ」と呼び、屋外ではフラップを出し、社内などの打ち合わせでは内側に入れます。相手先の会社に出向く際、フラップが外に出ていると「あなたの会社はホコリや雨が入りそう」という意味に取られないようフラップは内側に収めておきましょう。
女性のスーツの場合
ブラウスの一番上のボタンは開けてもかまいませんが、それ以外のボタンは基本すべて留めておきます。
社会人のマナーとしては女性のスーツにはソックスではなくストッキングを合わせ、目立たない色のものを選ぶのが基本です。
社会人なら守るべき「来客対応のマナー」
来客をお迎えするということは、会社の顔としてお客様に対応するということです。失礼のないよう立ってお出迎えしましょう。
社内を案内しながら歩く際は、お客様の少し前を振り返りながらお客様のペースに合わせ案内します。
階段を上る際はお客様より後ろを歩き、階段を下る際はお客様より前を行きます。何かあった際にお客様を支えられる位置、という意味です。
エレベーターを使用する際はボタンを押し、乗り込む最も先に乗りボタンを押します。その際扉に手を添え開けるようにすると、よりお客様が乗り込みやすくなります。
エレベーター内はボタンの位置が下座、最奥が上座となります。また到着したエレベーター内に他の人が乗っていた場合、先に乗るのはお客様になります。
片手で扉を押さえ案内をするようにしましょう。
社会人なら知っておくべき「名刺交換のマナー」
名刺交換を行う可能性がある場合には、常に名刺入れから一枚取り出し、名刺入れに挟んだ状態にしておくとよいでしょう。名刺交換する際は挟んでおいた名刺を取り出し相手を待たせることのないようにします。
名刺は両手、親指と人差し指で持ち、名刺入れは人差し指と中指で挟んでおきます。差し出す際は名前を名乗り、相手から差し出された名刺より低い位置から名刺を出すようにしましょう。
位置の譲り合いになった場合には、関係性が上と考えられる方が低い位置を譲ります。こちらからは譲れず、相手も譲らない場合には相手と同じ高さで交換をしましょう。
名前やロゴに指がかからないように右手で名刺を差し出し、左手で一旦相手の名刺を受け取ります。その後「頂戴いたします」と言って両手で持ちましょう。その際着席するまで名刺は胸よりも少し上あたりの高さで持ちます。
席では名刺入れを「座布団」と考え、相手の名刺の下に敷き、テーブルに出しておきます。
客先などではソファーや商談テーブルなどに案内され相手を待つこともありますが、名刺交換をする際は相手が来たらすぐに移動し、名刺交換をテーブル越しに行わないようにします。
商談スペースの形などの関係で、どうしてもテーブル越しに名刺交換せざるを得ない場合には、「テーブル越しに失礼いたします」など一言添えましょう。また名刺の準備が遅れ、先に相手に名乗られてしまった場合にも「申し遅れました」など一言添えるとよいでしょう。
社会人なら書けて当然「郵送物のマナー」
社会人としてお客様などに郵送物を出す場合にもマナーがあります。改めて書く手紙、例えば礼状や詫び状を書く場合は、縦書き、手書きで送るのが正式です。住所は都道府県名から、文字数のバランスなどを見ながら書いていきます。
住所の数字は漢数字で、ビル名や階数も書きましょう。社名も省略せず「株式会社」などもすべて書きます。部署名は社名より一文字分下から書き、役職名も書きます。
役職名は敬称を含むので、誤って「人事部○○○○部長様」などと書かないように注意しましょう。正しくは「人事部部長○○○○様」です。
社名・部署名で書く場合は「御中」とつけますが、名前まで書く場合は「様」をつけるので「御中」はつけません。
封筒の裏には自分の会社住所と会社名、部署名、名前を封筒の中央以降に書きます。左上には封緘日を書き、封じ目には「〆」（シメ）「緘」（カン）の文字を書きましょう。
社会人にはとても重要「メールのマナー」
ビジネスシーンにおいてメールは欠かせません。メールで最も重要なのは、なるべくわかりやすく、簡潔に内容を伝えることです。しかしこのことから言えることは、複雑な要件はメールだけで済まさず、電話なども合わせて用いる必要がある、ということです。
何の前置きもなく送られるメールは、送り手の一方的なものであることを心しておきましょう。件名はメールの内容をそれだけで伝えられるようなものにし、受け取り手に手間を取らせないよう心掛けます。
メールの機能に「重要度」などありますが、これはあくまで社内向けのものです。重要を相手に押し付けてはいけません。社外向けのメールには使用しないようにしましょう。
ここまで、社会人が知っておくべきビジネスマナーについてお伝えしました。この他にも社会人にはいろいろな守るべきマナーがありますが、その中でも一番身近なのは言葉のマナーです。
たとえば「了解しました」、これはお客様に使う言葉ではありませんし、「すみません」も社外で使う謝罪の言葉ではありません。「了解しました」は「承知いたしました」、「すみません」は「申し訳ございません」です。
社会人になると相手先の会社との関係性が、個人としてではなく会社の窓口として成立するようになります。
そこで相手から向けられる目が、あなたを通して会社を見ているからこそビジネスにおけるマナーは重要となるのです。守るべきマナーはたくさんありますが、正しくマナーを身につけることで隙のない「できる社会人」になりましょう。