就活電話、折り返しマナー☆細部まで行き届く配慮とは

就活電話、折り返しマナー☆細部まで行き届く配慮とは
就活中は、すぐ電話に出られず折り返しで企業に電話しなければならない時も、忙しいだけにありますよね。着信履歴を見て「何でこのタイミングで掛けてくるんだろ~?」って切なくなることもあるかもしれません。

もちろん、そのうちまた企業側からかけてきてくれるはずですが、それを待つというのは誠実さに欠けるもの。しかももし、それっきり掛かって来なかったりした日には、悔やんでも悔やみきれません。できるなら、こちらから折り返し掛ける方がベター。

最近はメールでのやり取りにしてくれる企業もありますが、まだまだ電話が主流。就活中に電話の折り返しをすることを想定して、準備しておくのは大切なこと。

就活とは言え電話で折り返し連絡するのはビジネス電話のひとつ。ビジネス上のマナーを身に着けておけば安心ですよね。そこで今回は、就活電話の折り返しマナーで、どんなことに配慮すべきかをお伝えします。



 

就活電話、折り返しマナー☆
細部まで行き届く配慮とは

 

掛ける前の準備


かかってきた就活の電話とは違い、折り返しとはいえ、こちらから掛けるわけですから準備してから掛けるのは基本。まずは、邪魔の入らない静かな場所で掛け直すようにしてください。電波状態もチェックしておきたいこと。

【 就活電話、折り返しマナー① 】

★ そして、相手が電話してくるのは就活に関する重要な要件があるから…。電話を折り返しする時には、それを書き留める準備をしてから掛けるようにしてください。

・ 決して覚えておけばいい、と自分の脳を過信しない事がポイント!人はすぐに忘れてしまうもの。メモ・スケジュール表・ペンを用意して電話すると、自然と相手にも伝わります。

それから、相手の状況についても配慮できるとベスト!始業時や就業間際は忙しい時間帯ですので、避けるとベターです。

挨拶を忘れない


企業側は忙しいので配慮するのは大切なことですが、焦ってしまう事がないようにしたいところ。急いで本題に入るのではなく、しっかり挨拶をして名乗るのもコツのひとつ。用件は向こうが話してくれますので、こちらが焦る必要はありません。

【 就活電話、折り返しマナー② 】

★ 挨拶は、無難に「お忙しいところ恐れ入ります」と言えばOK!

・ ビジネスですので、「すみません」といった砕けた表現よりも「恐れ入ります」といった、カチッとした敬語を使って話すのも、正しい言葉遣い。

その後、「○○大学の□□と申します」というように名乗ります。この時、名字だけで済ませようとせず、フルネームで名乗ってください。これも社会人としての大切なマナーです。

 

取次ぎをお願いする


携帯電話からかかってきたのなら問題はないのですが、会社の代表電話から掛けられた場合は折り返しても目的の相手が出るとは限りません。

【 就活電話、折り返しマナー③ 】

★ 大抵の場合、取次ぎをお願いすることになります。「○○様まらお電話をいただいたので、折り返しお電話させていただきました」と伝え、折り返しであるというのがこの電話の要件。

・ その後に取次ぎとして、「恐れ入りますが、△△課の○○様をお願いできますでしょうか」、と続けるのが流れ。相手のお名前をハキハキと伝えてください。

この時、「恐れ入りますが」という配慮の言葉を忘れないように注意!なんと言ってもビジネスシーンでは礼儀が重視されます。相手への配慮を決して忘れないのが、ビジネスマナーの基本です。

 

目的の相手と話す


目的の方に代わっていただけたら、まず挨拶。こちらにとっては、取り次いでくれた方にも先ほど挨拶しましたので2度目ですが、言うまでもなく相手は1回目。同じフレーズで大丈夫です。

【 就活電話、折り返しマナー④ 】

★ 「○○様、お忙しいところ恐れ入ります」と挨拶。それから名乗るのがベスト!

・ 「先ほどお電話いただきました、○○大学の□□と申します」と、就活電話の折り返しであることも含めて名乗ると要件も伝わり、スムーズです。

 

相手の都合を確認する


ビジネスの電話で大切な事の一つは、相手の都合を確認すること。社会人として大切なことのひとつでもあります。「ただいま、お時間よろしいでしょうか?」と尋ねるのですが、この言葉は今後も是非、習慣にしてください。

【 就活電話、折り返しマナー⑤ 】

★ 企業は多くの就活中の人とやり取りしています。就活電話の折り返しでも、こういった配慮を払えるかどうかは他の人との差を生み出すことが…。

・ このチャンスを逃さず、一人の社会人として礼儀をわきまえているということをアピールしてください。

そして相手が「はい、大丈夫ですよ」と返事してくれたら、「ありがとうございます」とさわやかに言って本題に入ります。

 

大事な内容を復唱する


就活電話の折り返しは、大切な要件をお伺いすることになるので、聞き逃したり聞き間違えたりしないように注意!大切なことをメモするのはもちろんのこと、復唱することも忘れないようにするのも、ビジネスシーンでは欠かせません。

【 就活電話、折り返しマナー⑥ 】

★ 復唱するためには、当然、本当に理解していなければできないこと。ハッキリ復唱できなさそうなら、恥と思わず尋ねて大丈夫!聞くは一時の恥、聞かぬは一生の恥です。

・ そして復唱は、相手からの信頼を得るためにも、とても大切。コミュニケーションミスは就活において、致命傷につながるかもしれません。

「はい。かしこまりました」だけではなく要件を復唱し、「○○○○ですね、かしこまりました」という感じで伝えると、自然でスムーズではないでしょうか。

 

電話を切る時


最後には、「お忙しいところ、ありがとうございました。では、失礼します」と感謝を述べて、終わり!…ですが、ここでまた注意したい事項があるので、最後まで気を抜かないで切ってください。

【 就活電話、折り返しマナー⑦ 】

★ 電話は相手に先に切ってもらうのが、ビジネスマナーの基本!

・ 社会人として、上の立場の人が電話を切ってから、自分も電話を切るのがマナーです。最後まで配慮を示して、気持ち良く電話を終えれば、バッチリです。

 

いかがでしたでしょうか、就活電話の折り返しというのはとても緊張する作業。でも、これは社会人としての自分をアピールするチャンス!このチャンスを是非、ものにして就職ゲットしたいもの…。

就活が忙しくなると電話することも、折り返し電話することも増えてきて、時にはイライラしてしまうかもしれません。でも、こちらは雇っていただくことをお願いする立場。謙虚にこちらが配慮を示すべき立場であることを、思いに留めることも大切。

そして、今している作業は、今、目に見えることだけでなく、もっと先にも影響を与えるものであることも…。つまり、就活電話の折り返しのマナーを身に着けることは、今、就職できるかどうかだけでなく、ずっと人と信頼関係を築ける人間性を身に着けること!

それは、その企業に就職できなかったとしても、自分の財産として残ってゆくものです。ですから、決して気を抜かず細部まで行き届いた配慮を示すよう努力してください。

それでは、就活において電話の折り返しにも細心の注意を払って、自分の社会人としてのスキルを磨いてください。

まとめ

就活電話を折り返しマナーとは

・メモの準備と、静かな場所を確保
・焦って本題に入らず、しっかり挨拶
・丁寧に取次ぎをお願いする
・取り次いでもらえたら、挨拶をして名乗る
・本題に入る前に相手の都合を確認する
・大事な内容は復唱したうえでメモ
・相手が電話を切ってから自分も電話を切る


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