メールの返信にマナーがあるということは、学生時代には意識することは少ないかもしれませんが、社会人になってから、その重要性に気づくことは、多いですよね。

ビジネスシーンにおいて「報告・連絡・相談」は必要不可欠です。その上で、メールは欠かせない連絡手段なのです。いくら仕事のスキルが高い人でも、メールの返信マナーがなっていない人だと、相手から誤解をされる可能性は大いにあります。

直接相対したり、会話をする電話と異なり、メールは相手の顔の表情やトーンがわかりませんから、メールの書き方や言葉選び、また、返信をするタイミングで印象がを大きく左右します。

そんなメールの返信であっても、自分の思いや伝えたいことはなるべく相手に100％伝えなくてはいけません。そこで今回は、ビジネスシーンで求められるメールの返信マナーについて７つの心得をお伝えします。

メール返信はマナーを守る！
ビジネスシーンでの７つの心得

メールの件名

メールの返信マナーでまず最初に気を付けなくてはいけないのが、件名の書き方です。

送られてきたメールに返信をする時は、件名の頭に「Re:」とつく設定のメーラーがほとんどですが、これが失礼なのではないかと思う人もいるかもしません。しかし、これは失礼にはあたりません。

【　メールの返信マナー：件名は簡潔に　】

★　メールの件名は、忙しいビジネスパーソンにとって、いかに簡潔かが求められます。

・　相手が今開くべきメールなのかを判断する上で件名はとても重要な情報です。

「Re:」が入っていることによって、相手がわかりやすいと判断すれば、そのまま返信して問題ないですし、変えた方が良いと思えば、適切に件名を作成すべきです。

メール一部を抜粋して引用

メールの返信をする時にマナーとして、相手が送ってきたメールの引用をするのは、手抜きだと思われるのではないかと思う人もいますが、必ずしもそうではありません。

【　メールの返信マナー：内容も簡潔に　】

★　ビジネスメールでは特にいかに簡潔に相手に内容を伝えるかが重要です。

・　そのため、回りくどく状況を説明するのであれば、相手が送ってきた内容を抜粋して「>」を先頭につけ「上記に関しては～」などと簡潔にまとめる方が良いのです。

自分の名を名乗る

友達同士のメールやLINEでは「○○です」と自分の名前をわざわざ名乗ることはしませんよね。それは、相手が自分を連絡先に登録しているとわかっているからです。

【　メールの返信マナー：名を名乗る　】

★　しかし、仕事のメール返信ではマナーとして、冒頭で名乗るのは常識です。

相手がメールを送ってきているのですから、返信をすれば自分だとわかるのは明白ですが「いつもお世話になっております。○○商事の△△です。」とメールの冒頭で名乗るのがマナーなのです。

相手への催促

相手がメールで「またご連絡します」と送ってきてから、数日経過しても連絡がない場合、返事を催促しなくてはいけません。

【　メールの返信マナー：相手への催促　】

★　しかし、メール返信のマナーとしては、例え相手に非があっても強めの表現にするのは避けた方が無難です。

「その後、ご進捗はいかがでしょうか」や「その後、いかがでしょうか」など、低姿勢でお伺いをたてる方が、相手に不快感を与えることなく、催促ができるのです。

お断りのメール

上司や取引先から何かを頼まれたときに、断らなくてはいけない場面では、メール返信のマナーに困りますよね。「お断りいたします」や「ご遠慮いたします」は、丁寧語ですがそっけない感じがします。

【　メールの返信マナー：上手なお断り　】

★　そこで、適切な断り方が自分をへりくだる表現です。

・　「わたくしにとってはもったいないお話でございます」や「私はまだ力不足です」など、自分が至らないためにお断りするという姿勢で伝えるのがベターです。

電話での補足が必要な場合

相手から緊急の連絡や、重要案件での連絡をメールで受けた時には、メールでの返信に合わせて電話でも連絡を入れておくのが、メール返信時のマナーです。特に、自分が謝罪をしなくてはいけない場面では、メールの返信だけで済ませるのは相手にとって失礼です。

【　メールの返信マナー：謝罪の場面　】

★　メールをお返ししたうえで、すぐに電話で口頭でも補足やお詫びをするべきです。

・　この時に注意すべき点は、メールでも返信はしておくことです。

電話だけで済ませてしまうと、エビデンスが残らないため、後々トラブルになる可能性があるためです。

返信のリミット

ビジネスシーンでは、相手からメールで連絡が来たら、当日中に返信メールをするのがマナーです。

休暇をとるときには、事前に相手にどの期間に不在にするかを伝えておくべきですし、返信がすぐに返せそうにない場合には、連絡を受領したことだけでも返信しておくのが礼儀です。

【　メールの返信マナー：リミット　】

★　例えば、当日中に求められている回答ができない場合には

・　「ご連絡頂いた内容を確認いたしました。○日までにはお返事させて頂きます。」

など自分で期限を決めて相手に受領の一報は返すべきです。

いかがでしたでしょうか。メール返信のマナーは、プライベートでは何となく「なるべく早めに返す」程度にしか考えていない人も多く、それで問題のないことが多いです。けれども、ビジネスにおいては、メールの形式や相手へのわかりやすさに意識する点など、最低限のマナーと気遣いが求められます。

特に面識がない人とのメールのやり取りには、十分に気を付けなくてはいけません。文字での言葉や言い回しには、表情やニュアンスを付加することができませんから、メール返信のマナーを十分に守り、多少丁寧にしすぎるくらいがちょうどいいのです。

メール返信のマナーは、会社によっては新入社員研修などで習うかもしれませんが、習わない会社もあります。そのような場合には、先輩や上司のメール返信の内容やタイミングを参考にして、自分から学ぶ姿勢を持つことが重要です。

まとめ

社会人が知るべきメール返信のマナーとは

・メールの件名は内容を簡潔に表すよう作成する
・前のメールの引用はわかりやすく使えるならOK
・返信メールであっても自分の名を名乗るのは常識
・相手の返答を催促するときには低姿勢で返信する
・相手の頼みを断るには自分をへりくだって伝える
・重要案件や緊急案件はメールだけでなく電話も入れる
・返信は特別なことがない限りは当日中にするのがマナー