メールの挨拶マナー☆ビジネスシーンで押さえる基本とは

メールの挨拶マナー☆ビジネスシーンで押さえる基本とは
メールでは挨拶に当たる文章を必ずいれるのは、ビジネスメールでのマナー。友達とのメールやLINEのやり取りでは、会話の延長のような感覚が強いため、自分の名を名乗ったりわざわざ挨拶文を入れることはしませんよね。

それだけに、ビジネスメールのやり取りをしたことがない人は、「どのようなメールの挨拶文を入れるべきか全く分からない!」と言う新人も少なくありません。

メールの挨拶といっても「こんにちは」や「おはようございます」では不十分。ビジネスシーンでは、相手や相手の企業と自分の関係性によって、適切な挨拶文が変わってきます。

さらに言えば、送るタイミングによっても伝えるべきメールの挨拶文が異なってきますから、一度その基本を確認して、マナーあるビジネスメールを送りたいですよね。

そこで今回は、ビジネスシーンにおける、メールでの挨拶の伝え方を、例文を挙げながら、シーン別に7つ解説します。



 

メールの挨拶マナー☆
ビジネスシーンで押さえる基本とは

 

社内の人間への挨拶


ビジネスメールと言っても、社外の人あてに送るメールだけがビジネスメールではありません。社内の人に送るメールでも挨拶文は必要。いきなり要件を書くのは、よほど気心が知れている間柄でないと失礼に当たります

【 メールの挨拶マナー:社内 】

★ 社内でメールを送る時は、自分の名を名乗る前に「お疲れさまです」というのがマナー。

・ 例え相手が後輩や部下でも「お疲れ様です。〇〇です。」と、自分の名前とセットで書くのがマナーなのです。

 

一般的な挨拶文


社外の人へのメールの挨拶文で一般的なのが「いつもお世話になっております」です。これはBtoBのビジネスをしている場合には、相手がクライアントであっても下請け会社であっても使える挨拶文。

【 メールの挨拶:一般 】

★ ビジネスにおいては、仕事の依頼主、依頼先という立場に限らず、持ちつ持たれつの関係で成り立っています。

・ そのため、「いつもお世話になっております」が使えれば、たいていの場合ではOKです。

 

顧客に対しての挨拶文


接客業など相手がエンドユーザーの顧客である場合には、メールでの挨拶文は「いつもご利用頂きありがとうございます」が適切。この言い回しは「いつも弊社をご利用頂きありがとうございます」などより、丁寧な言い方にアレンジすることも。

【 メールの挨拶マナー:顧客へ 】

★ BtoBの顧客に対しては、先ほどお伝えした「いつもお世話になっております」でもいいのですが…。

・ 「いつもご利用ありがとうございます」を使うと、より相手をお客様として丁重に接している印象を与えることができます。

 

打ち合わせや商談後のメール


ビジネスにおいては、商談や打ち合わせをした後に議事録を送付したり、打ち合わせの時に生じた確認事項などを追ってメールで連絡することが多々あるもの。

このように、商談や打ち合わせをした直後にメールをするなら、メールの挨拶に一工夫するのがマナーです。

【 メールの挨拶マナー:商談後 】

★ 例えば「本日はお忙しい中、打ち合わせのお時間を頂戴しましてありがとうございました」

・ 天気が悪い中来社してもらった場合には「本日はお足元が悪い中、ご来社頂きましてありがとうございました」

…などの挨拶文を、メールの冒頭に入れておくと丁寧です。

 

電話後のメール


ビジネスにおいては、急ぎ確認したいことを、電話で直接相手に聞くことがあります。しかしながら、電話で話したことをエビデンスとして残しておくために、メールを後追いですることも重要。

【 メールの挨拶マナー:電話後 】

★ そんな、電話の後に送るメールの挨拶文では電話のお礼を入れておくと丁寧です。

・ 「先ほどはお電話にてお話を頂きありがとうございました」と挨拶を入れた後で、メール本文を開始することで、相手にとっても印象が良くなるはず。

あとでメールを見返したときに、「電話をしたのだな。」ということを思い出すことができるため、便利でもあります。

 

引き継ぎや退職のメール


仕事で取引はあるものの、頻繁に連絡を取り合わない取引先というのはよくあるもの。そのような取引先でも、一度仕事でかかわった相手には引き継ぎや退職をする時には、メールでその旨を伝えるのがマナーです。

このような引き継ぎや退職を、メールで挨拶する時の言い回しは、より丁寧な言い回しにするのがコツ。

【 メールの挨拶マナー:引継ぎや退職 】

★ 「平素は格別のお引き立てを頂きありがとうございます」や「日頃よりご愛顧頂きまして誠にありがとうございます」など。

・ 普段は言い慣れないような丁寧な言い回しをすると、相手の印象が良くなることに…。

引き継ぎや退職はこちらの都合ですから、より低姿勢な挨拶をする必要があるのです。

 

面識がない相手へのメール


同僚から紹介をしてもらったり、取引先から紹介をされたりなどで、面識がない相手にメールを送る機会はあるもの。このような時のメールの挨拶では、自己紹介とメールをするに至った経緯を説明するのがマナーです。

【 メールの挨拶マナー:面識がない相手 】

★ 「〇〇会社の営業部△△と申します。弊社開発部の〇〇より、△△様が弊社の製品にご興味があると伺いましてご連絡をさせて頂きました。」

・ …など、自己紹介と連絡に至った経緯を簡潔に説明すると、相手が要件を理解しやすくなります。

 

いかがでしたでしょうか、社会人経験がない人や仕事でメールを使う機会があまりなかった人にとっては、メールで挨拶をすることは不慣れなこと。

挨拶を入れること自体に馴染みがないでしょうし、また、どのような挨拶文が相応しいのかもわかりづらいかもしれません。しかし、ビジネスのメールにおける挨拶は定型文と言っていいくらい、相手と場合によって言い回しが決まっているもの。

その通りに送ることが、相手に好印象を与えることにつながります。「定型文なんて冷たいのではないか。」と思われる方も多いのですが、それを崩す方が失礼に当たる可能性があるのです。

メールでどんな挨拶をしたらいいか迷った時は、相手と自分の関係性や相手にメールを送る状況などを総合的に考えて、判断するのがポイントです。

また、自分が相手の立場になってメールを受け取った時にどう感じるかも想像しながら、より丁寧なメールの挨拶をして、好印象を残しましょう。

まとめ

ビジネスシーンで使えるメールの挨拶文とは

・社内の人間への挨拶は「お疲れ様です」がマナー
・「いつもお世話になっております」が一般的
・顧客には「いつもご利用ありがとうございます」
・打ち合わせや商談後には当日のお礼をまず伝える
・電話をした後のメールでは電話のお礼を伝える
・引き継ぎや退職の挨拶の時はより丁寧な挨拶をする
・面識がない相手へのメールは自己紹介と経緯を説明