ビジネスメールは結びが肝心!基本の書き方を徹底解説

ビジネスメールは結びが肝心!基本の書き方を徹底解説
ビジネスメールの結びは、相手が読んだ際にメールの内容の印象を決める重要な部分と言えますよね。ビジネスとしてメールを扱う場合、友達とのLINEのやりとりの延長のようなメールを送っていては、いつまで経っても信用されませんし、ビジネスもうまくいきません。ビジネスマンとして成功するために、ビジネスメールの基本の書き方を身に付けましょう。それで信用が得られれば、ビジネスはきっとうまくいくはずです。

そんなビジネスメールの書き方で、ぜひ、マスターしてほしいのが結びの文章です。ビジネスメールの結びの文章は、そのメールの印象を決める重要な要素です。本文に沿った、最適な文章を選ぶように心がけたいものです。そこで今回は、ビジネスメールの結びの書き方についてお伝えします。



 

ビジネスメールは結びが肝心!
基本の書き方を徹底解説

 

ビジネスメールの基本構成


ビジネスメールには、相手に情報をスムーズに伝えるためのマナーがあります。まずは、ビジネスメールの基本とも言える構成について理解しましょう

ビジネスメールは、基本的に前文、本文、結び、署名の4つのパートに分かれています。前文には、宛先の担当者名、送信者の氏名、挨拶文を書きます。次に、実際に伝えたい本文を簡潔にまとめて書きます。そして、ビジネスメールの結びには、本文の内容に応じた短い文章を書きます。最後に、自分の所属や連絡先を記載した署名を付けるのもマナーです。

前文の書き方で注意したいのは、相手の氏名をしっかり書くことです。また、相手に応じて丁寧な挨拶文を書きましょう。同時に、自分がどんな立場なのかを伝えるのもポイントの1つです。

続いて本文は、簡潔にしかも具体的に書くのがポイントです。おすすめは、何を伝えたいのかを最初の文章に書いてから、次に具体的な内容を書くことです。これはビジネスでよく使う報告書の書き方の基本でもあるのでぜひ、身に付けておきましょう

そして、ビジネスメールでの結びの文章に気を使ってください。本文が長いと伝えたいことが読み手に分かり難くなります。そこで、結びの文で再度、このビジネスメールが何を伝えたいかを明確にするのです。本文の最初に、何を伝えたいのかを書いたら、それと重複しても全く問題ありません。かえって分かり易くなります。

最後の署名も必ず入れましょう。これは自分の名刺代わりです。簡潔に所属と氏名、電話、Eメールアドレスを見やすいように入れるのがマナーです。

 

ビジネスメールは結びが肝心


現代のビジネスマンは、毎日大量のビジネスメールを受け取ります。1日分のビジネスメールを全てチェックしたら1時間以上かかった、なんてことも特別なことではありません。

そんな毎日大量に届くビジネスメールでは、相手の印象に残ることが大事になります。ビジネスメールを読んで良い印象を持ってもらうためには、送信者が誰で、何の連絡だったか、を分かり易く書くよう心掛けるのをおすすめします。

まず最初に、送信者が誰だか解らないようなビジネスメールは、誰も読んでくれないと思ってください。また、このビジネスメールで連絡したことが曖昧だったりすると、受け取った側は、どんなリアクションを取ってよいか分かりません

例えば、重要な依頼内容なのに、相手が情報の連絡だけと誤解したら、ビジネスに大きな穴を開けてしまいます。ビジネスメールの結びで、しっかり依頼内容を伝えれておけば、相手はそれを見て行動に移してくれます。

たった1行の結びの文がビジネスの成功を導いてくれるのです。そのためには、ビジネスメールの本文に即した結びの文章を選びましょう。自分で本文や送る相手に対応したパターンを用意しておいて、そこから選べるようにしておくと良いですね。

 

結びの書き方の例


ビジネスメールの印象は、結びの文章で決まります。ビジネスメールでは、相手に伝えたい、具体的な内容が全て書かれていれば、短ければ短いほど良い、とされています。ただ、そうはいっても、理想的な文章はなかなか書けないものですよね。そんなビジネスメールでも、結びの文にビジネスメールを送った目的が簡潔に書かれていると、印象が良くなります。そして、ビジネスメールでは、似たような結びの文章をよく見かけます。それらは常套句として覚えましょう。

まず、情報を伝えるだけなら「よろしくお願いします」で十分です。もし、対応を依頼するビジネスメールなら、「〇〇の件、対応よろしくお願いします。」とします。また、返事が欲しければ、「〇日までに、お返事をお願いします。」や、「〇〇までに、回答をお願いいます。」とするとよいでしょう。

さらにお詫びの内容なら「ご期待に沿えず申し訳ありませんでした。」といった文章を入れましょう。他にも本文の内容に応じたビジネスメールの結びの常套句があります。ぜひ、ネットで調べてみてください。

なお、送る相手が目上の方やお客様の場合は、敬語を使います。敬語を使った文章を書くのは難しいので、結びの常套句を覚える際、その敬語バージョンもいっしょに覚えると良いでしょう。

 

いかがでしたか。ビジネスメールの結びの書き方の基本についてお伝えしました。

今の時代、ビジネスメールは重要なビジネスのツールとして活用されています。しかし、友人同士のLINEの延長感覚で書いてしまうと、相手に悪い印象を与えてしまい、ビジネスにも影響するかもしれません。そうならないためにも、まずはビジネスメールの書き方をマスターしましょう。

中でもビジネスメールの結びの文章は、そのメールの印象を決める重要な要素です。適切な文章を書くよう心がけましょう。と言っても、けっして難しくはありません。常套句として覚えておいて、そこから選べば良いのです。ぜひ、ビジネスメールの結びの文章をマスターしてビジネスを成功させましょう。

まとめ

ビジネスメールの印象を決める結びの書き方の基本とは

・ビジネスメールの基本構成をマスターしよう
・ビジネスメールは結びの文章で印象が決まる
・常套句を覚えて結びの書き方をマスターしよう