上司へのメールでのやりとりは、会社内でもいろいろな場面であります。挨拶やお願い、いろいろな状況で上司へのメールを送るケースがありますが、上司なだけにその文面や内容に気を使ってしまいますよね。
でも、最近のビジネスシーンでは、メールの役割はどんどん拡大しているので、上司へメールを出さずに済ませる…、ということは、まず難しいものです。ならば、ケースバイケースで対応し、文面だけでなく様々なビジネスメールのマナーを、上司へのメールでは押さえておかなくてはなりません。
上司へのメールでの正しい礼儀作法ができていないと、「ビジネスマナーがなっていないな。」という、レッテルを貼られてしまうかもしれません。そんなことは避けたいですよね。
そこで今回は、上司へのメールで間違えのない、基本のビジネスマナーをお伝えします。
上司へのメールに迷ったら☆
挨拶やお願い、状況別例文集
上司へのメールは必ず返信が鉄則
【 上司へのメールでは、必ず返信！ 】
★ 上司へのメールは、必ず自分が返信して終わりにすることを鉄則にします。
・ 上司から届いたメールが、「もう返信は不要かな？」と思う内容であったとしても、上司へのメールを返信することで「メールを確認しました」という意味につながります。
もしも社内で、メールのやりとりをしている上司に会ったなら「メール確認致しました。ご返信差し上げませんがよろしいですか？」と伝えれば、返信は不要となります。ポイントは、相手に「もしかしてメール見てないのかも？」と思わせない配慮です。
上司へメールでお礼をする文面
上司へメールでお礼をする場合、文面を一度しっかりと作っておくと、今後は一部修正するだけで使えるフォーマットになります。そのため、一度しっかり作り込んでおくことをおすすめします。
【 上司へのメール、お礼のフォーマット 】
★ 例えば、出張に行った際に、食事をごちそうになった場合など…
「お疲れ様です。◯◯です。
先日の△△出張の際には、さまざまなお心遣いを頂きましてありがとうございました。
食事中に伺ったお話、とても勉強になりました。」
というように、「いつのなにに対するお礼なのか」をしっかり明記するように定型文を作っておくと便利です。
不要な挨拶などは上司へははぶいて
社外へのビジネスメールでは、挨拶をはぶくのは失礼になりますが、同じ会社内にいる上司と部下の間柄であれば、あまりかしこまった時候の挨拶などははぶいても差し支えありません。
【 上司へのメールでは、簡潔に 】
★ 社内のメールでは出来るだけ簡素に、なおかつ失礼にならないような文章を、心がける方が好印象です。
例えば「お疲れ様です。表題の件、お手数ですがご確認頂けますでしょうか。どうぞよろしくお願い致します。」というような文章でも問題ないですが、心配な時には「お忙しいところ恐縮ですが」等の文章を付け加えるとより良いです。
わかりやすいように件名を工夫
わかりやすい件名をつけることは、社内・社外にかかわらずビジネスメールでは大切なこと。特に上司へのメールでは、必ず工夫した件名をつけるように心がけます。
【 上司へのメールでは、分かりやすく 】
★ 件名を「お疲れ様です」や「ありがとうございました」などにすると、中の文面を想像出来ず、仕事の効率が下がります。
・ 後回しにされて読んでもらえないこともあるかもしれません。
「【確認お願いします】」や「【至急のお願い】」などと件名を見て重要度がわかるようにするのもおすすめです。
まず文頭に結論を
上司に報告をする時も同じなのですが、前置きが長いのは報告にはなりません。まず結論を最初に伝え、それについて補足説明をするように心がけるのがポイント。無駄な前置きが長いことは、上司の仕事の効率を下げることにもつながります。
【 上司へのメールでは、まず結論 】
★ 上司へのメールでは、「打ち合わせの結果をお知らせします」や「先日のお礼を申し上げたく、ご連絡差し上げました」などと、どんな要件で連絡したのか、結論からメールで伝えるようにするのです。
・ 上司へのメールは件名に工夫、がポイントです。
敬語の使い方をしっかりチェック
上司へのメールで一番気をつけたいのは、正しく敬語を使っているかどうかです。せっかくポイントを押さえて、しっかりした内容のメールを書いたにもかかわらず、敬語がメチャクチャで上司をがっかりさせてしまう…、なんてことにもなりかねません。
【 上司へのメール、敬語チェック 】
★ 社内にいる上司へのメールは、社外のお客様とのメールのやりとりをうつす鏡だと言えます。
・ 「この内容でお客様とやりとりしているのか」と上司に思われてしまっては、信用を落とすことにもなりかねません。
上司へのメールは時間を置かずに
上司へのメールは、受け取ったらすぐに返信をするように心がけるのが基本。「このメールは急ぎではないな」という内容であっても、読んだらすぐに返信をするのが鉄則です。
【 上司へのメールは、すぐに返信！ 】
★ 仕事を後回しにする、仕事が遅い、というのは仕事にとってマイナスの印象になってしまいます。
・ これは上司へのメールでもしかり、です。メールを受け取ったら、出来るだけ早く返信するように心がけてください。
社外のお客様とのやりとりも、もちろん同じですから、気を付けるようにしてください。
いかがでしたでしょうか、上司へのメールは、社外のお客様とのやりとりの縮図です。上司は、自分とあなたとのやりとりを通して、社外のお客様とどうやってやりとりをしているのかを見ていると言っても、過言ではありません。
上司へのメールで、きちんとしたやりとりが出来ていない人は、もちろん社外のお客様とのやりとりでも、きちんと対応が出来ていないと思われてしまうのです。
上司とのメールのやりとりは、社外のお客様にメールする練習だと思い、適当にせずにきちんとしたやりとり、目的をもったやりとりが出来るように心がければ、自然と好印象の上司へのメールが打てるはず。
まずは「こいつなら仕事を任せて安心だな」と思ってもらえるよう、上司へのメールを送ることが出来るようにチャレンジしてみましょう！
まとめ
上司へのメール、基本のマナー
・メールを見たかどうかは返信で知らせる
・基本の文面を一つ作って使いまわそう
・同じ社内の上司だからこそ簡潔なメールを
・件名は他のメールに埋もれないものを
・結論を文頭に書いて合理的な文章にする
・敬語の使い方に間違いがないか注意して
・返信メールはすぐに送るのがメールマナー