就活メールは返信こそ肝心!人と差がつく7つのマナー

就活メールは返信こそ肝心!人と差がつく7つのマナー
就活メールの返信こそ、企業がチェックしている大事なポイントです。と言うのも、現代のビジネスシーンでは、メールコミュニケーションは不可欠であり、そこで取引先や周囲との関係性を深める時代だからです。

もちろん就活でも頻繁にメールを使います。基本的には雛形を使ってメールを送れば、就活を始めたばかりの人でも、失敗なくやりとりができますよね。

でも本当に大事なのは、その就活メールに返信をする時です。雛形を使うとやりとりが一方的になりがちですが、それだけに、柔軟な対応が求められる、就活メールの返信がきちんと出来るかどうかで、判断しやすいからなのです。

就活メールの返信は連絡を取るためだけでなく、あなたを見極めるためのツールにもなっています。もちろん、これだけで採用不採用は決まりませんが、相手の印象は確実に変わると考えて送りたいもの。

就活メールの返信で、評価が下がってはもったいないですよね。そこで今回は、気が抜けがちな就活メールの返信で、間違えやすいマナーを解説します。失礼のない就活メールの返信で、差を付けましょう



 

就活メールは返信こそ肝心!
人と差がつく7つのマナー

 

就活メールの返信、件名は変えない


就活メールで返信をするときのマナーとして、同じ案件、用事の返信の時には「件名を変えない」のは鉄則です。

【 就活メールの返信で件名は変えない! 】

★ 件名を勝手に変えてしまうと、相手がメールを探しにくくなってしまいます。

・ また、何の要件か件名をみてすぐにわからないと、仕事の効率を下げることにつながります。

就活メールの返信なのに件名を変えていると「ビジネスマナーを知らない子だな」と相手に思われてしまいます。就活メールで返信の件名を勝手に変えてしまうのは、目立つマナー違反ですから気をつけたいポイントです。

 

返信は時間を開けず出来るだけ早く


受け取った就活メールに返信を出すのは「受け取ったらすぐ」がマナーです。何日もしてから就活メールの返信を出すのは、出していないのも同然。就活では遅くとも24時間以内に出すように心がけます。

どうしても返信が出来ない状況であれば仕方ありませんが、そういう状況にならないように受信だけでもスマホで出来るようにしておくなど、工夫が必要です。

【 就活メールの返信は24時間以内に! 】

★ どうしても返信が遅れてしまった場合には、冒頭に「ご返信が遅れ大変申し訳ございません」と一文を添えれば、相手の印象もぐっと変わります。

 

就活メールの返信でも名をしっかり名乗って


LINEやSNSばかり使っている世代ですと、就活でもついつい名前を名乗ったり冒頭の挨拶を省いてしまいがちです。

【 就活メールの返信でも、名を名乗る 】

★ 特に就活のメールでは返信であっても、きちんと名を名乗り、冒頭の挨拶を入れるようにします。

・ 「お世話になっております。◯◯大学□学部4年の◯◯です」というのは定型文のように必ず毎回、就活メールの返信であっても入れてください。

ビジネスルールでは当然のことですので、就活での習慣にしておけば、就職後も間違いなく役に立つはずです。

 

就活メールの返信の出だしにはお礼


就活メールの返信冒頭で、挨拶と自分の名前をしっかりと名乗りますが、もうひと工夫するのならば、返信をくれたことへのお礼を相手に伝えます。

【 就活メールの返信でお礼を伝える 】

★ 例えば、

・ 「お世話になっております。◯◯大学□学部の◯◯です。早速のご返信をいただきましてありがとうございます

このように、名前の後に御礼の言葉を入れてから、要件に入ります。小さなことですが、相手の印象はお礼を入れなかった場合とは、まったく違ってくるはずです。何十人ともメールのやりとりをしても、印象は大きく変わります

 

署名はわかりやすく作成しておこう


就活メールの返信はスマホからすることもあるかもしれませんが、スマホであってもきちんとメールの署名は作成しておいてください。

【 就活メールの返信では、必ず署名を 】

★ 署名がない就活メールの返信は、スマホや外出からの片手間で出したメールなんだな、という印象を相手に与えてしまいます。

・ それではせっかくすぐに就活メールの返信をしたとしても、相手には残念な印象を与えてしまっただけで終わってしまいます。

スマホで送ったことがわからない位に、きちんとした署名を付けて、内容も基本ルールを押さえた就活メールの返信を送れるように、準備をしておくとバッチリです。

 

定型文に自分らしさをプラスしよう


就活メールの返信は、基本的にはビジネスライクでかまいません。逆に親しくもないのに趣味の話をしたり、馴れ馴れしく話しかける方がNGマナー。でもあまりにも定型文すぎても、「定型文を流用しているのかな」と思われてしまうので、難しいところです。

【 就活メールの返信では、少しのアレンジ 】

★ 出来れば一文でも自分で考えた文章を付け加えると、自分らしい就活メールの返信にすることが出来ます。

「先日頂いた資料、大変勉強になりました」など自分流のアレンジをプラスしてみてはいかがでしょうか。

 

適切に改行を入れて読みやすくする


就活の返信メールだけでなく、ビジネスメールは適切な改行がメールを読みやすくするためにも、必須マナーです。どんなに素晴らしい内容でも、改行がない文章が延々と続いていれば、読みにくく飛ばしたくなりますよね。

【 就活メールの返信では、適切な改行を 】

★ パソコンではきちんと改行していても、スマホからの送信になると改行を忘れて、就活メールの返信をしてしまうこともあります。

これは就活ではマイナスになってしまいますから、スマホからでも適切に改行をするように心がけてください。

 

いかがでしたでしょうか。就活の返信メールで大切なことは、相手にわかりやすく失礼のないメールを送ること。「何だそんなことか」と思うかもしれませんが、これが実はなかなか実践できないものなのです。

「どうしたら相手に失礼がないか。」「どうしたら相手が読みやすく、気持ちよくメールを読んでもらえるか…。」を考えることは、就活メールの返信では大切なポイントなのです。

「就活だから気が乗らないな」なんて思うのはNGです。就活メールの返信マナーは、就職した後もずっと役立つ、大切なビジネスマナーでもあります。「今だけのことだから…。」と思わずに、しっかりそのマナーを自分に叩き込んでおくことが、成功につながります。

仮に就職して社員として働かない、フリーの道を選んだとしても、あらゆる形でビジネスマナーは大人にとっては、必ず必要になってくるもの。未来の自分のために、就活メールの返信をきっかけに、マナーを理解して一歩先を行きましょう!

 

まとめ

人と差がつくメールの返信マナー

・件名は要件が同じ間は変えないもの
・返信は見たらすぐにするのがマナー
・自分の名前は毎回名乗るのを忘れずに
・返信をくれたお礼をまず相手に伝えて
・署名は忘れずいつもつけるのが鉄則
・自分らしい表現が相手の印象に残る
・スマホからの返信は改行に注意して