会社メールの返信マナー☆抑えておきたい7つの基本

会社メールの返信マナー☆抑えておきたい7つの基本

社内の連絡事項や上司からのメール、お客様や取引先からのメールなど、毎日たくさん入ってくる会社でのメール。相手が一目置くような素敵な返信ができたら素敵なことですよね。ルールやマナーを守って失礼のないように返信をしたいけど、「今さらまわりには聞けない」という方もいらっしゃるのではないでしょうか。

会社でのメールの返信は、円滑なコミュニケーションをとる手段でもあり、マナーを守りながら好感度がアップするような文章を用いることで、自分の評価のアップにもつながる大切な仕事のひとつです。

また、送ったメールは証拠として残るので、間違いが無いように注意を払って送りたいですよね。今後の仕事を円滑にするためにも、仕事メールの抑えておくべき基本を7つご紹介します。



 

会社メールの返信マナー☆
抑えておきたい7つの基本

 

受け取ったメールは必ず返信する


毎日たくさん送られてくるメールに返信をするのは大変な作業に違いはありませんが、受け取ったメールには必ず返信をしましょう。ただし日本人の場合には、返信に返信を繰り返すケースも多いです。相手も忙しい身であることに配慮して、どこで止めるかも意識しつつ、返信をしましょう。

返信の期限の目安は24時間以内です。ただし、出来る限り早く送るに越したことはありません。特に、添付ファイルがある場合や、至急の場合、重要な内容の場合は速やかに返信をするのが親切です。

また、受け取ったメールに確認作業や、検討する必要がある場合など、すぐに回答が出せない場合でも、受け取りメールだけはすぐに返信するのがマナーです。

 

「Re:」は消さないで返信する


返信するときは、一般的にはタイトルの「Re:」は消さずに送ります。「Re:」はラテン語からきた言葉で「~に関して」や「~について」という意味があります。「Re:」を付けることで返信を意味し、何の件に対しての返信なのかをわかるようにするためのマナーです。

ただし返信を重ねていくと「Re:」ばかりが増えて行き、肝心の件名が見えなくなってしまう場合があります。そういった場合は、タイトルの後ろに「(4)」など、末尾に番号を付けると整理されて見やすくなります。

 

タイトルは変えないで返信する


原則としてメールのタイトルは変えずに返信するのがマナーです。タイトル内に社名や名前などが記入してある場合がありますが、そのような時も削除や変更はしないのが一般的です。

ただし、内容が追加されるような場合はタイトルの後ろに補足すると親切です。例えば(再送)、(改良版)、(追伸)、(企画案)などです。

 

返信相手へは必ず敬称を付ける


メールを返信するときには、必ず相手の名前に「〇〇様」と敬称を付けましょう。特に社内メールの場合は、普段「〇〇さん」と呼んでいる上司や先輩に返信することがありますが、メールの場合はマナーとして「〇〇様」と敬意を表して送ります。

特に年配者の中には、気にする方もいらっしゃるので、このような些細なことが自分の評価を上げるポイントにもなるのです。

また、部下や同僚など立場的に目上ではない場合、~さんを用いるケースも多いでしょう。その場合にも、いくら相手が目上ではない場合にも、相手を敬う心遣いを持った言葉遣いを意識すれば、問題はありません。

目上の人々も大切ですが、自身を支えてくれている部下や同僚に対し、感謝のある文面を心がけると尚良いでしょう。

 

差出人のみに返信する


メールは「CC」や「BCC」などの同報で送られてくる場合があります。このような場合は内容によっても異なりますが、一般的には差出人にのみ返信するのがマナーです。簡単な作業のようにも思いますが、知らない間に全員に返信してしまっていることがあり、意外と多いトラブルなのです。

メールを返信する際は、「差出人に返信する(S)」を右クリックし、「全員に返信する(A)」を選択しないように気を付けましょう。

 

引用を使い分けて返信する


メールを返信する際は、元のメッセージを引用すると、メールを受け取った方もわかりやすくなります。引用というのは「Original Message」の下の部分を差し、受け取ったメールのことを言います。

一般的には元のメッセージを全文引用するのがマナーと言えますが、部分的に引用した方がわかりやすくなる場合もあり、使い分けると丁寧な印象になります。ただし、部分的な引用を好まない人もいるので、「Original Massage」はそのまま残し、「>」に続いて必要な部分を引用し、改行をした下の部分に返信の文章を作成すると良いでしょう。

例:

>A案とB案のどちらが良いでしょうか。
A案が良いと思います。

 

必ず確認を行う


メールを送る側と異なり、メールの返信には例文がありません。送られてきたメールの内容に合わせた返事の文章を考えなくてはならないのです。また、メールの文章は証跡になりますから、回答の内容や日時、誤字脱字、送り先の間違いが無いかなどをしっかりと確認をした上で返信をしましょう。

 

いかがでしたか。それぞれ違う相手にメールの返信をする作業は大変な仕事ですよね。しかし、早く送らなくてはいけないからと適当な文章での返信や、誤字脱字が多すぎるメール、要点を得ないメールはマナー違反と言えます。

返信する際は、難しく考えすぎずメールを読む相手の気持ちになって、文章を考え送れば良いのです。文字をぎっしりと詰め込んで固く難しい文章にするよりも、改行を上手に使って読みやすくすると良いでしょう。

また、クッション言葉は文章を柔らかくしてくれるので、ぜひ使うと良いですよ。「お手数をお掛けいたしますが」や「大変恐縮ですが」「お時間のある時に」など、相手を思いやった言葉を使うと素敵な文章になります。

メールを読む相手が不快に思うかどうかが、マナー違反かどうかの分かれ道になるので、相手への心遣いを感じるセンスの良い返信を行いたいですね。マナーを守ったメール返信で、会社での信頼度や評価がアップするために、この記事がお役にたてたら嬉しいです。

 

まとめ

会社メールの返信マナー☆抑えておきたい7つの基本

・すぐに返信できない内容でも、受け取りメールを入れましょう
・何の返信かわかるよう、「Re:」を残して返信を
・タイトルは変えず、内容変更は補足して返信
・普段は気軽に話しても、返信相手へは必ず敬称を
・CCやBCCで受けても、差出人のみへの返信で
・基本的には全文引用ながら、時に使い分けた返信を
・メールを返信する前に、一度読み返してチェックする