会社メールの返信マナー、意外としがちな非常識を見直そう

会社メールの返信マナー、意外としがちな非常識を見直そう

子供からお年寄りまで使っているメール。いろいろな企業からの情報や支払い明細など様々なところで使われています。一斉送信や時間指定で送れたりとても便利になってきました。

ですが、「忙しいかもしれないからメールにしよう。」「この前お菓子を貰ったお礼をメールで送ろう。」こんな風に簡単に送れてしまうからこそトラブルも多々起きてしまいます。自分は冗談で言っているつもりでも、顔が見えていないので冗談なのか本気なのかメールでは伝わらず見た人を不快にさせてしまうこともあります。

会社内での連絡もメールが多いのではないでしょうか。会社メールで何かミスをしてしまった場合取り返しのつかないことが起きてしまうかもしれません。これから会社メールの返信マナーをご紹介するので今一度確認しておきましょう。



 

会社メールの返信マナー、
意外としがちな非常識を見直そう

 

メールだからといって簡単に済ませないようにしよう


メールは誰から送られてきたのか、誰に送ったのかがわかるようになっています。ですが、本文だけですべてが伝わるように本文内にも自分の名前や部署名、相手の名前や部署名を必ず入れるようにしましょう。

そして社名などは略さず正確に打ちましょう。名前などは感じがいろいろあるので変換をしっかり見て間違えることがないようにしましょう。

 

今すぐ返事が出来ない内容でも見たことを知らせよう


メールが来て内容を確認してもすぐに返答が出来ないことがありますよね。上司やほかの部署に確認を取らなくてはいけない場合や、出欠の確認の連絡が来たときなどがあると思いますが、その場合は見て放置するのではなく、メールを見たけど内容についての返事は少し待ってという内容を送りましょう。

例えば「ご連絡ありがとうございます。詳細が分かり次第、再度連絡いたします。」のように相手からのメールを見たことが分かるように連絡をしましょう。

 

「Re:」をたくさんにしないようにしよう


メールをしているとRe:Re:Re:…と続くことがありますよね。友達同士だと気にならないかもしれませんが会社メールの場合は続けないようにしましょう。

「Re:件名」のように1つだけ残すか自分で新しく件名を付けましょう。この時つけるタイトルは内容が分かるような件名にするとメールをもらった人も忙しい場合は件名だけ見て判断することが出来ます。

 

引用を使いこなそう


メールで便利な機能が引用です。あなたも相手の方もメールの相手は1人だけではなくたくさんいると思います。どんな内容を送ったか確認しながらメールを読めるように引用を使いわかりやすい分にしましょう。引用を使う時はすべての文を引用するのではなく、重要な部分を引用するようにしましょう。

例えばA商品についての詳しい内容を聞かれたとします。この場合部署名やあいさつ文、導入部分などが書かれていますが「この前ご紹介いただいたA商品についてもう少し詳しい説明が聞きたいです」というような内容部分を引用し、詳しい説明をしてあげるとわかりやすいです。

そして引用するときは引用部分が分かりやすいように「>」この記号は消さないようにしましょう。

 

メールで返事ができない場合は電話も使おう


メールで返事が出来る場合は問題ないですがメールではうまく説明が出来ないという場合は電話も使いましょう。

例えばメールで資料を添付して詳しい説明は資料を見てもらいながら電話で説明するなど、メールだけに頼らないようにした方が相手の方にいい印象を与えることが出来ます。簡単なメールだからといって同じ内容で何回もメールを繰り返すのはあまりよくありません。

1.5往復でメールを終えるのが理想なので正確に返事をしましょう。他にも至急返事がほしいといった内容のメールの時など、メールを送った後に今メールしましたということを電話で伝えるといいですよ。

 

プライベートメールのようにくだけた感じのメールはやめよう


友達とメールをしているとき絵文字や顔文字を使いますよね。絵文字や顔文字は会社メールでは使ってはいけません。会社によっては使っているところもありますが他社に送る場合などは使いません。

メールは顔が見えないのでその時の表情を顔文字で表したくなりますが会社メールには必要がないのです。絵文字や顔文字だらけのメールで慣れてしまっていると会社メールはそっけなく見えてしまいますがそのままで大丈夫ですよ。

 

メールの内容をしっかり確認してから送信しよう


メールは簡単に送れるのでとても便利ということを言ってきましたが簡単に送れるからこそトラブルになる可能性があります。

プライベートメールでAさんに送るメールをBさんに送ってしまった経験はありませんか?これは会社メールでも起こってしまう可能性があります。A社の情報をB社に送ってしまったとしたら大変なことになります。会社の信用を失ってしまいかねません。

そして、メールは消すまで残ってしまいます。なのですべての内容をしっかり確認し、宛先などの確認も忘れないようにしましょう。

 

いかがでしたか。世の中はどんどん便利になってきました。ですがメールは簡単に送れるという認識があるため誠意が伝わらなかったり、トラブルの元になったりとデメリットもあるのです。

ネット社会となりメールやLine、時にはSNSでのやりとりがビジネスシーンでも見受けられるようになりました。けれどもこれらは決して万能ではありません。あくまでも通信手段のひとつです。

それを踏まえた上で、直接会っての打ち合わせはもちろん、状況に応じて電話や手紙も活用することをおススメします。複数の方法をTPOに応じて使いこなしましょう。

そうならないためにもマナーを守り相手に不信感を与えないようなメールを送るようにしましょう。会社メールのマナーはどこの会社でも大体一緒なので覚えておいて損はしないですよ。

 

まとめ

会社メールの返信マナー、意外としがちな非常識を見直そう

・メールだからといって簡単に済ませないようにしよう
・今すぐ返事が出来ない内容でも見たことを知らせよう
・「Re:」をたくさんにしないようにしよう
・引用を使いこなそう
・メールで返事ができない場合は電話も使おう
・プライベートメールのようにくだけた感じのメールはやめよう
・メールの内容をしっかり確認してから送信しよう