ビジネスマナーはメールから☆相手を気遣う7つの心得

ビジネスマナーはメールから☆相手を気遣う7つの心得
ビジネスマナーの中でもメール作法は、現代の「最重要事項」ですよね。今やメールは必須ツール!ビジネスマナーとしてメールの作法も理解しておきたいところです。

「普段からスマホで、メールのやり取りには慣れているから大丈夫!」と言う声も聞こえますが、やはり家族や友達とのやり取りと、ビジネスマナーとしてのメールの作法は、分けて考えなければなりません。

例えて言えば、友人や家族に電話で話す時には「○○だよね!」などと口語で話しますが、まさか初対面の取引先に「そうだよね~」なんて、言えません。この感覚と、ビジネスマナーがメールにもあることは同じなのです。

それでもまだまだ、ビジネスマナーとしてメールの作法が確立しきれていない側面もありますから、自分なりに好感の持てるような、配慮あるビジネスメールを使いこなしたいですよね。

そこで今回は、ビジネスマナーとしてのメールの扱い方、そのポイントを7つ、お伝えします。



 

ビジネスマナーはメールから☆
相手を気遣う7つの心得

 

宛先入力はキチンとした形式で


仕事でメールを送るとなれば、いくら簡易的なツールとは言っても、手紙と同じくきちんとした形式を取った文面でなければいけません。

【 ビジネスマナー、メールの基本 】

★ ビジネスマナーとしてメールでは、相手の社名と名前を入れるのが基本。会社名を一段目に置き、その二段目には名前を入れてから「様」。手紙と同じ形式です。

例) ○○ 会社
△△ 部(部署名があれば)
○○ ○○ 様

また、決まりではありませんが不快な思いをされないよう、敬称も入れておくと無難です。

 

件名では要件を簡潔に書く


ビジネスメールのマナーは気遣いも大切。友達に送るのとはわけが違いますので、件名が空白だったり「こんにちは」など、要件の分からないものは、その人のビジネススキルを疑われます。

【 ビジネスマナー、メールの件名 】

★ 件名では、本文の内容が分かるようにするのが鉄則。

・ ビジネスマナーとしてメールの件名は、多くのメールが来ることを想定し、件名のみで何の案件かを判断できるようにするのが、気遣いであり配慮です。

 

本文のスタートでの挨拶


一行目に相手の社名、二行目に部署名、三行目に肩書と名前を書くのが正式なスタイル。とはいっても、相手との関係次第では、省略するケースもあります。

【 ビジネスマナー、メールでの言葉遣い 】

★ ただ、ビジネスマナーは守り、メールといえども馴れ馴れしくならない文面でなければなりません。

・ 「お世話になっております。(○○会社の…など)○○です。」と最初に「お世話になっております。」などの挨拶と、自分の名を名乗る気遣いをしてください。

 

読みやすくデザインする


ずらずらと文章を書き連ねただけだと、伝えたい情報がよくわからなくなってしまう場合があります。できるだけ相手に読みやすく、伝わりやすいよう、デザインにも工夫すると「できる」ビジネスメールになります。

【 ビジネスマナー、メールデザイン 】

★ 箇条書きにする方法も分かりやすくおすすめ。

・ また、環境依存文字を使うと、相手のPC環境によっては文字化けすることもあるので、基本的なビジネスマナーとしては、メールでは使いません。

 

最後に名前と署名を入れよう


最後の名前、ビジネスマナーではメールでも、フルネームで入れる方が適しています。

【 ビジネスマナー、メールの署名 】

★ ビジネスマナーとしてメールでは、署名を入れた方が適切。

・ 住所、電話番号、URLを入れておけば、相手も返信や仕事上の作業に手間取らずスムーズです。

先方がこちらと連絡を取りたいと思った時に役立つので、「メールでのやりとりしかないから…。」と思っても、署名によって仕事が広がることもあるのです。

 

返信の際の件名


件名は書き直すのが良いのですが、完全に違うものにしてしまうと、どのメールへの返信なのか分からなくなってしまうことも考えられます。

【 ビジネスマナー、メール返信時の件名 】

★ ビジネスマナーでは、メールの先方の件名は残します。つまり、「Re:」がつくことになります。

・ そしてそれに加えて、新たな件名を加えるようにするのも、ひとつの方法です。

ただし、同じ件でのやり取りが続くと「Re:」がどんどん増えていくもの…。それでは、どんどん見にくくなってしまい、気になりますよね。その場合は整理して、「Re:」はひとつだけにするのはOKです。

 

ファイルの添付にも気遣いを


よくやってしまうのは添付忘れです。もう一度メールを送るのは結構気まずいものですし、先方にとっては面倒なこと。送信をクリックする前にしっかり確認ておくと、うっかり忘れがなくなりおすすめです。

【 ビジネスマナー、メールの添付 】

★ また、添付ファイルを送る際には、データの容量にも気をつけて!

・ 合計で3メガを超えるようなファイルを添付する際には、相手に連絡を入れると親切です。ファイルの形式も伝えれば、バッチリ!

 

いかがでしたでしょうか、どんどん新しいツールが開発され、便利になってきました。ビジネスマナーとは言え、メールについてはまだ定まっておらず、いかに相手に配慮できるか…、と言う点で広がっている段階です。

ただ、時代によって気遣いは変わるもの。手紙でも電話でも、その時々で基本のビジネスマナーを守りつつ、プラスαの気遣いなどもありました。

少し前にはビジネスマナーとしてメールはNG!と言う時代もあったのも事実。これからもビジネスマナー、特にメール文化は変化はしていくのかもしれません。

このような一連のビジネスマナーがメールにも出てきましたが、もともと、仕事というのは機械やツールだけでなく、人と人とのつながりの中で成り立つもの。

苦手な人のことも考慮に入れつつ、気遣いを表わしていくのがマナーの基本。ビジネスマナーを身に着け、メールをしっかり使い周囲と連携を取りながら、良い仕事をスムーズに進めていきましょう。

まとめ

メールのビジネスマナーの基本

・冒頭には相手の社名、(部署名)名前を入れる
・件名は内容が要約されたものを入れる
・本文の冒頭には、挨拶とともに、自分の名を名乗る
・箇条書きなど工夫して、相手が読みやすいようにする
・最後には自分のフルネーム、そして署名を入れる
・返信の際は案件が分かるよう、「:Re」のまま返信
・ファイル添付の容量が3メガを超えるなら、ひと言連絡