ビジネスメールを返信する時☆参考にしたいフォーマット文

ビジネスメールを返信する時☆参考にしたいフォーマット文
ビジネスメールの返信には、知っていないと間違えてしまうものもあります。現代、ビジネスに限らずメールは大変便利ですよね。今やビジネスにおいてなくてはならない、コミュニケーションツールとなっています。

しかし、歴史が浅いために共通ルール確立されているというわけではありません。そのため、「常識」とされている、知識やルールは最低限知っておく必要があるのです!

特に、世代や立場が異なるビジネスメールにおいては、文字のみによる一方向のコミュニケーションのため、さまざまな弊害があるのも事実です。送ったメールは取り消すことができませんし、誤字、脱字、宛先や内容に間違いがないか、添付ファイルの有無など送る前に確認することは必須!

また、誰が読んでもわかりやすい内容になっているか、失礼に受け取られるような表現はないか、見やすいかどうかなどにも気を付けて送りたいものですよね。

実はビジネスメールは返信においても、相手にとってわかりやすいポイントがあります。そこで今回は、メールの基本をまじえながら、ビジネスメールを返信する時のポイントをお伝えします。

ぜひ、参考にして信頼できるビジネスメールを返信してください!



 

ビジネスメールを返信する時☆
参考にしたいフォーマット文

 

ビジネスメール返信での、「件名」


ビジネスメールでは本文で一番伝えたい内容を見出しとして書き、自分の会社名と名前も書きます。

【 ビジネスメール返信、「件名」 】

★ ビジネスメール返信時の件名は、出来る限り書き直しますが、「相手が書いた件名を削除せずに」、自分の件名を書き加えます

ただし、1つのテーマで何度かやり取りするときは、件名を変えずに返信した方が話しの続きがわかってよい場合もあるので注意しながら判断してください。

★ 相手の名前も付けて返信する時は相手の名前に必ず「様」を付けるのもポイントです。

 

ビジネスメール返信での、「差出人」・「宛名」


ビジネスメールでは宛先には敬称をつけます。アドレスを登録するときに敬称を入れるようにします。~様、~先生など。

★ ビジネスメールにおいての、TOやCC/BCCの使い方はとても重要です。

ビジネスメールの返信においても、送信者のみの返信かもしくは全員に返信する必要があるのかによって使い方が変わってきます。

【 ビジネスメール返信、TOやCC/BCCの使い方 】

① 「TO(宛先)」は、あなたに送っています。という意思表示になります。

・ 「TO」に複数名を登録することも可能です。

メールを受け取った側は、宛先欄に表示されているメールアドレスをみることができ、誰がメールを受け取っているかを確認することができます。

② 「CC」はカーボンコピーの略で複写の意味になります。

・ 「TO」の人に送ったメールを念のために見てくださいね。という意味でTOの人が処理者の為、CCの人は原則返信しません

③ 「BCC」ブラインドカーボンコピーの略です。

・ 「BCC」に入力されたメールアドレスは、TOやCCや他のBCCでの受信者には表示されません

 

ビジネスメール返信での、「本文」マナー


ビジネスメールの返信では、ひとつのフォーマットに沿って、本文を作成すると、間違いありません。そこで下記に、ビジネスメールの返信に役立つフォーマットをお伝えします。

【 ビジネスメールの返信フォーマット 】

① 相手の名前を最初に入れます。

・ 株式会社○○ □□課△△様

② あいさつをする。

★ メールの場合、頭語(拝啓 前略など)結語(敬具 早々など)は不要です。

・ 「いつもお世話になっております」「いつもありがとうございます」から始めます。

③ 引用符号(>)を使って簡潔に返答する

・ ビジネスメールで相手の文をそのまま残して返信するのは「前回このようなメールをいただきました」という確認の意味があります。

受信者は前に送ったメールを確認する手間が省けるので取引時や、やりとりの間隔が開く相手などには便利です。しかし、普段のやり取りなら、メールは簡潔であることが重要な為、引用に必要な部分のみ残して、あとは削除して返信します。

例)

>お打合せの件 ○月○日、どちらにうかがったらよろしいでしょうか?

Aルームを予約しておりますので、○月○日13時にお越しくださいますようよろしくお願いいたします。

 

ビジネスメール返信での、「末文」マナー


① 本文の内容をまとめた締めのあいさつを入れます。

・ 「以上、よろしくおねがいいたします。」「ではまた、ご連絡いたします。」などの簡単なあいさつや内容のまとめをいれます。

② 署名をつける。

・ ビジネスメールではメールをみて、すぐに相手に電話をかけたりするときに署名に連絡先(住所、電話番号、TEL、FAX、メールアドレスなど)が書かれているととても便利です。

「ご不明な点がございましたら、ご連絡ください」と記入しても署名に連絡先の記載がなければ、相手に連絡先を調べる手間をかけさせることになります。返信時にも必ず入れるようにしてください。

★ また、自動で挿入できるように設定しておくと大変便利です。

・ ビジネスメール用には緊急用の携帯アドレス会社のHPアドレスなどの記載をしておくのが一般的です。

 

いかがでしたでしょうか。ビジネスメールの返信に限らず、ビジネスで送る場合には、基本お互いの文を引用しながらやり取りできる、「テキスト形式」(文字だけで構成される文書形式)が便利です。

HTML形式(色をつけたり、写真をつけたりできるメール)では、引用ができません。HTML形式でやり取りできるなら、見出しの書体や色を変えるなどすると、よりわかりやすくなります。

添付ファイルを送るときや、機種依存文字などはパソコンのOSによっては文字化けしたりするので気を付けることも、配慮のひとつです。

ビジネスメールの返信では、長い文章は読みにくいので、意味の区切りで改行するようにします。さらに、箇条書きを活用すると読みやすくなります!ビジネスメールの返信では、必ず送信前にチェックすることも忘れないでください。

 

まとめ

ビジネスメールを返信する時のポイント

・返信の件名は出来る書きかえる。
・ビジネスメールでは宛先には敬称をつける
・「TO」「CC」「BCC」を使い分ける。
・メールは簡潔であることが重要の為、引用符号を上手に使う。
・署名に連絡先をいれておく。