ビジネスメールは日々やり取りされ、その返信に追われるという人もいますよね。ビジネスメールは直接のやり取りと違い文字になりますので、マナーにのっとって相手に失礼のないようにしたいものです。
取引先やお客様から頂いた仕事のメールや、社内での伝達事項・上司からの指示メールなどを受け、それに対して上手に返信をして好感度を上げたいところですが、ビジネスメールでのマナーを細かく会社で教えてくれるところは意外と少なく、どこかビジネスマナーとしてメールの送り方は心得ているものと思われています。
新入社員の方もそうでない方も、ビジネスメールの返信は特に気を遣っているのではないでしょうか。自分自身から送る場合と違い、来たメールに対しての返信ですと、疑問点もわいてくるものです。
そこで今回は、ビジネスメールで差をつけるために返信で気を付けたい５つのことについてお伝えします。
ビジネスメールで差をつける！
返信で気を付けたい５つのこと
ビジネスメールの返信：時間について
ビジネスメールの返信をするまでの時間ですが、まず会社に着いたらパソコンを立ち上げメールをチェックしますよね。また、日中はその都度メールを受信する度にポップアップ通知が来ることでしょう。メール受信を確認した時点で、なるべく早く返信をしましょう。
例えば何かの質問をされて、その日のうちに返信できる内容ではないからと言って、後で分かってから送るのではなく、「確認してまたご連絡致します。」と言うように、一度返信はしておくべきです。メールの返信がないということでの不安を与えないように気を付けます。
出張などの特別な場合を除いて、ビジネスメールの返信は２４時間以内にするのが鉄則です。
ビジネスメールの返信：件名について
ビジネスメールの返信をする際に、メールの返信ボタンを押すと件名に「RE：○○○」と付きます。○○○の部分は、相手が付けてきたタイトルのことです。この「RE：」を付けたまま送るべきか、一度消して改めて件名を入れるべきか迷いますよね。
この「RE：」が付いたまま返信をすると、メールを受け取る相手は件名を見てすぐに「あの件だな」ということが分かります。また反対に「RE：」が消されている状態だと、「新規の件だな」という解釈になります。
スムーズに相手とやり取りするためにも、件名は触らずにいるのがよいでしょう。
ビジネスメールの返信：基本の流れについて
いざメール本文に入るとなると、どのような流れで送るとスムーズにいくのか、まずは基本の流れについておさらいしましょう。
１．宛先
メールの第一文目は、メールを送る相手の名前を打ち込みます。「○○株式会社 ○○様」というように、会社名から入れるようにしましょう。
２．書き出し
ここは定型の「いつもお世話になっております。」の文章がきます。
３．用件
メールを頂いていた内容について、答えなりの返事を打ちます。
４．結び
メールの大事な締めになります。「何卒宜しくお願い申し上げます。」「どうぞよろしくお願い致します。」「恐れ入りますが、ご確認の上、もう一度ご返信をお願い致します。」などです。
５．署名
署名はビジネスメールに必要不可欠なもので、あなたの会社名・住所・連絡先などを載せます。ビジネスメールの最後は必ず署名を付けるようにしましょう。
署名はパソコンで設定できますので、あらかじめ署名が付くように設定しておくとよいですね。
ビジネスメールの返信：引用を使う場合
相手から何か質問が送られてきた場合、その答えを書くのに引用を使うと相手も見やすくまとまりのあるメールに仕上がります。
相手が送ってきたメールの引用する箇所には「＞」を付けます。
「 ＞次回のお打ち合わせの日程は○月○日（○）の○時からでよろしいでしょうか。
＞お手数ですがご確認をお願い致します。
はい、そちらの日程で問題ございません。宜しくお願い致します。 」
このようなメール引用になります。引用をすることの大きなメリットは効率が良いことです。ただし部分的に引用をする場合は、前後の文脈が分かる程度の引用が必要になりますので、気を付けましょう。
ビジネスメールの返信：メールができあがったらしっかり確認を
メールは相手に送ってしまえばもう訂正ができません。言葉を選びながら考えて打ったメールでも、改めて読み返してみると「？」な文章だったり、失礼な文章になっていることがあるものです。
一度打ったメールはしっかりと読み直し、相手の名前の間違いはないか、数字の打ち間違いはないかなど細かく目を光らせましょう。まだビジネスメールの返信に慣れていないなど不安を覚える人は、一度先輩にチェックしてもらうのもよいですね。
いかがでしたか。ビジネスメールの返信で気を付けたいことは、いかに相手目線で送れるかということです。メールを受け取る相手の気持ちになってメールを作成することを心掛けるとよいでしょう。
ビジネスメールは相手との繋がりが密になればなるほど、どこか簡略されシンプルなメールのやり取りになりがちですが、きちんと社会人としてマナーに乗っ取ったメールのやり取りをしたいものです。
メールは文章ですので、電話でのやり取りと違い相手の受け取り方にも差が出てきます。お詫びのメールの場合は特に、その気持ちを込めた文章を作るように気を付けましょう。
日々扱うビジネスメールがあなたにとっての評価の一つと思うと、身も引き締まりますよね。メール一つ一つを丁寧に返して自分の印象も上げていきましょう。
まとめ
ビジネスメールの返信マナーで気を付けたいこととは
・メールを受け取ったら最低でも２４時間以内に返信をしよう
・件名は「RE：」を付けたままにして、相手が分かるようにしよう
・基本の流れに乗って文章を構成しよう
・引用をうまく使って見やすいメールにしよう
・メールができあがったらしっかりと確認しよう