メールの挨拶マナーは現代社会の必須事項。ビジネスシーンにおいて、メールは欠かせないツールになっていますよね。ただ、まだメールでの挨拶には、電話や手紙のように確立されたルールが明確になっている訳でもありません。
ルールがないから、自分の思うように文章を作成してしまうと、相手に失礼なものと取られるものになってしまうことが無いとも限りません。ビジネスマンとしてルールをわきまえていれば問題はないのですが、失敗してしまわないように注意しておきたいもの。
実際、社外へのメールでの挨拶をどのように書き出せばよいのか、悩む方も多いです。取引先との関係をギクシャクさせては大変ですよね。そこで今回は、間違った書き出しや不自然なメール挨拶の文章にならないように、押さえると良いマナーをお伝えします。
メールの挨拶☆
社外へ送る時に押さえる７つのマナー
相手の視点に立った文章にする
相手の視点に立った文章を心がけることは、どんなコミュニケーションツールを使う時にも、必要な基本中の基本。当然、ビジネス上のメール挨拶にも当てはまります。
【 メールの挨拶マナー：言葉遣い 】
★ 相手を気遣った書き方をするため、ビジネスシーンでの基本は敬語。謙譲語と敬語、尊敬語をきちんと使いこなした文面が好ましいです。
・ プライベートで親交のある相手だとしても、ビジネスメールで挨拶を送る場合、変に馴れ馴れしいとか、逆に硬すぎる、と敬遠されてしまうことがあります。
相手が返信に躊躇してしまうことのないよう、丁寧な文面で送るのが正解です。
メールの挨拶マナー、宛名の書き方
【 メールの挨拶マナー：宛名 】
★ ビジネスメールでは、必ず一行目に「社名、部署名、お名前」を書かなければなりません。
・ お名前はフルネームが基本！別の人に間違えられる心配がありませんし、丁寧な印象を与えることができます。
自分もフルネームで覚えてもらっていたら嬉しいように、相手もフルネームが好ましいはず。そして、お名前には「様」を忘れずにつけてください。相手が役職に就いておられる方であれば、役職も付け足すことも忘れずに！
冒頭の挨拶を考える
特に初対面の方にメールする場合は、今後の良い関係ができるかできないかを決めることになりますので、冒頭の挨拶はとても重要！でも、初めてだからこそ、なんて書けばよいのか分からないもの。
【 メールの挨拶マナー：文面 】
★ 初めての場合は、少々堅いかなと感じるくらいで丁度良いもの。「はじめてご連絡差し上げます。」とか、「突然のメールで失礼いたします。」などの文で始めることができます。
・ また、仲介者を介してメールする場合は、「〇〇会社の〇〇様よりご紹介いただきました」など、仲介者の名前も入れてください。
もちろん、既に関係のできている方にメール挨拶を送る場合には、その相手との関係の温度に応じた挨拶文にして、より関係を深めるとより良いかもしれません。
一往復半で完結できるメール挨拶
あくまで理想ですが、メールのやり取りは一往復半で完結するのが望ましい、とされています。つまり自分→相手→自分で完結するということ！
【 メールの挨拶マナー：返信回数 】
★ そのためには、相手が「一回メールを返せばそれでOK」と思えるような文章にまとめる配慮が必要。
・ 何か聞き直さないと分からない文章を避け、簡潔に分かりやすく伝えたい内容をまとめたメール文にするのがコツです。
因みに、メールに返信する場合は24時間以内と言うのが基本。返信が早いと、「できる人」というイメージを持ってもらえますので、仕事の依頼が増えるかもしれません。
一目で内容が分かるような件名に
相手はたくさんのメールを扱っているかもしれません。そのため、せっかく一生懸命考えて送ったメールでの挨拶が、簡単に見ただけで埋もれてしまわないよう、工夫をしたいもの！
【 メールの挨拶マナー：件名 】
★ 件名にはメールの中身を具体的に書くこと！これで相手は分類しやすくなるのです。
・ 初めての挨拶であることとか、担当者交替の挨拶であるとか、具体的に書くようにしてください。簡単にゴミ箱に入れられることは、まずありません。
最後は結びの言葉で締める
ここまで細やかな気遣いあるメールの挨拶文を作成してきましたが、最後の結びの挨拶がないと、中途半端なメールになってしまいます。それはもったいない！
【 メールの挨拶マナー：締めの文 】
★ 「今後もお付き合いよろしくお願いします。」「メールにて失礼いたします。」などの結びの挨拶で締めくくってください。
・ これがないだけで、最後礼儀や愛想がないととらえられてしまう危険もあるのです。また送ってほしいと思ってもらえるよう、良い印象を残して終わってください。
署名をつける
【 メールの挨拶マナー：署名 】
★ ビジネスメールでは、必ず最後に署名をつけます。一般的な署名は、自分のフルネームと連絡先で構成され、名刺代わりの役目も果たす大切な部分。
・ 「こんなに情報いらないと思うけど…。」と思うくらいで丁度良いかもしれません。
でも、情報量が多すぎたり、いろいろ装飾して仰々しくなるよりは、シンプルに決めた方が一般的に好印象です。
いかがでしたでしょうか、冒頭でも書いたように、メールでの挨拶にはまだ確立されたといえるほどのルールはありません。ということは、これは大きなチャンスでもあると言えるのではないでしょうか。
と言うのも、ここで好印象を与えて他社との差をつけることができる可能性もある、と言うこと。ぜひ、自分なりのマナーを考えて、ちょっとした心配りを心掛ければ、それが生きてくるに違いありません。
これからますますメールでの挨拶はビジネスシーンで増えてくるでしょうから、一歩先を行きたいもの。そのためにも、相手の立場に立って、自分の独りよがりではなく、本当に相手の心を動かすための配慮がポイント！
ビジネスシーンでは怒りを感じることも多いかもしれませんが、相手の立場に立つと、自分を省みることもできるもの。自分の立場、相手の立場を理解しつつ、どんな関係性でも心を掴める、と言うもの！そして、仕事をますます楽しいものにしちゃいましょう！
まとめ
社外へのメールマナーのポイントとは
・プライベートで親交があっても、ビジネスメールでは敬語
・手紙と同じく、メールの冒頭で先方の宛名を書く
・「突然のメールで失礼いたします。」など固めで始める
・一往復半で完結できる、分かりやすく簡潔な内容に勤める
・件名はひと目で内容が分かるよう、工夫する
・「メールにて失礼いたします。」など礼儀正しく締める
・シンプルな署名を最後に付ける