電話の応対のマナーは「知ってる！」と思っていても、実は「知ってるつもり」であることも多いんです。
掛かってきた電話に対して自分がよかれともってしていた応対が、実は失礼だったかも？と心配になってしまう人もいるはず。社会に出てしまえば、電話応対のマナーがなっていなくても「マナーのない人だな」と思われてしまうだけで、それを正してあげよう、教えてあげようとまで思ってくれる人にも出会えなければ、ずっと「マナーのない人」のままで進化することが出来ません。
「知らなければ恥ずかしい！」ようなマナーのままで、この先もずっと過ごしていくことにだってなりかねませんね。
間違った電話応対のマナーが染み付いてしまう前に、しっかりマナーを体に叩き込むためにも、電話応対の基本事項であるまずは７つをお教えしましょう。
知らないと恥ずかしい！
電話対応マナー７つの基本事項☆
電話は３コールまでに取るようにしよう
電話応対のマナーで基本中の基本は、電話がなったらなるべく早くでることです。
自宅でも出来るだけ早く電話は出るべきものですが、ビジネスシーンであるならば、３コールまでに電話にでるようにしましょう。
もしも電話に出るのが遅くなってしまったら「お待たせしました」の一言を添えれば相手が不快な思いをすることはないでしょう。
何か別のことをしていたり、キリの良い所で手を放したいという気持ちもわかりますが、「電話が鳴ったら３コールで」とおぼえておきましょう。
まずは明るい声で対応するように心がける
まず電話に出た時の第一印象は、声で決まります。
どんなに忙しくても、体調が悪かったとしても、イライラした声や辛そうな声で電話に出ることではデメリットはいっぱいあっても、何もメリットはありません。
電話が鳴ったら気持ちを切り替えて元気よく明るい声で「もしもし、◯◯です。」と取るようにしましょう。電話は顔が見えないコミュケーションのツールです。
声だけで相手の印象が大きく変わると言っても過言ではありません。
相手の言ったことはきちんとメモしよう
相手から名前や所属を聞いた時には、忘れずにメモを取るように心がけましょう。
もしも電話を掛けた相手が不在で伝言を預かった時も「なんか、女の人から電話あったよ～」だけでは、子供のお使いにもなりません。
最低限、相手の人の名前とあれば所属もきちんと聞くようにしましょう。
聞いたら「◯◯会の△△さんですね。」と復唱して間違いのないように確認して失敗ないようにしましょう。
折り返し電話が必要な場合は、電話番号も忘れずに聞いておきましょう。
わからないことはもう一度聞き直そう
電話で用件を聞き逃してしまったりした場合には、うやむやのままにしないで必ず聞き直すようにしましょう。
聞き直しにくいと思っても、聞かないで適当な返事をしてしまうことを思えば、聞き直すことは失礼にはあたりません。
「恐れ入りますが電話が少々遠いようなのですが」と伝えれば相手ももう一度ハッキリ言ってくれるので、今度はきちんと間違いのないようにメモしましょう。
聞き取れない時に「はい？」や「え？」と聞き直すのは失礼なので気をつけましょう。
保留ボタンを絶対押し忘れるべからず
誰かに電話を変わる時や、他の誰かに何かを聞く時には、必ず保留ボタンを押すのを忘れないようにしましょう。
当たり前のこと思うかもしれませんが、保留ボタンを押さずに「◯◯ちゃんっている？」や「△△って在庫あったっけ？」など話すのはＮＧです。
受話器を手で覆っていても必ず聞こえます。
運悪く名前を間違って伝えてしまったり、相手の悪口を言ったり、そういう時に限って保留ボタンを押していなかったりするものなのです。
相手を長く待たせないよう配慮しよう
電話が掛かってきた時、確認することがあったり、何か探しものをして答えなければならなかったりすることもあります。
相手がすぐに返事が欲しいと言っていても、相手を長い時間待たせるのと、一度電話を切ってこちらから折り返すのとでは、同じ時間であってもこちらから折り返すほうが印象がいいものです。
特に時間が掛かれば掛かるほど、相手はよい返事を期待してしまいます。
検討すべきことがあればなおさら、相手を待たせず折り返し電話すると伝えましょう。
電話は優しくそっと切るよう心がけよう
電話の第一印象は最初に出た時の声で決まりますが、最後の印象は電話を切る時に決まります。
電話のマナーでは、「掛けたほうが切る」というのが基本です。
掛かってきた電話を取った時には、相手が切るのを待ってから切るようにしましょう。
もう電話が切れたかなと思って受話器をガチャン！と置いた時の音は、以外に相手にも大きく聞こえるものなのです。
自分の耳元で相手の電話を切った音が聞こえたのを確認してから、受話器をそっと置くように習慣づけましょう。
いかがでしょうか。電話の応対のマナーとは、相手とのコミュニケーションを円滑にするための思いやりのことでしたよね。
顔の見えないコミュニケーションでは、確実なやりとりと明るい印象が不可欠です。
相手の言ったことを間違いなく聞き取り、相手が不快に思うことがないように誠意を持って対応する・・・電話だからという特別なものではなく、人と人とが係るためにはあたりまえのことですよね。
電話の応対が上手な人は、実際に会っても人当たりがよく、コミュニケーション能力に長けた人であることが多いのです。
電話の応対でコミュニケーション能力を磨いて、正しいマナーを身につけたいものですね。
まとめ
知らないと恥ずかしい！電話対応マナー７つの基本事項☆
・電話は３コールまでに取るようにしよう
・まずは明るい声で対応するように心がける
・相手の言ったことはきちんとメモしよう
・わからないことはもう一度聞き直そう
・保留ボタンを絶対押し忘れるべからず
・相手を長く待たせないよう配慮しよう
・電話は優しくそっと切るよう心がけよう