ビジネスメールの基本をおさらい☆「結び」の5大ポイントとは

ビジネスメールの基本をおさらい☆「結び」の5大ポイントとは
パソコンが普及してからというもの、ビジネスのやり取りもメールで行うことが当たり前となりましたが、ビジネスメールでは結びをどうしたらよいか悩んでしまう方もいますよね。悩むくらいなら電話した方が早いように感じますが、電話だとお相手の都合によっては出られない時もあります。

その点、メールであればお相手の都合で見てもらえますし、返事も都合がよい時に返すことができます。ただし、文字だけのメールであるからこそ、よりお相手に失礼のないようにしたいところですよね。そして、この「失礼だな」と感じるか感じないかは、ビジネスメールの結びに左右されることが多いのです。ひとたび「失礼だな」と思われると、こちらの要望を聞いてもらえない可能性も出てきてしまいますので、ビジネスメールの結びはしっかりと確認しておきましょう。

そこで今回は、ビジネスメールの基本「結び」のポイントをお伝えします。



 

ビジネスメールの基本をおさらい☆
「結び」の5大ポイントとは

 

通常は「よろしくお願い致します」を使う


ビジネスメールの結びで最もよく使う、基本的な言葉が「よろしくお願い致します」になります。この「よろしくお願い致します」を基本にして「今後ともよろしくお願い致します」といった、これからも引き続きお付き合いをお願いするような言葉もよく使われます。

また、これからも仕事のやり取りを続けることが決まっている場合は「引き続きよろしくお願い致します」という言葉も定番です。「引き続き」という言葉は、お相手にこれからもビジネスが続くという安心感を与えるので、特に得意先のやり取りではおすすめのフレーズです。

中には「よろしくお願いします」でもよいのではと感じる人もいるかもしれませんが、あくまでビジネスでのメールなので丁寧に「よろしくお願い致します」とした方が無難です。

 

返信を求める言葉で結ぶ


ビジネスメールの中には、必ず返信が欲しい内容のものもあります。その際に「よろしくお願い致します」だけで終わってしまうと、メールが返信されない可能性もありますよね。なので、必ず返信が欲しい場合のビジネスメールの結びは、返信を促すような言葉にしましょう

例えば「ご返信のほど、何卒よろしくお願い致します」「ご回答をお待ちしておりますので、よろしくお願い致します」のようにして、お相手に返信の必要さを失礼のない言い回しで求めるようにしましょう。

また、返信を求めた後には、ビジネスメールの結びの基本である「よろしくお願い致します」や「何卒よろしくお願い致します」を付けるのを忘れないで下さい。この言葉があるかないかで、お相手が受ける印象は全然違うものになってしまいます。

 

返信が不要ならその旨を伝える


返信が欲しいメールがあれば、不要のメールもあります。そして、返信が不要なメールには、その旨を伝えなければならないでしょう。それこそが、ビジネスメールの結びになります。

ただし、本当に返信が不要な場合と疑問点や問題がなければ返信がいらない場合では、少し言い回しが変わってきます。本当に返信が不要なら「なお、ご返信は不要です」や「ご確認頂けたら、返信は不要です」といった具合になります。

「問題がなければ、ご返信にはおよびません」や「疑問点があるようでしたら、ご返信下さい」とメールに記載すれば、お相手はそれに対応してくれます。メールの状況に合わせて、結びの言葉を書くようにしていきましょう。

 

おわびの言葉で失敗を謝罪する


いつも順調に進むとは限らないのがビジネスであり、時には失敗をしてしまい、お相手に迷惑をかけてしまうこともあります。そんな時のビジネスメールの結びは、おわびや謝罪の言葉になります。

失敗にも色んな種類がありますが、最後は「申し訳ありませんでした」や「深くおわび申し上げます」などの謝罪の言葉で結ぶことが、大切です。例えば「ご迷惑をおかけして、誠に申し訳ありませんでした」といったように、使います。

ただし、メールでの謝罪はあくまでも一時的な処置であり、落ち着いたら実際に迷惑をかけた所へ出向き、直接謝罪をすることを忘れないようにしておきましょう。直接謝罪することは、お相手に誠意を示している証にもなります。

 

お礼の言葉で感謝を伝えよう


お互いに助けたり助けられたりすることも、ビジネスではよくあることです。そして、助けられた時は感謝をお相手に伝えたいですよね。それを、メールで伝えるならば、結びの言葉は感謝を述べるものになります。

感謝の言葉も色々とありますが、必ず最後は「ありごとうございました」や「御礼を申し上げます」など、感謝の言葉にするのがビジネスメールの結びになります。文面としては「その節は、誠にありがとうざいました」や「今回は助けて頂いて、本当にありがとうございます」といったようになります。

中には「まずはお礼まで」と、とりあえず簡単に感謝を伝えることもありますが、この場合は後日に改めて本格的なお礼のメールを送るか、出向いて直接感謝を伝えることを忘れないで下さい。

 

いかがでしたか。ビジネスメールの結びは、自分がお相手にどのように対処してもらいたかで、色々と使い分けなくてはなりません。悩ましいものではありますが、必要以上に難しく考える必要もありません。単純に言えば、自分が「こうして欲しい」といった「気持ち」を最後に書けばよいのです。

それを友達に伝えるような砕けた言い方ではなく、少しお堅い言い方に変えればよいのです。「メールなんて相手に伝わればよい」と考えている人もいるかもしれませんが、ビジネスである以上は、失礼のない丁寧な言い方が大事になってきます。

ビジネスメールの結びは、書いた人や会社の印象に関わってくる大事なところですので、基本の「結び」から状況に応じた「結び」までを駆使してメールを記載しましょう。そうすれば、必ずお相手によい印象を持ってもらえますよ。

まとめ

ビジネスメールの基本「結び」のポイントは

・「よろしくお願い致します」が基本となる
・返信が欲しいならそのことを伝えた後に「よろしくお願い致します」
・返信が不要ならその旨を伝える
・謝罪は「申し訳ありませんでした」とおわびの言葉で結ぶ
・お礼は「ありがとうございまいた」と感謝を伝える