就活には電話でのやり取りが欠かせないので、慣れていない方にとっては緊張の連続です。かかってくる電話をとるのも緊張すれば、かける立場になるとさらに緊張してしまう…。誰もが最初はそのような状態に陥ります。
しかしいくら緊張していても、守らなければならないマナーはあるものです。就活においての電話は応募者の「人となり」を推し量るものでもあるので、できるだけ間違いをしたくないものですし、かけた電話でうっかり企業側に迷惑をかけては身も蓋もありません。
ここでは、就活の電話に関しての企業アンケートで「これをされたら評価が落ちる」という行動をまとめてみました。お互いに顔の見えない電話であるからこそ、気持ちの良いやり取りで就職を成功させてください。
就活電話、間違ってない？
企業アンケートに見るタブー
電話の出方が今ひとつ
あなたは電話をとった時「もしもし？」と無意識に言ってしまう癖がついていませんか？これは就活の電話、というよりもビジネスにおいての電話のマナーではあってはならないことです。
【 就活の電話：電話の出方 】
☆ 就活の電話では、「はい、○○です」と明るい声で出るようにしてください。
・ もしもあなたが大学生で、企業からの電話ということが通知でわかれば「はい、△△大学の○○です」という受け方でもOKです。
このようにスマートに就活の電話に出るためには、応募先の企業の電話番号を前もって登録しておくことが大切です。また、企業からの電話は「非通知設定」になっていることがあるので、「非通知電話を拒否する機能」を解除しておく必要もあります。
☆ 何回も企業側が電話をかけていても拒否されてしまったら、チャンスを逃すこともありますから気をつけてください。
名前を名乗らない
就活の電話をかけたのに自分からは名前を名乗らず、企業側が電話に出たとたんに「人事課の□□さんはいらっしゃいますか？」などと突然話し出す方がいるようですが、これはNGです。結局相手先が「どちら様でいらっしゃいますか？」と聞き返すことになり、大変な失礼に当たります。
【 就活の電話：電話のかけ方 】
☆ 相手先が電話に出たら、
「お忙しいところ恐れ入ります。私(わたくし)△△大学の○○と申します。
本日面接の件でご連絡させて頂きました。
人事課の□□様はいらっしゃいますでしょうか？」
と、はっきり、落ちついて話します。
その話し方が明るくハキハキしているだけも、好印象につながるものです。
声がボソボソ、聞き取りにくく暗い
面接においては「ハキハキ明るく」を心がけている方は多いです。では就活の電話はどうでしょうか。
【 就活の電話：声のトーン 】
☆ 実は顔の見えない電話だからこそ、多少オーバーに思えるくらいに意識して。
・ 「ハキハキ明るい」受け答えでちょうど良いのです。
声がボソボソと暗いのは、残念ながら悪い印象しか与えません。さらに聞き取りにくいと、せっかく電話をかけてくれた担当者を苛立たせてしまいます。
賑やかな場所での電話のやり取り
会話に支障があるほどの賑やかな場所で就活の電話をかけたり、あるいは電話に出たりしていませんか？賑やかな場所で電話をかけると、意識せずとも話し声が不必要に大きくなります。
大声で話し続けられる上にザワザワした周りの音が聞こえてくると、それだけで電話の向こう側は不快な気分に陥ってしまいます。
【 就活の電話：陥りやすい失敗 】
☆ かかってきた電話を賑やかな場所でとるのも厳禁です。
・ 携帯電話でしたら無理に電話に出るのはやめて、静かな場所に移動してから電話をかけ直すなどの配慮が必要です。
「相手からかかってきた電話には極力出なければ！」と、必死に出る人も時々見受けますが、慌てなくても大丈夫です。それよりも、周りの音に遮られて相手方の声がよく聞こえなくなり、何度も聞き返すことになったり、話の内容を間違えて認識してしまうことにもなり兼ねません。
話が簡潔に終わらない
就活の電話においては、あらかじめ話す内容を準備しておき、簡潔にわかりやすく話すことが大前提です。「えーと、それで、なんだっけ？」とつい気を抜いた話し方をしてしまったり、あちこち話が飛んだり、ダラダラ話すことはNGです。
【 就活の電話：簡潔な会話 】
☆ 準備できることは面倒でも、前もってきちんとしておくのがポイントです。
メモやスケジュール表を準備していない
就活の電話でのやり取りでは、面接日、試験日などを決める場合があります。日時を決める時にきちんとメモやスケジュール表に記録し、復唱しながら確認をしないと、思わぬ行き違いに繋がることがあります。
【 就活電話に出る時はメモの準備を 】
☆ 就活の電話に出る前に、メモの準備とメモが出来る環境を整える。
・ 電話の最中に先方から「面接は☆月☆日の13：00からでいかがでしょうか」などと提案されることは多いです。その時、「ちょっとお待ちください！」と言ってガサゴソとメモを取り出す行為は、悪い印象を与えます。
ビジネスの電話マナーにおいては「メモを取り、復唱しつつ確認」するのはどのような職業でも必ずしなければならない、重要なことなのです。
忙しい時間に電話をかけてくる
企業においては、だいたいどの職場でも「忙しい時間」が決まっています。その時間に就活の電話をかけるのは、なかなか繋がらなくて苛立ったり、先方を苛立たせてしまう元にもなるので注意が必要です。
【 一般的な企業での、忙しい時間の目安 】
・9:00～11:00 → 朝礼や業務の引継ぎの時間
・12:00～14:00 → 昼食時間
・18:00～20:00 → 終業時間
・それ以降の夜間
特に、以上の一般的に忙しいとされている時間帯の就活電話は避けるのが、マナーのひとつです。
いかがでしたでしょうか。「何だかささいなマナーが目に付くなぁ。」と感じる若い人々は多いです。「相手の立場を思いやれず、敬ってもいない行動はNG」ということが基本です。
電話のやり取りは「お互いの顔」を見て話せないものであるからこそ、面と向かって対話する時以上に、細やかな心遣いが必要だと心得ます。明るい声で、話の内容がわかりやすく、しかも丁寧であったら、どんな人でもそれだけで好意的に思うものです。
とはいえ慣れていないうちは、何か失敗をしてしまうかもしれません。もしも間違いを指摘されたら素直に謝り、行動を改めれば良いのです。また最後に就活の電話の切り方も、相手の電話が切れるのを待ってから、こちら側が切るのが一般的なビジネスマナーです。
そして「明るくハキハキ」「メモを手元に」「相手を敬う」ことを忘れなければ、基本的な就活の電話のマナーはすぐに身に付きます。社会勉強のつもりで、頑張ってください！
まとめ
就活電話のマナーを間違えず、好印象を与えるポイント
・相手の電話番号を登録して、明るくハキハキと名前を述べて出る
・相手が電話に応対したら、誰であれ丁寧に自分の素性を説明する
・顔の見えない電話では、少しオーバー気味に明るくハキハキが丁度良い
・相手の電話に出る時は、電車など騒がしい場所は避け、環境を整えて
・話を簡潔に終わせるために、事前に聞くことなどを整理して挑む
・就活の電話では、メモやスケジュール表を準備し、メモ環境を整えて
・就活の電話を掛ける場合、開始時刻・昼食時間・就業時間前後は控える