ビジネスマナーの基本と聞くと、覚えることがものすごくたくさんありそうで、身構えてしまいますね。もちろん最初から、ビジネスマナーの基本が身についていれば、誰も苦労はしませんが、なかなか最初から完璧なビジネスマンはいません。
様々な失敗をしその反省から学んで、社会人として一人前になっていく方の方がほとんどですので、まずは安心して社会に飛び込み、少しずつ覚えていっても、大丈夫です。
ただ、これだけは最初の段階から理解して、守っていかなければならない、と言うような「ビジネスマナーの基本」や心得は、事前に勉強しておくとスムーズなスタートが切れます。
内定をもらったら、もう社会人としての生活が始まっていると考え、ビジネスマナーの基本を調べてみるのも、良い時間の過ごし方ではないでしょうか。そうすれば、緊張感の中でもより安心して仕事に取り組んでいくことができるはずです。
やはり、内定が決まってから入社までの期間で、ビジネスマナーの基本を調べて勉強してみてはいかがでしょうか。そこで今回は、内定したらまず押さえておきたい、ビジネスマナーの基本を、7つの項目に分けてお伝えします。ぜひ、参考にして、初出社の日に備えてみてください。
ビジネスマナーの基本☆内定したら押さえたい７つのマナー
時間を守る
子どもの頃や学生の時に「時間を守りなさい！」と言われてきた方も多いのではないでしょうか。社会人ではその「時間の守り方」がさらに厳しくなります。
【 ビジネスマナーの基本☆時間の「守り方」 】
★ 例えば…
① 始業時間 … 出社時間ではなく、より早めに出社して、1日の仕事のチェックやデスクの上の整理などを行うのが基本です。
② 遅刻しそうな場合 … 始業時間の10分前までに、必ず一報を入れて行動してください。もしも電車の遅延で遅刻する場合は、必ず「遅延証明書」を駅で受け取るようにします。
③ ミーティングには絶対に遅刻をしないことも大切です。 … やむを得ない事情で遅れる時には必ず連絡を入れて、フォローしてください。
…などが挙げられます。
この「時間の守り方」は、取引先や顧客など、会社外の方との約束ではさらに大切でシビアになります。相手方の会社等に出向くなら、約束した時間の10分前には受付に到着していなければなりませんし、遅れる場合は連絡を怠ってはなりません。
この点がルーズだと、あなたの職場の信用問題に繋がります。相手をお待たせしない、という心掛けがビジネスマナーの基本です。
身だしなみを整える
どんなに仕事ができたとしても、基本的な身だしなみが整っていなければ周りに悪い印象を与えるもの。「不快感を与えない」ことも、ビジネスマナーの基本です。
【 ビジネスマナーの基本☆身だしなみ 】
★ 男性の身だしなみ ★
・ ヘアスタイルはすっきりと、短めに整えてください。
・ ひげはきちんと剃り、ぼさぼさすぎる眉毛や鼻毛も手入れをします。
・ スーツやシャツ、ネクタイは手入れを行き届かせて準備をしてください。
・ 靴も汚れなどのないよう、きれいに磨きます。
・ 爪は短く切ってください。
★ 女性の身だしなみ ★
・ ヘアスタイルは清潔感を第一に。長い髪はまとめるなどします。
・ メイクは派手にせず、控えめに仕上げてください。
※ とは言え、ノーメイクも良い印象を与えないので、顔色や印象が明るくなるような薄めのメイクを心がけます。
・ 服装も男性同様、手入れの行き届いたものを準備し、派手すぎやカジュアルすぎなものを避けてください。
・ ネイルはあくまでも清潔感が大切です。
・ 靴は汚れやかかとのすり減りがないよう、チェックをしておきます。
…などなどに注意をしてみてください。
なお、男性にも女性にも共通しますが、服装は自分の身体のサイズに合ったものにするのは必須です。ブカブカな様子やいかにも窮屈な様子は良い印象を与えません。
そして「におい」も大切です。汗の臭いや口臭などにはもちろん気を配らなくてはなりませんが、香水や整髪料などの強い匂いにも、十分気をつけてください。
よい挨拶を心がける
挨拶はビジネスマナーの基本ではなく、人と接する基本です。職場では「笑顔で明るく」「積極的に」「誰にでも」挨拶することを心がけると印象も良く、スムーズな仕事に繋がります。
【 ビジネスマナーの基本☆挨拶のいろいろ 】
・ 出社したら→「おはようございます」
・ 外出する時は→「行ってまいります」
・ 外から戻ってきたら→「ただいま戻りました」
・ 部屋の退出時や退社時→「失礼いたします」
・ 自分より先に退社する方には→「お疲れさまでした」
これらがきちんとできれば、それだけでも誠実でしっかりとした印象を与えることができるのです。
「ホウ・レン・ソウ」の徹底
皆さんも「ホウ・レン・ソウ」という言葉を見聞きしたことが、あるのではないでしょうか。実はこの「ホウ・レン・ソウ」は「報告・連絡・相談」の略語。必ず行うべきビジネスマナーの基本のひとつです。
【 ビジネスマナーの基本☆ホウ・レン・ソウ 】
① 「ホウ」＝「報告」
・ 上司へ業務の報告をすることは、部下の義務です。上司から「あれはどうなったの？」と聞かれる前に、自分から積極的に「ありのまま」を伝えてください。
② 「レン」＝「連絡」
・ 連絡は「素早く、正確に」行うのがビジネスマナーの基本です。間違えやすいのがささいなトラブルなのですが、決して自己判断はせず伝えるべき人に連絡するようにしてください。
連絡の仕方も「直接話す」「電話する」「メールで」「ファックスで」など、様々な手段がありますが、状況に応じて適切に使い分けられるようになると、ビジネスマンとしてスマートです。
③ 「ソウ」＝「相談」
・ 自己判断で物事を進めてしまうと、後々取り返しのつかないほどのトラブルになってしまうことがビジネスの世界ではあり得ることを意識して、細かく相談をしてください。
何か困ったことがあったり、アドバイスが欲しい時には早めに上司に相談して、指示を仰ぐのが賢い選択です。
もちろん何でもかんでも人任せにするというのは良いことではありませんが、新人のうちならばまだ許されます。むしろ分からないことはどんどん相談することが大切なのです。
「見えない相手」こそしっかり応対
業務中には他の部署や、取引先・顧客などからの電話やメールなど「目に見えない相手」の方とやり取りをすることがあります。実はこれこそ、しっかりした応対が必要です。はじめは難しいかもしれませんが、どんどん対応して、慣れるしかありません。
【 ビジネスマナーの基本☆見えない相手 】
★ 電話応対
・ 着信音が鳴ったら、３コール内に取ります。
・ 社名・部署名と自分の名前をハキハキ、明るく名乗ってください。
・ メモや筆記用具を電話のそばに置き、話を聴きながら必要事項を書くことができるようにします。
★ メール応対
・ 1日以内に返信してください。
・ 早く相手の求めている答えを的確に伝えます。
・ 題を目に留まりやすいように工夫してください。
・ CC、BCCを適切に使うことも重要です。
…などなどを意識して、見えない相手を大切に交渉を進めてください。
職場の一員としての心がけ
職場はあくまでも仕事をする場なので、業務に慣れて時間が経ってきた時こそ注意が必要です。
【 ビジネスマナーの基本☆職場でのマナー 】
★ 意外にも多い職場での「ダラダラ行為」です。
・ 業務時間中に私語は謹んでください。
・ お菓子や飲み物を絶え間なく口にするのも、NG行為です。
・ デスクの上がごちゃごちゃしていると、印象が良くありません。
…このような「ダラダラ行為」は、面と向かって何も言われないとしても、評価を下げる要因となりやすくなります。
適度な休息や水分の補給はもちろん必要なことですが、あくまでも職場の一員として、だらしなくならないよう振る舞うこともビジネスマナーの基本です。
職場の機密事項は守る
職場には必ず、外部に漏らしてはならない「機密事項」が存在します。
【 ビジネスマナーの基本☆機密事項 】
★ 「機密事項」と言えば、プロジェクトに関わる事柄や製品等の製造にかかわる情報などをイメージしますが、それだけではありません。
・ 忘れがちなのが「社員の個人情報」や「顧客の情報」です。
これらの情報はちょっとした気のゆるみで、外部に漏れてしまうことがあります。悪用されてしまったら、それこそ職場の信用問題に関わります。抜かりなく管理できるよう以下のことに注意してください。
【 ビジネスマナーの基本☆機密保持の注意点 】
① 携帯電話での会話や、メール・LINEなど、不特定多数の方がいる場所で行う場合は、周囲の目があることを意識してください。
② 職場で使っているパソコンや重要資料、外出先や出張先に持ち出す際には、忘れたり紛失しないように細心の注意を払う必要があります。
③ 職場で長時間デスクを離れる時には、重要資料を鍵付きの引き出しに入れてください。
ぜひ重要なビジネスマナーのひとつとして、職場の一員になったらすぐに実行できれば安心です。
いかがでしたでしょうか、ビジネスマナーの基本を7つに分けてお伝えしましたが、要は「不快感を周囲に与えない」「誠実に対応する」ことがそれらの根底にあるのです。
厳しいかもしれませんし、それぞれについても簡単に触れているにすぎませんが、その「根底」を忘れなければ、いずれはきっとしっかりとした社会人として、認められていくはずです。
なお、今回はビジネスマナーの基本として話してはいますが、これらのマナーは、実は将来家族ができた時の近所づきあいや、その他の様々な人間関係においても、応用が利くのではないでしょうか。適度な距離感とマナーが生まれ、あらゆる人間関係を快適に過ごす鍵にもなるのです。
結婚をしてからの親戚付き合い、学校のＰＴＡなどのお付き合いなどなど、家庭を持ち子どもが産まれても、「職場」と思って接することで、人間関係がスムーズに行くことは、実は多々あります。
ぜひ職場だけのマナーと捉えず身につけて、生涯に渡って人生を豊かにしていくマナーとして、活用してください！
まとめ
ビジネスマナーの基本とは
・約束の10分前に到着する
・社会人としての身だしなみを整える
・挨拶が良いだけで印象が全く違う
・報告・連絡・相談は合言葉にする
・電話やメールの応対こそ、丁寧にする
・勤務中の私語や間食をなくし整理整頓
・個人情報など、機密保持は徹底する