ビジネスメールの件名はスマートに。書き方7つのポイント

ビジネスメールの件名はスマートに。書き方7つのポイント
ビジネスメールの件名は、仕事でメールをを書くときに、大切なポイント。本文ももちろん大切ですが、同じぐらい大切なのが、ビジネスメールの件名です。

ビジネスメールがスマートに書けると、カッコイイですよね。ビジネスメールの書き方ひとつで、相手に与える印象も、大きく変わります。また、メールは顔が見えず文字だけで伝えるものですから、失礼のないように、読み手の立場に立って文章を書く必要があります。

そんな時、ビジネスメールの件名は、「なくてはならないもの」でもあります。ビジネスメールの件名で、その内容が表現されている、と言っても過言ではありません。

そこで今回は、ビジネスメールや件名を書くときのポイントは何なのか、新社会人ベテラン社会人も押さえておきたい、いくつかのポイントをお伝えします。



 

ビジネスメールの件名はスマートに。
書き方7つのポイント

 

ビジネスメールの件名はシンプルに


ビジネスメールの件名は、メールの内容を簡潔に表したもの。つまり、そのメールの題名(タイトル)となるものです。

【 ビジネスメールの件名のポイント① 】

★ ビジネスメールは件名を見ただけで、メール本文にはどのような内容が書かれているのかを、相手に想像させるものである必要があります。

・ たとえば、「件名:クールビズ開始のご案内」だとどうですか?本文を開く前から、クールビズが始まるんだなと想像できるのです!

逆に「件名:クールビズ」だけだとどうでしょう?どんな内容なのか想像できませんよね。クールビズの開始なのか終了なのか、そもそも「クールビズとは何なのか」かもしれません。

このように曖昧なビジネスメールの件名ではなく、本文内容をわかりやすく簡潔にまとめたものが理想なのです。

 

必ず開封してもらえるために


せっかくメールを送っても、相手に開封してもらえなければ意味がありません。開封してもらえないと、大事な要件を見逃したりそのままゴミ箱行きになる可能性もあります。

では、必ず開封してもらうにはどのような件名を付ければいいのでしょうか。

以下の(1)~(3)の件名のうち、あなたがメールを受け取ったときに確実に開封するビジネスメールは何番ですか?もちろん本文内容は同じです。

【 必ず開封される、ビジネスメールの件名 】

(1)お打ち合わせ時間について

(2)お打ち合わせ時間のご相談

(3)○月○日のお打ち合わせ時間変更のご相談

一見どの件名も打ち合わせ時間に関する内容であることがうかがえますが、上記例での目的がはっきりしているのは(3)です。

★ ビジネスメールの件名は、いつ、何を、どうしたいのか、が明確になっていれば、受け取る側も何を求められているのかがわかりやすく、開封してもらいやすくなります。

相手に何を伝えたいのかが重要ですね。

また、重要な要件である場合や至急返信がほしいときは墨付きカッコ(【】)を用いて【重要】や【至急】などと記載することもあります。ただし、確実に開いてもらうためだけに、これらの単語を使用するのは避けてください。

★ 件名と本文に差がありすぎる信用を失う可能性もあります。

 

メールを返信する際、件名は変更しない


ビジネスメールを返信するとき、受け取ったビジネスメールの件名変更していませんか?

★ 実は、返信をする時のビジネスメールの件名は、変更しないのが一般的なマナーです。

・ 返信の際には件名の前に「Re:」がつくため、この表記で返信であることが一目でわかります

「Re:」を取ってしまうと新規のメールと間違えられる可能性もあり、関連するメールかどうかの判断もつきにくくなります。また時間が問われるような場面では、件名を変更する時間が大きなロスとなることもあります。

ただし、やり取りが多くなることで「Re:」が増えて見にくくなるようなときには、「Re:○○○(5)」とまとめる方法もあります。必要に応じて対応できると、よりスマートです。

 

宛名(To、CC、BCC)を正しく指定


ビジネスメールを使いこなす上で必要なのが、宛名の指定です。メールにはTo、CC、BCCがありますが、正しく使い分けることはできますか?特に、「BCCは使ったことがない」なんて人も少なくはないはずです。

【 To、CC、BCCの違い 】

To:必ず伝えたい人

CC:参考までに伝えておく人

BCC:参考までに伝えておきたいが、同じメールを受け取った人にその人が含まれていることを知らせたくない

いかがですか?特に、BCCは受け取ったメール上は非表示となりますので、同じメールを受け取った、ToやCCの人たちにはオープンになりません

★ To、CC、BCCを正しく使い分けできることも、ビジネスメールにおいて大切なマナーです。

 

メール本文を書く、読みやすい順番とは


ビジネスメールの基礎ともなる本文

★ 本文は「結論」、「理由」、「詳細」の順に書くと相手に伝わりやすくなります。

以下に本文の例を記載します。

======例======

午後に会議がありますのでご参加ください。

お客様に提出する資料の作成手順について、再度メンバー全員で認識合わせをするためです。

<詳細>

○○会議室

時間:15:00~16:00

==============

例文だと、「会議に出席してほしい」ということが一目でわかりますよね。中には、忙しいためにメールの内容を熟読できない人もいます。

そんな場合に結論がどこにあるのかわからないような本文になってしまうと、結局何を伝えたかったのかがあやふやになってしまい、うまく伝わらなくなります。

★ また、質問には「Yes、No」で返すなど、相手に伝わりやすくしてください。

そのためにもビジネスメールは、シンプルかつ分かりやすいものである必要があります。

 

返信は受け取ってすぐにするのが基本


受け取ったメールを放置していませんか?

★ ビジネスメールを受け取ったらその場ですぐ返信するのがビジネスマナーです。

メールを返信することで、確実にメールを受領したことが相手に伝わります。内容を理解したかどうかも伝えることができますよね。

メールを返信せずにいると、送信者は相手がちゃんとメールを受け取ったのか、内容を確認してくれたのか、送った内容で問題はなかったのかなど気になります

もしすぐに返信することが難しい場合は一旦受領メールを送信しておき、後程改めて連絡する旨添えておきます。

以下が例です。

======例======

メールを受領しましたことをご連絡いたします。

内容については、確認でき次第改めて回答いたします。

==============

なおその場合でも24時間以内に返信するのがマナーです。

 

正しい日本語で、失礼のないように


ビジネスメールはプライベート用ではありませんので、間違った日本語単語を使用すると失礼になることもあります。

★ 顔文字や「!」、「(笑)」などの記号は、ビジネスメールでは適切ではありません

社外はもちろんのこと、社内でも極力避けたいものです。たとえば、顧客や上司に向かって「頑張ります!」と「!」を付けてしまうと、立場をわきまえていないと思われてしまいます。

★ ただ、メールはコミュニケーションの一環でもある場合がありますので、その時々の状況や反応を見て使い分けましょう。

文面は丁寧語、尊敬語、謙譲語が基本です。ただ、単語の初めに何でも「お」や「ご」を付ければいいというわけではありません。状況によって正しく使いわけないといけません。

他にも、よく部長や課長に宛てたメールの書き出しに、「◯◯部長様」「◯◯課長様」と肩書きの後ろに敬称を持ってくる人がいますが、実はこれも間違えです。

★ 正しくは「部長 ◯◯様」「課長 ◯◯様」と書きます。

正しい日本語が使えることも、ビジネスメールには欠かせないマナーなのです。

 

いかがでしたでしょうか。ビジネスメールの件名の付け方、本文のマナーあるスマートな文章の作り方のポイントを、要点をまとめてお伝えしました。ビジネスメールの件名も、メールには欠かせない要素であり、本文にもところどころで、ビジネスマナーが見え隠れしています。

社会人には欠かせないビジネスメール。避けては通れないビジネスメールの件名がカッコ良く決まれば、本文もより引き立ちますし、相手に与える印象も良くなります。

また、どんなときでも共通することですが、文面の最後には署名を付けるのを忘れないようにすることも、相手に好印象を与えるポイントのひとつです。

いろんな場面で使用するビジネスメールだからこそ、いろんな文面の作り方を身につけておきたいもの。スマートなビジネスメールが書けると、きっと自分の自信にも繋がります。

本記事を参考にして、是非、ビジネスメールやビジネスメールの件名で、周りとの差をつけてください!

 

まとめ

ビジネスメールの件名のポイント

・件名はシンプルでわかりやすいものにする
・必ず開封してもらえるように件名を工夫しよう
・メールを返信する際、件名は変更しない
・宛名(To、CC、BCC)を正しく指定しよう
・メール本文は「結論」、「理由」、「詳細」の順に書くと読みやすくなる
・返信は受け取ってすぐにするのが基本
・正しい日本語で相手に失礼のないようにしよう