今やビジネスメールを使いこなさないと、仕事にならないと言っても、過言ではないですよね。手紙から電話、FAXやDM等々、情報伝達手段は大きく変化してきました。

メールが主流になっているわけですが、ビジネスメール自体も会社で一つのメールアドレスを共有していた時代から、一人一人にメールアドレスが支給されるようにも変化しました。

単なるビジネス上のやり取りだけでなく、コミュニケーションを取るツールとして活用されるようになっていますので、上手に使うことによって、仕事の幅がグンと広がる場合があります。

それだけに、どのようにビジネスメールを活用するかは、とても大切ですよね。そこで今回は、ビジネスメールで活用したいフレーズをいくつかお伝えします。

ビジネスメールの用語集☆
仕事相手に活用したいフレーズ

「初めてメールをお送りいたします」

ビジネスメールでは、言い回しを丁寧にすることが大切。普段は使わない言葉遣いですので、なかなか頭に浮かばないこともあります。でも、特に最初のメールでの第一印象は、今後のビジネス上の関係に大きく影響しますので気をつけてください。

【　ビジネスメールのフレーズ☆「いたします」　】

★　「初めまして」なんて砕けた感じではなく、カチッとした文にするのがコツ。「初めてメール送ります」とか、「初めてメールをお送りします」などと中途半端にならないようにしてください。

・　「お」をつけることや、「いたす」という、丁寧な文章を打つことを癖にしてください。

ビジネスには必要、「承知しました」

これは、活用したいというよりも、必須な言葉遣い。よくしてしまいがちなのは「了解しました」という言い回しです。この言い回しを敬語だと思っている人もたくさんいるのですが、実は敬語とみなされていない言い回し。

【　ビジネスメールのフレーズ☆「承知しました」　】

★　若い人たちの間では、もう「了解しました」でも構わないのかもしれませんが、いろんな世代とのやり取りをするビジネスメールでは、避けた方が無難。

・　ビジネスメールではプライベートと分けて、「承知しました」とか「かしこまりました」と打つ癖をつけてください。

語尾を柔らかく「～していただけると幸いです」

何かをお願いする時というのは、特に言い回しに注意が必要。ビジネスメールですから、仕事を依頼する側とされる側との立場の違いがあるわけですが、どちらの立場だとしても丁寧な言い回しをすることは大切！

【　ビジネスメールのフレーズ☆「幸いです」　】

★　依頼される側であればあまり問題にはならないものの、依頼する側だからといって上から目線の言い回しにならないように気をつけるのがポイント。

・　「～してください」では、よくありません。そこで使うフレーズが「～していただけると幸いです。」

こういうところでこそキチンとした言い回しをすることによって、相手との関係は良好に保たれる、と言うもの。ずっと長く続く関係を保つためにこの言い回しをいつも使えるようにしてください。

お願いされて困ったら「今はできませんが、～」

何かをお願いされた場合に使う大切なフレーズ。うっかり「できません」なんて送ってしまったら、印象はガタ落ち！やる気のない人、役に立たない人、取り引きするメリットがないとまで思われてしまうかもしれません。

【　ビジネスメールのフレーズ☆「今は」　】

★　結果的に、できないとしても誠実に取り組んだことが相手に伝わるかどうかはとても大切。

・　「～までには対応可能です」というフレーズも合わせて使うなら、効果もアップ！

そして、本当に何とかならないか頑張ってみてください。最終的にできないことを伝えなければならないとしても、誠実さをアピールするビジネスメールにするよう心がけるのがポイントです。

取り急ぎに変わり、「まずは、お礼申し上げます」

これも意外に思いがちですが、「取り急ぎ、お礼まで」というフレーズはオススメできません。もちろん、使ってはいけないものではありませんし、実際よく使われているフレーズではありますが…。

【　ビジネスメールのフレーズ☆「まずは、お礼」　】

★　でも、「取り急ぎ～」は決して丁寧な言い回しではないんです。本当に急ぎで詳しくメールを打つ時間がない場合は使うかもしれませんが、それはこちらの事情。

・　相手がこちらの事情が分かっていれば良いのですが、そうでなければ丁寧な言い回しにしておくのが無難です。

そして、いくら急いでいても、取引先や目上の方には使わない方が良い言い回し。ビジネスメールではできるだけ、丁寧な言い回しを使うの方が良いと心得てください。

いかがでしたでしょうか、ビジネスメールでは努めて丁寧な言い回しを使うよう、常に意識することが大切。

ビジネスにおいては信頼関係がとても大切ですが、それを築いてゆくのは簡単ではありません。まず信用を得るのには多くの時間や労力がかかります。しかも、苦労して信頼関係を築けたとしても、割って入ってくるライバルはたくさん！

でも、誠実さが相手の心にしっかり伝わっていれば、そう簡単には信頼関係は崩れません。そういう関係を築くためにビジネスメールを活用できます。いつも丁寧な言い回しをし、気遣いを示し、誠実な文章でメールしてください。

その効果はなかなか現れないように感じてしまいがちですが、その努力が見過ごされることはないはず。考えもしないような意外なところで、効果が見られるかもしれません。

ですから、決して手を抜かずビジネスメールにおいて良いフレーズを使い続けてください。そして、信頼関係を築くビジネスメールを送り続けましょう。

まとめ

ビジネスメールで活用したいフレーズ

・「初めてメールをお送りいたします」
・「了解しました」は避け、「承知しました」
・「～していただけると幸いです」
・「できません」ではなく「今はできませんが、～」
・「取り急ぎ」を避け「まずは、お礼申し上げます」