社会人になったらビジネスメールの書き方をマスターすることは大切ですよね。学生時代の友達との気楽なメールとはわけが違います。また、就活時の自分をアピールするメールともまるで違うスキルが必要になります。
ビジネスメールの書き方にもマナーがいくつかありますので、それを外さないように注意が必要です。若い人たちの間では必要ないと思われていることが、ビジネスメールの書き方となると必要なマナーであることもあります。
ビジネスメールの書き方が社内や社外の人間関係に影響しますし、自分だけでなく会社全体のイメージダウンにつながる可能性もあります。それは売り上げにも、影響してきます。
そこで今回は、新社会人として身につけたいビジネスメールの書き方をお伝えします。
お礼のメール
いつも大変お世話になっております。○○会社の××です。
この度はお忙しい中、貴重なお時間を割いて頂き誠にありがとうございました。貴社とのお取引開始を大変喜ばしく思っております。今後、改めて御社のご要望に沿った形で製品精度を高めていく所存です。
今後とも、どうぞよろしくお願いいたします。
感謝のビジネスメールの書き方のポイントは、相手への感謝を伝えた上で、こちらの意気込みや決意を伝えることです。
依頼のメール
いつも大変お世話になっております。○○会社の××と申します。
この度、御社のホームページを拝見し、掲載されている「△△」につきまして、当社で購入を検討しております。お忙しいところ大変恐縮ですが、関連する資料を以下の住所までお送りいただけますでしょうか。
お忙しい中大変恐縮ですが、何卒よろしくお願い申し上げます。
依頼のメールの書き方も、相手が忙しいということを意識することは大切なポイントです。そして、依頼の内容がぼやけてしまわないように、簡潔に分かりやすく書くようにしましょう。
お詫びのメール
いつも大変お世話になっております。○○会社の××でございます。
◇月◇日付けでご送付しました□□のファイルに関しまして、一部表記に誤りがございました。大変申し訳ございません。つきましては、修正したファイルを再送させていただきます。ご査収くださいますようお願い申し上げます。
今後はこのようなミスの無いよう、最新の注意を払って業務に当たっていく所存です。
どうか今後とも変わらぬご指導のほど、宜しくお願い申し上げます。
お詫びのメールを送るような事態にはなって欲しくありませんが、ビジネスでは起こりうることです。
しかし、お詫びのメール次第ではイメージアップになることもありますので、上手に書けるようにスキルアップを目指しましょう。
催促のメール
いつも大変お世話になっております。○○会社の××でございます。
◇月◇日にメールでお願いしておりました□□についてですが、その後の進捗状況はいかがでしょうか。当資料が必要となる会議が今週の金曜日と迫っていますので、本日中にご送付くださいますよう、お願いいたします。
お忙しいところ恐縮ですが、何とぞよろしくお願いいたします。
催促するビジネスメールの書き方では、相手を責めるような表現を避けることがポイントです。相手への思いやりを示せるように、やんわりした表現を使うようにしてください。
報告のメール
依頼された作業が終了した時に送るメールの文例をお伝えします。
いつも大変お世話になっております。○○会社の××です。
さて、△月△日にご依頼のありました、□□の作業が終了いたしましたので、下記の通り、ご報告いたします。
作業日時：▲月▲日（曜日） 00:00～00:00
場所：御社 ■■
作業内容：－－－
検証状況：（依頼先の会社のどなたに確認していただいたか、などを記す）
以上、ご報告いたします。
ご不明の点、あるいは不具合などありましたら、弊社サポート部（電話番号やメールアドレス）までご連絡ください。
報告のメールは作業完了後、早めに送るようにしてください。相手が安心できるように、日時や時間、作業内容は正確に書くことがポイントです。
このように、社会人としてビジネスメールの書き方をマスターすることは必須です。今回お伝えしたような基本となる例文はメールソフトの中に保存しておいて、いつでも使えるようにしておくことをお勧めします。
最初はほぼ例文通りで問題ありませんが、相手との関係ができてくると例文通りでは機械的で味気なくなってしまいます。それでは関係も長続きしませんので、相手との距離を縮めるように少しの工夫をしてみてください。
と言っても、難しく考えなくても大丈夫です。数をこなしてビジネスメールに慣れてくると、いろんなメールの書き方のスキルが身についてきます。
社会人として仕事をスムーズに進めていくために、上手なビジネスメールの書き方を心得ておきましょう。
まとめ
すぐ使えるビジネスメールの書き方は
・ お礼のメールは、感謝と共に意気込みを伝える
・ 依頼のメールは、依頼内容をはっきりと伝える
・ お詫びのメールは、誠実に謝る
・ 催促のメールは、相手を責めるようなものにならないように注意する
・ 報告のメールは、内容を正確に伝える