ビジネスメールの書き方☆失敗しない、押さえるべきマナー

ビジネスメールの書き方☆失敗しない、押さえるべきマナー
ビジネスメールの書き方は、意外と新人研修などでしっかり習う機会があまりありませんよね。

多岐にわたる職種がある企業などでは、電子メールをあまり使わない部署もあるため、ビジネスメールの書き方は、全員に教える必要はなく、「現場で覚えればいい。」と判断されることもあります。

しかし、ビジネスメールの書き方は、受け取った相手に与える印象を大きく左右するもの…。きちんと正しいマナーを知っておくと、何かと心強くビジネスをサポートしてくれるはず!

特にクライアントやお客様とメールのやり取りをするケースでは、メールのマナーがなっていないだけで、相手から信頼を得られないこともあるのです。

しかし何年か仕事をしていると、ビジネスメールの書き方を誰かに聞くなんて恥ずかしくてできないという人もいますよね。そこで今回は、ビジネスメールの書き方で失敗しないマナーを7つお伝えします。



 

ビジネスメールの書き方☆
失敗しない、押さえるべきマナー

 

件名の作り方


ビジネスメールの書き方でまず重要なのが、メール件名の作り方。ビジネスメールの件名は、プライベートメールと同じ感覚でつけてはいけません。

【 ビジネスメールの書き方☆件名 】

★ 相手がメールボックスの受信トレイを見た時に、件名だけでどのような要件のメールなのかがわかることが重要です。

・ 「〇〇(氏名)です」だけでは、メールの要件がわからないもの。「9月10日(木)お打ち合わせの日程調整について」など、件名を見ただけで内容がわかるようにするのがポイント。

相手が忙しい時でもメールの返信が急を要するのか、後回しでもいいのかの判断ができます。

 

宛名の書き方


ビジネスメールの書き方マナーで対外的に必ず守らなくてはいけないのが、宛名。メール本文で、いきなり要件を始めるのは失礼!必ず冒頭に宛名を書くのがマナーです。

【 ビジネスメールの書き方☆宛名 】

★ 正しい書き方は、1行目に社名、2行目に部署名、3行目に相手の名前

・ 初めて、もしくは、普段あまりやり取りをしない社外の人にメールを送る時にいきなり「〇〇様」と氏名だけ書くのは失礼にあたりますから、最初はきちんとマナーを守る方が安全です。

 

決まり文句


ビジネスメールの書き方として、お決まり文句となるのが「お疲れ様です」「お世話になっております」のふたつ。

【 ビジネスメールの書き方☆決まり文句 】

★ 社内の人には「お疲れ様です」から始めるのがマナーですし、社外の人には「お世話になっております」から始めるのがマナー。

・ 初めてやり取りをするため、まだお世話にはなってない相手の場合には、場面に応じて「初めてご連絡させていただきます。〇〇会社の△△と申します。」などと、適切な挨拶文を入れてください。

逆に社内の人に「お世話になっております」というのは適切ではありませんから、注意が必要です。

 

適度な改行


仕事は誰しもが効率よくやりたいと思っているもの。そのため、ビジネスメールの書き方においても、相手の仕事が効率的になるような配慮が必要。それが、メールにおいて適度に改行を入れることです。

【 ビジネスメールの書き方☆改行 】

★ 改行が全くない文章を読むのには、集中力と時間が必要!

・ しかし、適度に改行されているメールなら理解しやすく読みやすいのです。

1行あたり30文字前後で改行を入れれば、どんなメーラーでも適度に改行が入りますから、改行の癖づけをしておくことをおすすめします。

 

速読の小技


相手がいかにメールを早く読めるか、理解しやすいかを配慮することは大切なマナー。そのため、ビジネスメールの書き方においては、段落、箇条書き、記号をうまく活用します。

【 ビジネスメールの書き方☆小技 】

★ 長い文章だと人は読む気がそがれるもの…。そこで、2~3行書いたら1つ段落をあけるのが親切!

・ また、「~と~と~と」と並列関係にある事柄を述べるときは、「以下の3つがございます」と書いて、下に事柄を箇条書きにすると丁寧。

さらに、日時や場所など重要なことを伝える際には、「▼」「■」などの記号を入れるとより速読しやすくなります。

 

締めの挨拶


ビジネスメールの書き方で「お疲れ様です」や「お世話になっております」とセットで、お決まり文句としていれなくてはいけない言葉があります。

【 ビジネスメールの書き方☆締めの挨拶 】

★ 締めの挨拶「よろしくお願いいたします」。これは社内外に共通して入れる文言です。

・ ただし、本文中に「~をお願いいたします」とすでに書いていると、重ねてお願いをすることになり失礼

締めの言葉で「よろしくお願いいたします」を使うことを想定して、本文中では「~して頂けますでしょうか」「~して頂けますと幸いです」という言い回しにしておくのがポイントです。

 

署名のルール


ビジネスメールでは、メールに署名を必ず入れるのがマナー。これはビジネスメールの書き方としては必須のことですので、署名を入れることをメーラーで初期設定しておくと便利!

【 ビジネスメールの書き方☆署名 】

★ 署名には社名、部署名、肩書、連絡先、自分の氏名を入れてください。

・ 相手が急の要件で電話をしなくてはいけなくなった場合に、電話番号がないと連絡できません

また、電話ができたとしても部署名や肩書、フルネームがないと、社内に同じ苗字の人がいる場合には相手が困ってしまうためです。

 

いかがでしたでしょうか、ビジネスメールの書き方は、本文だけマナーに気を付けていればいいということではありません。

件名やあて名書き、挨拶文、締めの挨拶、署名など細部に至るまで配慮が必要なのです。とはいえ、ビジネスメールの書き方マナーは一度覚えてしまえば、難しいことはありません。

毎日触れるメールだからこそ、すぐに体が覚えてしまいますから、最初に正しいマナーを知っておくことが大切!今回はメールを作成する時の時系列に沿って、ビジネスメールの書き方ポイントをお伝えしました。

会社が違うと風土や文化が異なりますから、自分の会社におけるビジネスメールの書き方が、スタンダードだと思い込まずに、世間一般のマナーをもとに、ビジネスメールを書くようにしてみてください。

まとめ

ビジネスメールでの基本マナー

・件名は内容がどんなものかわかるようにする
・本文冒頭には社名、部署、肩書、氏名を改行して書く
・「お疲れ様です」「お世話になっております」を使い分ける
・1行あたり30文字前後で改行を入れると読みやすい
・段落や箇条書き、記号を駆使して速読できるように
・最後には「よろしくお願いいたします」で締める
・必ず社名、部署名、連絡先入りの署名を付ける


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