ビジネスメールでの挨拶は、できる社会人になるための第一歩だと言ってもいいものです。印象のいいメールが書けるようになることは、社会人としてのマナーを身につける、素晴らしい練習になるからです。そのポイントが、ビジネスメールの挨拶、なかでも「締め方」です。
ただ、ビジネスメールの挨拶と一言でいっても、件名、挨拶、内容、締めくくりの言葉、署名など気をつけるべきポイントが沢山ありますよね。
いくらいい文章で、いい内容を書けたとしても、締めくくりのビジネスメールの挨拶文が残念な内容になってしまうと、全体の印象が悪くなってしまうのが、気がかりです。
最後の最後でのビジネスメールの挨拶になって、印象が悪くはなりたくないですよね。やはりビジネスメールの挨拶では、しっかりと締めなくてはなりません。そこで今回は、できる社会人になるための、ビジネスメールの挨拶、特に締め方の例文をお伝えします。
ビジネスメールの挨拶例文☆
できる社会人、７つの締め方
まずは基本の「よろしくお願いします」
基本のビジネスメールの締めの挨拶は、「どうぞよろしくお願いします」です。一番使いやすく、どんなシチェーションにも使える万能の締めの挨拶言葉です。
でもワンパターンになって、いつ出すメールでも同じ言葉が書いてあると受け取った相手は、ビジネスメールの挨拶が「ワンパターンだな」って感じているかもしれません。
【 ワンパターンを避ける、ビジネスメールの挨拶 】
★ そこで文章の前に、「今後共」や「引き続き」などの文章を添えると、締めのビジネスメールの挨拶の印象もグッと変わってきます。
時には、「今後共どうぞよろしくお願いします」や「引き続きどうぞよろしくお願いします」などの、ビジネスメールの挨拶で添えてみてはいかがでしょうか。
返事が必ず欲しい時
ビジネスメールを出す時に、「返事が必ず欲しい！」という時には、どんなビジネスメールの挨拶で締めたら良いでしょうか。
「返信をお待ちしております」でもいいのですが、「返事を下さい」というお願いごとなので、もう少しソフトな言い回しにすると印象がグッとよくなります。
【 返事を求める時の、ビジネスメールの挨拶 】
★ 例えば
・ 「お忙しいところ恐縮ですがご返信お待ちしております」や、
・ 「ご多忙のところ恐れ入りますがご返信頂ければ幸いです」
このようなやわらかな言い回しのビジネスメールの挨拶で、しっかり返信をして欲しいことをお願いするようにすると、好印象です。
相手に確認や検討をお願いする場合
相手に確認や検討をお願いする場合も、返信をお願いするのと同じように、ビジネスメールの挨拶では、出来る限りソフトな言い回しをするように心がける方が得策です。
相手が「命令されている」ような、良くない印象を持ってしまうような言い回しは避けた、ビジネスメールの挨拶を選ぶ事がポイントです。
【 相手にお願いする、ビジネスメールの挨拶 】
★ 例えば
・ 「お忙しいところ恐縮ですが、ご検討をどうぞよろしくお願い致します」や
・ 「ご多忙のところ恐れ入りますが、ご確認頂ければと思います」
このように「忙しいのにわざわざすいません」というニュアンスを添えて、検討や確認のお願いをするようにしてみると、グンと相手の対応も変わったりします。
返信は特に必要ないことを伝える文章
ビジネスメールは、ビジネスのためにやりとりするメールです。忙しい相手に不要な返信をさせてしまったりしては、お互いにロスになるものです。「返事はいらないですよ」といった締めの挨拶を使うのも、おすすめです。
【 返信がいらない時の、ビジネスメールの挨拶 】
★ 例えば
・ 「ご確認頂ければ、ご返信は不要です」
というような挨拶文を最後に添えます。
本当に不要な返信は省くことが出来て、お互いスムーズにやりとりが出来るようになります。あくまでも「返事はいらない！」と問答無用で言い切るのではなく、「もしも問題なかったら」というニュアンスで伝えることが大切です。
「取り急ぎ◯◯まで」には注意して
ビジネスメールだけでなく、一般的なメールでも締めの挨拶文として「取り急ぎ◯◯まで」という言葉を使うことがありますよね。言葉の意味としては、「とりあえず急いで」や「儀礼を省略して」というような意味で使います。
【 「取り急ぎ」のビジネスメールの挨拶 】
★ しっかりと長い文章を書いたり、目上の方へのメールの最後に「取り急ぎ◯◯まで」という締めの挨拶を使うのはおすすめしません。
本当に先方にとって重要な事案の「はい、いいえ」だけ簡潔に伝える時には使っても構いませんが、それ以外は使わず、きちんとした締めの挨拶を使うように心がけてください。
相手を配慮する文章
締めの挨拶の言葉に慣れてきたら、定型文のような「どうぞよろしくお願いします」だけでなく、ケースバイケースでビジネスメールの挨拶を入れる事もおすすめです。ビジネスメールを送る時には、相手に配慮をすることも大切なことだからです。
【 相手に配慮した、ビジネスメールの挨拶 】
・ 「ご確認頂きましてご不明点がございましたら、いつでもお問い合わせ下さい」や
・ 「何かございましたら私までご相談下さい」
というような形が好印象です。
このようなビジネスメールの締め文は、相手の配慮をするために使われます。定型文ばかりではなく、その時に合わせた締めの言葉を使うことで、相手に好印象を与えることが出来ます。
季節に合わせた、ビジネスメールの締め方
ビジネスメールとはいえ、締めの挨拶が季節のものだと、全体的に柔らかい印象になります。春夏秋冬、季節に合わせた締めの挨拶を使うというのもおすすめです。
【 季節に合わせた、ビジネスメールの締め方 】
★ 例えば
・ 春は「新年度を迎えられお忙しいことと思いますが、ご検討の程どうぞよろしくお願いします」
・ 夏は「暑い日々がまだまだ続きそうですが、体調など崩されませんようご自愛下さい」
などなど。
このように、季節を感じる言葉を少しでも入れると、柔らかい印象になります。自分だけの定型文を作っておいて使うと、ほかの人と差を付けることが出来ます。
いかがでしたでしょうか。ビジネスメールの締めの挨拶は、相手に好印象を与えるような内容にすることが大切です。一般的なメールとは違って、ビジネスメールはどうしても内容的に冷たい印象になりがちだからです。
場合によっては、相手にそっけなさや無愛想な印象を与えてしまうこともあります。内容はどうしても柔らかい印象にすることは出来ませんから、ビジネスメールでは締めの挨拶を工夫することで、メール全体の雰囲気を変えることも出来るのです。
自分だけのビジネスメールの締めの文章を考えて、事務的すぎてしまうメールから、内容はしっかり伝えるけれど、柔らかい印象のビジネスメールに変身させると、周囲との関係性も変化したりします。
きっと相手への印象をガラリと変えてくれるはずですので、この機会にぜひ試してみてください！
まとめ
ビジネスメールの挨拶例文☆できる社会人、７つの締め方
・ビジネスメールの締め方はワンパターンに注意
・締めの言葉で返信が欲しいことをしっかり伝える
・相手に何かをお願いする場合は文章に更に配慮を
・忙しい相手には返信不要を伝えるのも印象アップ
・「取り急ぎ」をこころよく感じない場合もあり
・締めの文章は相手を気遣うことがマナーのコツ
・女性らしい配慮を感じさせるビジネスメール