仕事をしていく上で、お世話になった相手にビジネスメールを使ってお礼をするのはよくあることですよね。本来なら会ってお礼すべきところですが、一刻も早く自分の気持ちを伝えたい場合は、失礼を承知でまずはビジネスメールでお礼を伝えましょう。ですが、ここで相手に失礼なビジネスメールは送っては、せっかくのお礼が何の意味も持たなくなってしまいます。
ビジネスメールは友達同士のメールやLINEのやりとりは全く別物です。敬語を使い、相手に配慮した丁寧な文章を作らなくてはなりません。さらに、ビジネスメールの基本を押さえつつ、相手の印象に残りやすい文面にする工夫もしたいところです。そこで今回は、ビジネスメールでお礼を伝える場合に心掛けたい書き方についてお伝えします。
ビジネスメールで差をつける！
正しいお礼の伝え方
メールをするタイミングが重要
ビジネスでお世話になった方にお礼を伝える場合、なによりもタイミングが重要です。便宜を図ってもらったのなら、できるだけ早めに感謝の気持ちを伝えましょう。とはいえ、電話しても相手が忙しかったり、また、遅い時間だったりするとかえって失礼にあたります。そんな時に便利なのが、相手が自分の都合で読めるビジネスメールです。
メールでお礼を伝える場合、なるべく早く送るのが基本です。メールには送信時間が記録されています。このため、受け取った相手は、このお礼のメールがいつ送ったのかが解ります。かなり遅れてから送ってしまうと、このビジネスメールのお礼は、形だけかもしれないと、相手に思われてしまうこともあります。メールを送るタイミングには気を付けましょう。
要点を短くまとめる
ビジネスメールでお礼を送る場合、相手の印象に残りやすいこともポイントの1つです。管理職などのベテラン社員ともなると、毎日多くのメールを受け取ります。せっかく送ったメールが読み飛ばされて、お礼も送れない失礼な人と思われるのは残念なことです。ビジネスメールでお礼を送ったのなら、多くのメールの中でも印象に残るように心掛けましょう。
また、ビジネスメールでは、要点をうまくまとめた短い文章が良いとされています。ビジネスメールでお礼を伝える場合にもこれが当てはまります。日ごろから要点を短くまとめたビジネスメールを書くこと心がけて、相手の印象に残りやすい文章でお礼を伝えましょう。会って話したり、電話でお礼を伝える場合と違い、メールで自分の思っていることを伝えるのは難しいものです。ビジネスメールでは分かりやすくかつ自分の気持ちがきちんと伝わるお礼文を意識しましょう。
簡潔な構成で書く
ビジネスメールでは、お礼でなくても敬語を使うのが基本です。さらに、メールの文章を改行せずに書いて送ってしまうと、相手にとって、とても読みにくいメールになってしまいます。
ビジネスメールの解りやすい構成は、お礼を送る場合にももちろん当てはまります。まとまり毎に改行し、さらに1行を空けて読みやすいように記載しましょう。また、挨拶と自己紹介、お礼の文章、結びの文章、など簡潔な構成を心がけましょう。
電話なら、お礼の連絡のついでに次に合う約束を取り付ける、といった話を付け加えることもありますが、ビジネスメールでお礼をするなら、お礼だけにしてください。1つのメールに、多くの要素を入れると、何のメールか解り難くなりますし、トラブルの基にもなりかねません。お礼を送るなら、それだけの簡潔な構成で済ませましょう。
語調選びは慎重に
ビジネスメールでは、お礼の連絡に限らず、相手のポジションに合わせて表現を変えるのが普通です。社外の人に対しては、敬語を使うのが基本ですが、社内の目上の方にも敬語を使いましょう。さらには、取引先の目上の方にビジネスメールを送る場合、敬語の使い方には特に注意が必要となります。
お互いが担当同士であれば大丈夫な表現でも、目上の人方に送る場合は失礼になることもあります。メールを読んだ相手が不愉快に感じる表現を避けて、慎重に言葉を選ぶよう心掛けましょう。
なお、もし、言葉選びに迷った場合は、相手からもらったメールの表現に合わせると良いでしょう。同じ言葉を使う人には親しみを感じてもらえる、という効果も期待できます。
一言付け加えるのもポイント
ビジネスメールでお礼をすると、どうしてもよそよそしい文章になってしまいがちです。事務連絡ならそれでも構いません。しかし、感謝の気持ちを伝えたい場合は、このままではうまく気持ちが伝わらないこともあるはずです。
感謝の気持ちを伝えたいのなら、何か気持ちが伝わる一言を付け加えましょう。「おかげで上司にも安心してもらえました」とか、「今回の件、納品先でも好評でした。次回もよろしくとのことです」といった、相手もほっとする一文があると印象が良くなります。
ただし、ビジネスメールとしてお礼を伝えているのですから、友達に宛てたメールのような、砕けた表現は避けましょう。敬語が使われる文章に合わせた、丁寧でしかも簡潔な表現を心がけてください。
いかがでしたか。ビジネスメールでお礼を伝える場合に心掛けたい書き方についてお伝えしました。
お礼の連絡をするなら、まずはタイミングが重要です。そして、この連絡は自分が忙しい時には、ついついサボっていまいがちなことです。しかし、それでは、相手との信頼関係は築けません。たかがメールと侮らないで、信頼してもらえて、ビジネスを共に進めていける関係を築くためにも、すぐにお礼のメールを書きましょう。
ただし、敬語の使い方には注意が必要です。相手によっては、過度な敬語は相手に失礼に当たることもあります。相手に合わせた表現を学びましょう。お世話になった相手にビジネスメールでお礼を伝えて、ビジネスパートナーとしての良い関係を築きましょう。
まとめ
ビジネスメールで正しくお礼を伝えるには
・ビジネスメールによるお礼はタイミングが重要
・お礼したい事の要点を短くまとめよう
・相手が読みやすいように簡潔な構成で書こう
・ビジネスメールらしい語調を慎重に選ぼう
・印象に残る一言を付け加えるのもポイント