必見!押さえておきたいビジネスメールのポイント5つ

必見!押さえておきたいビジネスメールのポイント5つ
今や、ビジネスシーンでは必要不可欠な連絡ツールの一つがメールですよね。このビジネスメールはいつでもどこでも用件が伝えられて、送受信も簡単、確認もできるというメリットを持っていますが、顔が見えない文字だけでのコミュニケーションになるので、相手に誤解を与えてしまうデメリットも持っています。

新入社員や若手社員など、日頃からメールをよく使う人は「プライベートでもメールは使い慣れているから任せて!」と普段の延長でビジネスの相手にメールを送り、失礼なことに気づかず不愉快な思いをさせてしまうなどは、あり得ることでしょう。

本来、ビジネスをスムーズに進めるために使用しているメールでのやり取りで、逆に効率性と人間関係を悪くしてしまう恐れがあるのです。

そこで今回は、そんなことにならないようにも、ビジネスメールを使用する上での5つのポイントについてお伝えします。



 

必見!押さえておきたい

ビジネスメールのポイント5つ

 

受け取った相手が読みやすいビジネスメールを送ろう


ビジネスメールは普段友達に送るメールと違い、「受け取る相手」のことを一番に考えて送る必要があります。ビジネスメールを送る相手は、自分と同じ仕事中の忙しい中で、時間を割いてメールを読んでくれるのです。貴重な時間をいただくのですから、内容をわかりやすくて読みやすいメールにするのは、相手に対する最低限のマナーでしょう。

メール作成画面の件名の部分は、本文全体がおおまかに伝わるように意識して記載しましょう。例えば、よく使われる挨拶言葉で「お疲れ様です」などの件名では、重要だと思われずにその他のメールに埋もれてします。結果的に、忙しくしている相手の方には読まれることなく放置されてしまうかもしれません。

本文は1行の文字数は大体25~35文字程を目安にして、5行くらいで意味のまとまりを一段落させます。内容と用件は、いつ・どこで・誰と・なぜ・なにを・どのように・いくらで、かを念頭にしっかりとまとめて入れます。その他に日時等は箇条書きにするなど、読みやすいように書いたほうが伝わりやすいでしょう。

結びの文章に「よろしくお願い致します」などの簡単な挨拶で締めくくると、始まりから終わりまでダラダラせずに重要なポイントも伝わります。ビジネスメールを送るときは、件名を見て、本文を読まなくても伝わるくらいにまとめられるのが理想です。

 

ビジネスメールのルールを知ろう


ビジネスメールは簡単であっても、必要事項はしっかりと相手に伝えることが大切です。まず、メール本文には、

・1行目 相手の社名
・2行目は部署名
・3行目に肩書き
・氏名・敬称

を記載します。ビジネスメールを送る相手の会社名は正式名称で記載し、(株)や略した書き方は絶対にしないことです。

また「重要度機能」は使わないようにしましょう。この「重要度機能」とはメール設定にて「高」を選択すると、重要度が高く設定されて受け取った相手に赤い感嘆符がついたり、メールのタイトルの横にビックリマークがついたりします。設定を「低」にすると、重要度が低くなる機能です。ビジネスメールの「重要度機能」は社外の人に対して特にですが、自分にとっては重要あっても、受け取る側としては「一方的で自己中心的な印象を受けた」という人も多く、使わない方が無難です。相手の立場に立って送ることが大切なのです。

 

ビジネスメールの気を付けたい表現を知る


手紙や文書などと違い、歴史が浅いメールは「正式」な書き方が決まっているわけではありません。なので、失礼か失礼じゃないかは、受け取って読む人によって決まってしまいます。そこでビジネスメールを送るときはビジネスマナーの基本を思い出しましょう。

意識するべきところは「受け取る相手のことを考えたメール」になっているかどうかです。例えば顔文字の使用、(笑)・(爆)の記号を使った文章です。社内・社外で全く問題にしないところもありますが、ビジネスマナーとしてはやはり正しくはありません。

社外は当然のこと、社内であっても使うのは控えめにしたほうが良いでしょう。受け取る相手と十分にコミュニケーションが取れていて、更に円滑にするためにあえて使うという場合もあるでしょう。しかし、その場合でも、こうしたコミュニケーションを不快に思っている人がいないかどうかを必ず意識するようにしましょう

 

返信督促や命令形になっていない?


ビジネスメールに限ったことではないですが、書き方次第では大変失礼な印象や、キツいイメージを与えてしまいます特に何かをお願いするときなどは、細心の注意が必要です。

例えば、要回答・締切厳守・大至急・指示命令形全般(~してください)は、一歩間違えると、悪印象や相手を委縮させてしまう結果になります。「お時間のあるときに」「大変恐縮ですが」「お手数ですが」などの、間に挟むクッション言葉があると、印象が和らぎ、丁寧になるので効果的です。

 

返信はできるだけ早めに


基本中の基本ですが、メールが届いたらなるべく早く返信をするようにしましょう。すぐに返信できない状況のときは、連絡をくれたことへの感謝と、後ほど返信するということを取り急ぎお礼としてメールを返すのが一般的になっています。特に、自分自身だけでは判断ができないクレーム気味の内容や問い合わせで、上司が不在ですぐに返答ができない時でも、メールは確認していて、後ほどきちんと対応することを先に伝えておくと、印象は良くなります。

 

いかがでしたか。メールは使い慣れているから、と簡単に考えてしまいがちですが、実はしっかりとしたマナーがあります。顔の見えないやり取りだからこそ気を付けたいですね。

会社や上司の性格によっては、口で伝えるよりメールのほうがよいという人もいるでしょう。しかし、好みの問題にもなりますが、全ての事柄をメールで伝えてしまうのはやはり問題がある場合もあります有給休暇取得などのお願いや、クレームの報告、更にランチのお誘いなど、口頭で伝えられることは、きちんと口頭で伝えるようにしましょう

口頭で伝えられない時や、社外の人にどうしても必要な時は、自分勝手な文章にせずに読む相手のことを考えて送ることが大切です。便利なようで、時には失敗の元になるビジネスメール。しっかりと覚えて失礼のないようにしましょう。

まとめ

ビジネスメールで仕事をスムーズに行うには

・受け取った相手が読みやすいビジネスメールを送ろう
・ビジネスメールのルールを知ろう
・ビジネスメールの気を付けたい表現を知る
・返信督促や命令形になっていない
・返信はできるだけ早めにすることと使い過ぎに注意しよう