会社メールのマナーは、現代のビジネスシーンでは不可欠ですよね。社内・社外に関わらず、メールでのコミュニケーションが主流です。もちろん、日常でもスマホなどが広がり、会社メールに限らずメール文化が広がっています。
しかし慣れてしまったからこそ、知らず知らずの間に会社メールとしては、マナー違反をしているケースが見られます。
友人へのメールなら笑って済まされることでも、会社関係のメールとなると、それだけで「この人は配慮のできない人」とレッテルを貼られてしまうことも！…そう考えると、十分気をつけなければなりませんよね。
そこで今回は、会社でのメールで思わぬ失敗をしないよう、意外と知られていない7つのマナ―をお伝えします。ほんのちょっとの気遣いが、会社でのあなたの評価を上げることに繋がるかもしれません！
会社メールで失敗しない！
意外と知らない7つのマナー
急ぎの用件での会社メールはNG！
会社メールは「相手の都合の良い時間に読んで貰える」という利点があります。すぐに知らせたい「急ぎの用件」をメールで伝えてしまうと、相手がいつ読むかわからないため、的確な時期にコミュニケーションが取れない可能性が！
【 会社メールの心得：急ぎの用件 】
★ そのため、急ぎの用件はメールを使用せず、電話で伝えるのが最も適切。
・ また、急ぎではなくても「重要な用件」をメールで送った時など、電話での確認を併用すると安心です。
「先ほど〇〇の件についてメールをお送りしましたが、届いていますでしょうか」と電話をかけて確認をとるようにすれば、よりスムーズなコミュニケーションができるはず。連絡はメール以外の方法も臨機応変に用いた方が、より用件が素早く正確に伝わるのです。
メールを送る時間帯に要注意
会社のメールは「会社用のメールアドレス」を用いるのが普通です。もちろん会社のパソコンも閉じられていますから「出勤後、都合の良い時間に読んで貰おう」とばかりに、真夜中や早朝にメールを送ってしまうと…実は大迷惑になることがあります。
【 会社メールの心得：送る時間帯 】
★ 会社のメールアドレスを、自分のスマートフォンやタブレットなどに転送設定している可能性は高いです。
・ 会社のメールは午後11時間～午前7時くらいまでは送信しないよう配慮します。
相手方がこれらの通知設定を変え、一定の時間帯は通知音が出ないようにしたり、サイレントに切り替えて就寝していればまだ良いのですが、場合によっては通知音で相手の睡眠を妨げてしまうことになるのです。
しかし、やむを得ずメールを送らなければならない場合は「夜分遅く申し訳ございません」など、一言添えて送ることを忘れないようにすれば大丈夫です。
送信先には敬称をつける
会社メールを送る上司や取引先、顧客などをメールソフトの「アドレス帳」に登録している方も多いもの。ここでひとつ、知らないと失礼を続けてしまう、注意事項があります。
【 会社メールの心得：アドレス帳に登録する場合 】
★ 敬称を付けずにアドレス帳に登録していると、そのまま相手方へ送信されます。
・ つまり、敬称が付かないまま送信されることとなり、知らず知らず相手に不快感を与えてしまうことも！注意をしなければなりません。
アドレス帳の設定を開くと、相手の名前に敬称を付けて表示する機能がついていることがありますので、その機能を積極的に使うようにするのも一案。
もし設定を開いてもそのような機能がなかったり、設定自体がよくわからなければ、登録名に直接「総務課 〇〇部長」「△山△子様」など、敬称をつけておけば安心です。
会社メールで伝える用件
相手に対して複数の用件を伝えたい時、文面が長めになってしまうのを経験された方も多いはず。友人へのメールであればそれも許されるかもしれません。
ただ、会社のメールは「用件を正確に伝える」ことが最重要！長い文面では要点がぼけてしまうばかりか、読みづらく相手にストレスを与えかねません。
【 会社メールの心得：1本につき1用件 】
★ そこで、会社のメールは「1本のメールにつき1用件」を心がけ、複数の用件がある場合は改めてメールを送るようにします。
・ やむを得ず複数の用件を1本のメールにする時は、表題を「〇〇の件と△△の件について」として送ります。
文面も【〇〇の件】【△△の件】と括弧書きできっちり書き分けるなど、わかりやすく伝えるよう心がけます。
「Re:」の使い方
届いたメールに返信をしようとすると、表題には「Re:(届いたメールの表題)」と表示されます。
これは相手方にとっては、「送った用件の返信だな」とすぐ理解できる利点が！しかしその一方で、もしその本文に他の用件なども一緒に書き込んでしまうと、伝えたいことがわかりづらくなってしまいます。
後でメールを検索して文面を読みたい、という事態が起こった時も、表題と内容にズレがあるとかなり検索しづらくなるのです。
【 会社メールの心得：「Re:」は返事のみ 】
★ そこで「Re:(届いたメールの表題)」を使うのは、あくまでも送られてきた用件について回答したい時のみに留めて！
・ そうすることで、相手方にしっかりと内容が伝わりやすくなります。
送られてきたメールの「全文引用」
こちらも届いたメールにそのまま返信した時のお話ですが、文面には必ず送られてきた「全文」がコピーされてついてくるもの。
これをそのまま「全文引用」として相手方に送り返すことになると、相手方が送った文面そのものが送り返されることとなるので、あまり良い印象を与えません。
【 会社メールの心得：引用したい時 】
★ もしも届いたメールについて本文を引用しながら回答したい時は、部分的に本文から必要な文章だけを引用すると、より好印象です。
・ それについて回答するように文面を構成すれば、とてもわかりやすい会社メールになるのです。
「あいまいな表現」を極力避ける
会社のメールは用件を正確に伝えることが最重要！従って、文面もあいまいな表現を極力避けることが必要です。以下にあいまいな表現と修正例を挙げます。
【 会社メールの心得：あいまいな表現 】
・なるべく早く、できるだけ早く→○○日の○時までに
・決定次第・終了次第→○○日の○時までに
・本日中に→本日○○時までに
・あれ、これなど「指示語」→内容を具体的に記すこと
・できれば・そのうち→使用しないこと
いかがでしたでしょうか、会社メールと言っても、そのマナーは、全く難しいものではないことに、気付かれた方々も多いのではないでしょうか。会社メールを送る時間を考えたり、読みやすく簡潔にしたり、あいまいな表現をせずにハッキリと用件を伝えたり…。
こんな細やかなちょっとした気遣いが、あなたの印象をとても誠実なものにするのです。もちろんミスをしてしまうこともあるかもしれませんが、まずはどんどん実践して、身に着けていくことをおすすめします。
相手のことを考えたり、ほんのちょっとの工夫をするだけ！物事の伝わり方はぐっと良くなります。特に会社においては円滑なコミュニケーションが大切ですので、ちょっとした気遣いを忘れずに、印象の良い会社メールを送ってください。
まとめ
ビジネスメール、マナーと心得
・「急ぎの用件」を伝えたい時はメールを避ける
・メールを送る時間帯にも心遣いをする
・送信先の名前には敬称をつける
・メールは原則的に「1本のメールにつき1用件」とする
・「Re:」は「送られてきた用件についての回答」の時のみ使う
・送られてきたメールの「全文引用」は避ける
・メールの文面に「あいまいな表現」を使わない