今やメールはビジネスに欠かせないツールとなりましたが、相手からのメールに返信する時にマナーがきちんと守れているかは気になるところですよね。自分では失礼のないようにメールを返しているつもりでも、万が一そこにマナー違反があれば、相手は良い気分はしないでしょう。
面と向かって話していたならば、マナー違反があっても、その場で謝罪すれば傷口を広げることはありませんが、メールではそうはいきません。また、文字だけのやり取りで相手の表情が見えないため、よりいっそう言葉に気を使わなければなりません。
今後も相手との関係を続けていくためにも、メールの返信にはマナーに十分に注意しておきましょう。そこで今回は、新社会人のためにビジネスメールの返信マナーをお伝えします。
返信は24時間以内にする
メールの返信はできるだけ早く、遅くても24時間以内にするのが、メールを返信する時のマナーです。24時間を過ぎるとメールを見てもらえてないと思い「対応の悪い人（会社）」という印象を与えてしまうため、場合によっては取引が中止になるかもしれません。
ですが、早急に答えられない内容のメールも中にはありますが、それでも返信は必要です。そういうメールに対しては「メールを確認したこと」「いつまでには回答できるか」を伝えます。結論を得るのに時間がかかりそうな案件であれば「いつまでには回答できるか」ではなく「こちらから改めて連絡する」ことを送信します。
相手は内容に対する回答も大事ですが、それ以上にメールを確認してくれたという事実が大切なのです。
件名は一目で分かる内容にする
ビジネスメールにおいて、件名はとても大切なものですので、メールの内容が一目で分かるようにしなければなりません。メールを読む側の立場を考えれば分かりますが、メールを見る時は最初に誰から送られたかを確認し、次に件名を読みます。
ここで、今すぐ対応する必要があるのか時間が空いた時に対応すればよいかを決められれば、相手が無駄な時間を使うことはありません。全てのメールを一から十まで確認するのは大変ですので、相手を気遣う意味でも内容が分かる件名にするのが、メールを返信する際のマナーです。
返信をクリックすると「Re:(件名)」となり、Reが付いてるのが失礼なのか迷いますが、これは付いていても大丈夫です。ただし、返信が重なってReが連続すると読みづらくなりますので、3つ以上続くのであれば消去するようにしましょう。
大切な部分だけ引用する
分かりやすく伝えるため、相手のメールの内容を引用符（＞）を付けてコピーして、内容に応じた返事や回答を送ることがよくあります。引用はとても便利なものですが、長文を引用すると読みづらくなり、相手に負担をかけてしまいますので、メールの返信としてはマナー違反です。
ビジネスメールは、できる限り短い文章で相手に内容を伝えることが大切ですので、決してダラダラと長い文章を送信してはいけません。なので、引用は全文ではなく大切な部分だけにしておきましょう。
もしも、引用する部分に誤字や脱字があったとしても治したりはせず、そのまま引用してメールを返信するのがマナーです。
基本的な構成を守る
ビジネスメールでは、本文を自分の好きなように書いてはならず、基本的な構成が半ば決まっています。なので、自分の色を出さず基本的な構成を守った方が、相手に与える印象を良いですし、それがメールを返信する時のマナーです。
実際にメールを送る時は、まず「○○株式会社△△部□□様」と相手の会社名、部署名、相手の名前を書きます。相手に役職が付いている場合は「様」ではなく「役職名」にします。その後、書き出しですが「いつもお世話になっております」との決まり文句を入れたら、続いて「○○株式会社△△部□□です」と自分の会社名と部署名、名前を書きます。
それから、メインとなる本文を書きますが、ここには定型文はありません。ですが、手短で的確な文章を書くように心がけましょう。そして「お手数をおかけしますが、よろしくお願い致します」「ご確認、よろしくお願い致します」のような言葉で、文章を結びます。
最後に再度、「○○株式会社△△部□□」と自分の会社名と部署名、名前を署名してメールを終えます。これが、ビジネスメールの基本的な流れになりますので、しっかりと守るようにしていきましょう。
しっかりと敬語を使う
友達にメールを送るわけではありませんので、くだけた言葉や顔文字、(笑)といった文字は絶対に使ってはなりません。このような文字を使えば、相手に対して礼儀を欠いていることになりますし、とてもビジネスができる人ではないという印象を持ってしまいます。
ビジネス上は尊敬語や謙譲語、丁寧語を使用して、きちんと間違いのない敬語を使ってメールを返信するのがマナーです。ビジネスは人対人で行いますので、お互いが気持ちよく取引ができるようにするのが大切です。
メールを返信する時のマナーとしては、いかに相手の立場を考えられるかが大切です。メールでは相手の顔が見えないため、自分が送信したメールを見てどういう思いをするかを十分に考えた上で、送る必要があります。
最初が肝心ですので、新社会人であれば、より一層メールを返信する前は、しっかりと確認をしておきましょう。これが、メールを返信するマナーとしての第一歩であり、それを怠っていては、いつまでもマナーは身に付きません。
返信をなるべく早くしたり分かりやすい件名、しっかりした文章で送るなど、マナーはいくつかありますが、どれも「この人は信頼できる」と思ってもらえるものです。メールの返信のマナーを守れば、相手に信頼されますし、必ずビジネスを順調に進められるでしょう。
まとめ
ビジネスメールの返信のマナーは
・返信はなるべく早く、遅くても24時間以内にする
・メールの内容が分かるような件名にしておく
・引用は全文ではなく大切な部分だけにする
・メール本文は基本的な構成に従って書く
・しっかりと間違いのない敬語を使う