退職の挨拶って、何を書いたら良いのだろう。そもそも、退職の手紙にマナーってあるのかな。そう疑問に思っている方の為に今日は、「退職の挨拶を手紙で送る時に気を付けたい７つの一般常識」についてお伝えします。構成から始まり、纏めまで例文を交えて、また手紙の基本常識に沿ってお伝えしていきますので、これを読めば、もう間違う事はありません。
結婚退職される方、寿退社される方、定年退職を迎えた方など、ご自身の立場や気持ちに合う文章を選んでいって下さいね。内容のアレンジは後からでも出来ますから、まずは基本に沿って作成してきましょう。
「飛ぶ鳥跡を濁さず」の精神で、最後まで礼儀正しく、気持ち良い挨拶文を心がけて下さい。最後は必ず、誤字脱字のチェック、文面の見直しを行いましょう。ではご覧ください。
構成についての常識を知りましょう
大きく分けて、５つの段落で纏めます。手紙を読んでいて分かりやすいよう、１段落ごとに１行空けるようにして下さい。
まず１段落目は、冒頭挨拶から始めます。一般的な手紙や挨拶文と変わらず、挨拶を述べましょう。
次の２段落目、退職の詳細を記載します。日付や理由、勤続年数など、ご自身に合う内容で伝えて下さい。
３段落目は、これまでのお礼と今後の希望を書きます。後任者がいる場合は、ここで紹介して下さい。取引先等、今後もお世話になる場合は、「変わらぬお付き合いを…」とお願いをします。
４段落目、退職後の予定や報告をします。ご自身の希望でも構いません。
最後の５段落目、締めの挨拶を、相手に配慮した言葉と共に記載します。
このような作りにしておけば、常識範囲内に纏まるでしょう。では、１段落目の冒頭挨拶の注意点から始めていきます。
冒頭挨拶の常識を知りましょう
「拝啓」から始まり、「敬具」で締めるのが、社会人としての一般常識です。取引先等、会社関係の方に送る場合の冒頭は、ビジネス挨拶文から始めて下さい。
「時下ますますご清祥のこととお慶び申し上げます」
「皆々様には益々ご清祥のこととお慶び申し上げます」
「時下ますますご健勝にお過ごしのこととお慶び申し上げます」
など、ビジネス手紙を送る際の常識と変わりません。
次に、会社関係以外の方に送る場合の冒頭は、時候の挨拶から始めると良いでしょう。
春ならば、「早春の候、陽春の候、新緑の候」など。
夏ならば、「梅雨の候、盛夏の候、残暑の候」など。
秋ならば、「初秋の候、秋冷の候、晩秋の候」など。
冬ならば、「初冬の候、厳寒の候、余寒の候」など。
挨拶に続き、実際感じる季節の文章を続けて書くと、より身近な文章になります。では、次は２段落目の退職の詳細を見ていきましょう。
退職の詳細を説明しましょう
ここで注意したいのが、文書の書き出しが「自分」で始まる場合です。一般常識として、ご自身を冒頭に持ってくる書き出しはマナー違反になります。
横書きの場合、文書の右端に「さて 私こと」「さて 私儀」と記載してから始めましょう。ハガキ等、縦書きの場合は、右下から始めると宜しいです。
次に、退職の日付を理由と共に記載していきます。定年退職の場合は、日付、勤続年数、会社名を記載しましょう。
「去る○月○日をもちまして、○年間勤めました○○会社を定年退職いたしました」
寿退社や、普通の退職の場合は、理由は特に記載しなくても宜しいです。
「このたび一身上の都合により、退職させていただくことになりました」
「平成○年○月をもちまして、株式会社○○を退職いたしました」
等と記載します。会社名は、正式名称で記載して下さいね。では、次の段落に進みます。
お礼と今後の希望を伝えましょう
まずは、在職中にお世話になった方々へのお礼を伝えます。
「在職中は公私にわたり大変お世話になり厚く御礼申し上げます」
「在職中はひとかたならぬお世話になり、本当にありがとうございました」
「在職中は格別なご指導とご鞭撻を賜り厚く御礼申し上げます」
退職時に、プレゼント等を頂いた場合は、それも含めて書きましょう。
「また退職に際して、温かいお心遣いを頂き有難うございました」
形式ばった伝え方が自分の言葉でないように感じる方は、エピソードを含め、丁寧な書き方にしても宜しいでしょう。感謝の気持ちを伝えるのが大切です。
退職後、後任者がいる場合は、ここで記載します。
「つきましては○月○日より弊社○○が後任として貴社を担当させていただくことになりました。今後とも 変わらぬご指導ご鞭撻を賜りますようお願い申し上げます」
など、希望やお願いと共に書くと良いでしょう。
退職後の予定、報告をしましょう
取引先等、仕事上での関係のみの場合は簡単に説明します。
「今後は、従来にも増して一生懸命努力していく覚悟でございます」
「○○での経験を糧として次の人生へ出発していきたいと思っております」
「貴重な経験としてこれからの人生に活かしていくつもりでございます」
など、詳細を記載する必要はありませんから、ご自身の希望や気持ちを伝えて下さい。公私に渡りお付き合いがある方、親しい間柄の場合は、詳しく記載すると良いでしょう。
「今後は長年の夢でありました○○実現に向け、準備を進めていこうと思っております」
「これからは妻と二人、趣味のゴルフや登山に励みたいと思っています」
もしも再就職先が決まっている場合は、この段落で記載してもＯＫです。
「新しい勤務先は、前の職場と全く異なる業種ですが、これまでの経験を活かしつつ、新しい学びを受けていく所存でございます。」
前職を褒めつつ、未来に活かすと言うのがポイントになります。
締めの挨拶を添えましょう
最後は、締めの挨拶です。馴染み深いフレーズが多くありますから、それを基に締めの言葉として下さい。仕事上の付き合いのみの場合は、シンプルに締めます。
「今後とも ご指導いただけますよう よろしくお願いいたします」
「まずは略儀ながら書面にてお礼かたがたお知らせ申し上げます」
お世話になった方、退職後も親しく付き合う方の場合は、少し長めの文章で締めましょう。
「今後とも何とぞ変わらぬご厚誼を賜りますようお願い申し上げます、まずは略儀ながら書面をもちまして、ご挨拶申し上げます。」
「今後ともどうぞよろしくお願い申し上げます。末筆ながら 皆様のご健勝とご多幸を心よりお祈り申し上げます。」
再就職の方の締めとしては、次のスタートに繋がる文末が宜しいでしょう。
「まずは略儀ながら、お礼かたがた一区切りのご挨拶とさせていただきます。末筆ではございますが、貴社ご発展と皆様のご健勝をお祈り申し上げます。」
とし、「敬具」を忘れず記載します。
住所・氏名も忘れずに
忘れてはいけない最後のポイントです。まずは、手紙を書いた日付を入れましょう。平成○年○月○日と和歴で記載する方が丁寧です。出すまでに時間がかかりそうな場合は「平成○年○月」とされても良いしょう。
次に、住所や氏名を書いていきます。
「〒、自宅住所、電話番号、氏名」
退職された訳ですから、今後どのように連絡したら良いか分からない方もいらっしゃいます。その場合に備えて、今後の連絡先を記載しておくと良いでしょう。
もし再就職先が決まっている場合は、新しい勤め先の住所等を自宅住所・氏名の後に追加してもＯＫです。今後どういった関係を続けるか次第で、判断して下さい。
また結婚退職や寿退社の方で、氏名が変わっている場合は、旧姓も記載してあると良いでしょう。
以上、退職の手紙の書き方を一派的な流れに沿って紹介しました。公私に渡りお付き合いがある場合は、もう少し長い文章でも構いません。
思い出深いエピソードを加えても宜しいでしょうし、仕事に対しての熱い想いを伝えても良いです。但し、１枚便箋で収まる内容に纏めて下さいね。
今後もお付き合いがある方、ない方、どちらの方もいらっしゃるでしょうから、２つの文面を作成するのも良いアイディアです。
退職と言う区切りの手紙ですから、ご自身の気持ちを振り返る上でも丁寧に書く事を心がけて下さいね。最後に、使用する封筒ですが、一重を使用して下さい。退職の手紙が、礼儀正しい物に出来上がりますように。