何においても緊張する就職活動の中、採用担当者から送られてきたメールに対して、就活生からメールを返信するというシーンは必ず訪れます。しかし、学生時代にメールのやり取りをしたことはあっても、ビジネスマナーまで意識したメールのやり取りを経験したことがある人はほとんどいませんよね。
敬語を意識することは当然のマナーとして考えられますが、宛名の書き方や結びの言葉は、手紙とは違ったマナーがあるのをご存知でしょうか。
就活生からのメール返信の基本マナーが守られているかどうかは、採用の大きなポイントになるだけでなく、これから社会人になる第一歩として必ず知っておきたいところです。
そこで今回は、就活生のための基本マナーであるメール返信の際に注意したいポイントをお伝えします。
【就活生のための基本マナー】
メール返信はココに注意！
むやみにタイトルを変えないようにしましょう
メールの返信をする時、新規のメールを作って返信をする必要はありません。メールソフトの返信機能を使い、元のタイトルに「Re:」が付いた状態になるようにしましょう。
採用担当者は沢山の就活生とメール返信のやり取りをしていて、タイトルを見てメールの仕分けをしていることがほとんどです。タイトルをむやみに変えると逆に見落とされてしまうこともあります。
同じタイトルでのやり取りが何度か続き、「Re:Re:Re:」などと「Re:」が3つ以上になってしまった場合に「Re:」の数を減らすことは問題ありません。
宛名は略さないようにしましょう
就活のメール返信だからといって、いきなり本文を書きはじめることはマナー違反になります。まずは必ず宛名を書きましょう。
「○○株式会社 ○○部 ○○様」のように、会社名、採用担当者の所属する部署名と名前を全て略さずに明記しましょう。「（株）」は「株式会社」とします。
また、会社名の後に「御中」などといった手紙のような表記は必要ありません。もしも採用担当者の名前がわからない場合は「ご担当者様」としましょう。
本文の書き出しには挨拶をし、自分を名乗りましょう
宛名を書き終えたら本文に入りますが、書き出しには「いつもお世話になっております。」と挨拶をし、続けて「○○大学○○学部の○○です。」のように自分を名乗りましょう。
手紙のような「拝啓 早春の候、貴社ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。」といった書きだしの文は必要ありません。
一度会ったことのある採用担当者に対しては、「先日の○○では大変お世話になりました。」という簡潔なお礼の一文があることで好印象を与えます。就活のメール返信では自分をアピールすることも大切なポイントとなります。
正しい敬語で、読みやすい本文を意識しましょう
就活のメール返信の本文に顔文字を入力することはＮＧで、マイナス評価に繋がってしまいます。音符マークやビックリマークなどを使った過度な感情表現や、読みづらくなってしまう半角カタカナは使わないようにすることも注意したいポイントです。
当然、敬語の使い方には細心の注意を払いましょう。例えば、「分かりました」という表現は、「了解しました」ではなく「かしこまりました」や「承知しました」という正しい敬語を使いましょう。
「いたしました」と「致しました」のように、同じ言葉で書き方が異なるものがメールの中で混同しないようにしましょう。
また、読みやすい本文となるように改行を適宜入れると良いです。一行の長さは全角30文字前後が理想です。
結びの言葉と署名も忘れずに付けましょう
本文の後に「お忙しいところ恐れ入りますが、よろしくお願いいたします。」などといった結びの言葉を添えます。
さらに結びの言葉の後には、署名も忘れずに付けましょう。自分のことは最初に名乗ったから不要なのでは、と思うかもしれませんが、もう一度「○○大学○○学部○○○○（氏名）」（改行）「メールアドレス：○○○○」（改行）「携帯電話：○○○○」と名刺を差し出すようなイメージで署名を付けましょう。
本文でいきなり終わってしまうのではなく、結びの言葉と署名をきちんと入力することで就活のメール返信を丁寧に締め括ったことを示すポイントになります。
いかがでしたか。採用担当者への就活生からのメール返信は、基本マナーが守られていることによって評価が上がるのではなく、マナーが守られていないことでマイナスの評価となってしまいます。
メールをひと通り書き終わったら、最後に声に出して読んでみることをおすすめします。正しい敬語が使われていますか。読みやすい内容になっていますか。改行は適宜入っていますか。
送信ボタンを押す前に、メールを送る相手が合っているかの確認もしましょう。また、メールを送る時間帯も真夜中や早朝ではなく、日中の日が明るい時間帯に送るようにしましょう。
就活の際のメール返信は、面接や電話と違って、文字として刻まれるからこそ、基本マナーをきちんと身につけ、社会人の第一歩を踏み出しましょう。
まとめ
【就活生のための基本マナー】メール返信のポイントは
・ むやみにタイトルを変えないようにしましょう。
・ 宛名は略さないようにしましょう
・ 本文の書き出しには挨拶をし、自分を名乗りましょう
・ 正しい敬語で、読みやすい本文を意識しましょう
・ 結びの言葉と署名も忘れずに付けましょう