就活では、メールも大事なツールの一つなので、その返信一つをとっても、内容やタイミングで採用を左右する重要なものになるであろうことは想像できますよね。昔と違い、今やメールアドレスは履歴書やエントリーシートに記載する必須項目になっており、企業からのアプローチもメールを通して行われることがほとんどです。

そこで今回は、就活生注目！メールの返信で担当者に好印象を与えるワザと題しまして、就活において採用に繋がるようなメールの返信術をお伝えします。相手の顔も声も見聞きできない環境であるメールだからこそ、一文一文を丁寧に吟味し、最適なタイミングで採用担当者へ返信すれば、好印象を与えることができ、結果、着実に内定へのルートを作り出すことができるようになりますよ。

就活生注目！メールの返信で
担当者に好印象を与えるワザ

メールアドレスはよく吟味し、必要であれば新規で取得する

就活メールの返信方法なのに、なぜメールアドレスなのかと疑問に思われたかもしれませんが、メールアドレスに不適切な単語や顔文字を使用していると、そのアドレスが表示されたメール画面を見た採用担当者はどのように感じるでしょうか。

就活に適したメールアドレスを使って返信すべきところをおろそかにしていると感じ、最悪はそれだけで不適格とされてしまうかもしれません。また、特に問題の無い意味の英文をアドレスにしている場合でも、その文法が誤っていると語学力に問題があるのかと疑問を持たれてしまいます。

本来はメールの本文に意識を向けてほしいのに、不本意なところで注目を集めて不採用になってしまうのは避けたいですよね。就活に利用するメールアドレスはよく吟味し、不適切であれば新規で取得するくらいのつもりで準備しましょう。

提案された日程の変更を申し出る返信では誠意をみせる

合同説明会などを経て、実際の採用日程へ進むと、相手先の企業から具体的な日付で試験日を指定されるようになります。もちろん、就職活動に専念しているわけですから基本的にいつでも指示された日程に対応できるようにしておくべきですが、やむを得ず変更を申し出る必要がある場合もあります。

特に、一旦ＯＫをしていた日程に本命企業の採用試験日が重なってしまったり、予定日に弔事や急な体調不良で出席が難しいという場合は特に誠意を見せたお断りと、別の日程で採用試験を行ってもらえないかという打診をする必要があります。相手先も、面接官や採用担当者の予定を調整して試験日を設定しています。特に管理職の方々は出張や会議も多く、わざわざその日のために予定を空けて待ってくださっていますから、その変更となると容易にはいかない可能性もあります。

就活メールの返信は、基本的に送られてきた件名を編集せず、ＲＥ：を付けた状態で返信しますが、日程変更の場合はその旨が分かるよう面接予定日と共に変更のお願いと題した件名へ変更します。これだけでも、膨大な数の就活メールの返信処理をする採用担当者にとっては好印象です。

選考通過のお礼を簡潔に済ませ、本題である日程変更を提案します。この時、「誠に勝手なお願いで恐縮ですが」や「ご多忙の中調整していただくことになり、誠に申し訳ありませんが」と、変更を申し訳なく思っているという気持ちを相手に伝えましょう。

基本的に、調整が必要になった理由は正直かつ簡潔に伝えるべきですが、他の企業とブッキングしているという場合に限り、理由はぼかして伝える方が無難です。そして、その後にいつならば都合が良いのかを具体的に複数案提示します。いつでも良いですという丸投げの姿勢は良くありません。本当にいつでも良いのならば、「○月○日以降であればいずれの日時でも可能です」と記しましょう。

面接のお礼は当日中に送り、感謝の言葉を添える

面接が終了した後、ほっと一息ついて採用結果を待ってはいませんか。できる就活生は、面接の後に、面接官に宛ててお礼のメールを返信しています。

先述したとおり、面接官は多忙な業務の合間に時間をつくり、面接を行っています。通常の業務に加えて就活生の資料を見たうえで、質問を準備して臨んでくださっています。面接官が会う就活生が何十人といる中で、メールの返信一つで他の就活生から一歩リードできるとしたら、すぐにでも実践すべきですよね。

とはいえ、面接が終わるたびに形式通りのメールを送るだけでは、人事の目には留まりませんし場合によっては「迷惑」と感じられることもあります。そのため、面接後にお礼メールを送るときは、自分が面接で伝えきれなかったことや、うまく返答できなかったことを自分なりに消化し、その答えをもって志望度の高さをアピールするつもりで作成しましょう。

例えば、面接官の鋭い質問に、うまく返答できなかったと感じたとします。そんな時、お礼メールにて「面接の際、ＸＸについての質問をいただきましたが、不勉強のためしっかりとした返答ができませんでした。あれから、いただいた質問の答えをもう一度考え、・・・」と、自分が至らなかったことを反省しつつも、それで終わりにせずにもう一度しっかりと考えたという姿勢を見せ、自分なりの返答を記します。そうすることで、失敗からきちんと学べる人材であるという印象を相手に抱いてもらうことができます。

逆に、感触の良かった面接の場合も、更にあと一押しということで、面接を通して感じたこと、勉強になったこと、そして「より強く御社で働きたいという希望を持ちました」とすれば完璧です。

就活中は何かと忙しいですが、お礼メールの返信をすぐに行うように心掛けるだけでも、志望度の高さや自己管理の徹底ぶりを印象付けることができますので、是非行っていきたいですね。

いかがでしたか。就活中のメールの返信からも、意外とその人の人格や普段の行動原理のようなものがにじみ出るものです。いくら筆記試験の成績も良く、面接で好印象だったとしても、メールの文章ひとつでそれまでの印象を覆してしまうことになりかねません。

自分を良く見せようと必死になりがちな就活時期ですが、普段使いのメールの返信一つから、まずはきちんとマナーを守り、誠意のある対応ができるように心がけることで、面接や電話でも相手に好印象を与えることができるようになります。自分を採用してください！ではなく、自分と言う人間を知ってくださいというスタンスで臨めば、きっと春にはサクラサク、素敵な社会人の第一歩を踏み出すことができますよ。

まとめ

就活生がメールの返信で担当者に好印象を与えるなら

・メールアドレスはよく吟味し、必要であれば新規で取得する
・提案された日程の変更を申し出る返信では誠意をみせる
・面接のお礼は当日中に送り、感謝の言葉を添える