就活では電話でのマナーがとても重要と言われますよね。書類選考や面接では就活対策をしっかりできていても、電話は臨機応変に対応しなければいけませんので、その人の素が出たり、仕事ぶりが出てしまうものです。そのため、面接で印象が良かった人でも電話で対応が悪いと印象が落ちてしまうこともあるのです。
就活における電話マナーは、丁寧にするということはもちろんなのですが、学生の人にはなじみがあまりない「ビジネスマナー」もある程度できていることが理想です。しかし、ビジネスマナーとは、就職してから学ぶものですから、わからないという人もいることでしょう。
電話対応は個人個人で差がでる部分ですから、人事担当の印象を良くもできますし、悪くもなってしまうものです。そこで、就活中の電話対応で心がけておくべき事をお伝えします。
名乗って出る
電話に出る時には「もしもし」とか「はい」と出ることが多いですよね。しかも、スマホに知らない番号から着信があると、「誰から？」と不思議に思いながら怪訝な感じで応答してしまうものです。
しかし、就活中に電話がかかってきたら、相手の番号は電話帳に登録されていないことがほとんどでしょうから、例え相手がわからなくてもハキハキした声で名前を名乗って出ましょう。
話を整理する
自分から会社に電話をかけなければいけない時があると緊張しますよね。緊張している時に一発本番で電話をかけてしまうと、あたふたして支離滅裂な話し方になってしまいます。こちらが話したい事や伝えたいことを思いつくままに話していては相手からすると、一体何を言いたいのかわからない状態になりがちです。
しかし、ビジネスにおいては話し方一つとっても仕事ができるかできないかが判断されます。就活中に電話をかける時には伝える内容や確認する内容を事前に整理しましょう。電話だと相手の顔が見えませんから、特にわかりやすく伝えなくてはいけません。
相手の都合を聞く
就活の電話で印象をアップさせる一言が「お時間よろしいでしょうか」です。こちらは学生、相手は仕事をしている人事担当者です。採用時期は特に忙しいでしょうから、配慮する一言があるのとないのとでは、人事担当者の印象は大きく変わるのです。
相手としては、この電話に何分くらいの時間がかかるのだろうか、ということが知りたいので、要件も併せて伝えておくと空気が読めるという印象を持たれます。
復唱とメモ
就活の電話では、丁寧に対応をすることが大切です。相手が話している事を「はい」と相槌を打ちながら聞くのはもちろんですが、適当に応対していると感じさせてはいけません。電話がかかってきたら筆記用具を取り出して、事柄をメモしましょう。
適当に「はいはい」と相槌を打たれているのでは？と思われるよりも、「しっかり聞いてくれているな」と相手が思ってくれれば、この人なら安心して任せられるな、という好印象を与えることもできますから、人事担当者が選考する段階であれば、有利になることも十分に考えられます。
このように、就活の電話は、ただの連絡手段ではありません。メールでのやり取りがメインになっている中で、人事担当者からわざわざ電話をかけてくるということは、重要で確実に伝えたい事柄を連絡するためにかけているということですから、適当に受けるのは良くありません。
就活の電話応対がそのまま評価ポイントになるとは限りませんが、少なくとも、応対が悪くて評価がマイナスになる可能性は十分に考えられます。採用担当者は1日のうちに何人もの人に電話をかけることもあります。ですから、電話のやり取りで相手にうんざりさせないように、完結かつ丁寧に話すことが大切です。
今回お伝えした就活中の電話マナーのポイントは基本中の基本ですが、知らないという人も多くいますよね。まだ社会人として電話応対をしたことがない人は、教わっていないことですから当然です。そんな中、他の人よりも電話マナーができていると好印象を与えられるでしょうから、チャンスと前向きにとらえましょう。
まとめ
就活で気を付けるべき電話マナーとは
・「もしもし」ではなく名前を名乗って出る
・こちらからかける時は話す内容を整理する
・「お時間よろしいでしょうか」と最初に聞く
・相手が言ったことを復唱してメモをとる