就活時の電話はココに注意!担当者が気にする5つのマナー

就活時の電話はココに注意!担当者が気にする5つのマナー
今や就活は電話ではなく、インターネットやメールでのやりとりがほとんどですよね。こういう事情は、就活する人の電話スキルの低下につながっているように思われます。

就活だけでなく、電話で何かに問い合わせるということ自体がない時代になっています。「じゃあ、電話のマナーなんて必要ないじゃん!」なんて声も聞こえてきそうですが、しかし、まだまだ電話でのやり取りが必要なケースがあることも事実

インターネットやメールを使う企業がほとんどであるのは間違いありませんが、全てがそうではないのです。そして、就職時に電話での対応が求められる会社の方が、マナーには厳しそうです。

そこで今回は、就活時の電話における注意すべき点についてお伝えします。

 

就活時の電話はココに注意!
担当者が気にする5つのマナー

 

姿勢を正す

何事も基本姿勢が大切です。就職時に限らず電話はコミュニケーションのツールであり、姿が見えないにも関わらず気持ちが伝わります。それこそが、メールではなく、電話での対応を求めている理由なのかもしれません。

ですから、先方へ電話をかける際は、背筋を伸ばして肩の力を抜いて電話をしましょう。決して、頬杖をついたり、片肘をついたり、足を組んだりして電話しないように注意してください。

その姿勢は声に表われ、気持ちが伝わります。見えていないからと油断することなく、ピシッとした姿勢でハキハキと電話しましょう

 

敬語を使いこなす

姿が見えないのですから、当然言葉遣いはストレートに受け取られてしまいます就活の電話で敬語がしっかり使えないのはかなりのマイナスポイントになってしまいます。

これは、急に身につくものではありませんので、普段から気にかけて練習しておくことをお勧めします。教授たちや学校の職員に対して敬語で話すようにすると良い練習になります。

普段から使い慣れていないと、敬語の使い方を間違えることだけでなく、フレーズが出てこなくてどもってしまったりムニャムニャと自信なさそうな声になったりして、印象が下がります

 

要件を簡潔に伝える

就活での電話で緊張しないはずはありません。少しでも落ち着いて電話をかけるために、伝える要件を書き出して準備しておくと役立ちます

自分が何者なのかを名乗る、要件は何かをしっかり伝えるように準備します。印象を良くするのに役立つ点として、「2~3分ほどお時間よろしいでしょうか?」と、相手への気遣いを表わすことがおススメです。

そして、相手を戸惑わせないために簡潔に伝えることも大切です。「え~」、「あの~」、「~なんですけれども…」といったフレーズを多用しないように注意した方が良いでしょう。相手をイラつかせてしまう可能性があります。

 

電話をかける時間帯を考える

就職時の電話に関しては、企業にとって都合の悪い時間帯を避けることも気にかけておきたいことです。「都合が良いかどうかなんて、その会社によって違うんじゃない?」と言われるかもしれません。それはその通りです。

しかし、たいていの会社が共通して都合の悪い時間帯というものはあります。例えば、月曜の午前中、昼休み、就業時間前の約1時間ほど等です。

すべての会社にこれが当てはまるわけではありませんが、多くの会社はこれらの時間は忙しかったり、スタッフが手薄だったりしますので、避けるのが無難です。

 

電話を切る時

「はい、は~い。ガチャ」とか、「どうも~」、「またね~」なんて感じで友人との間では電話を切るかもしれませんが、就活時の電話でそれはもちろんNGです。

「お忙しいところありがとうございました」とか、「失礼いたします」といったフレーズを忘れず伝えてください。最後のフレーズは相手の記憶に一番残りますので、就活においてとても大切なものなのです。

電話を切るときこそ、マナーをわきまえていることを示す絶好のチャンスです。相手に対する感謝を伝えて好印象を残してください

時にそれが、担当者ではなかったとしてもそうしてください。その人から担当者に伝言されるときの伝え方が大きく変わることになります。

 

いかがでしたでしょうか、就活時の電話についてお伝えしました。電話は苦手という方が多いとは思いますが、就活では重要なスキルですし、就職した後も必要になる大切なスキルです。先を見据えて、スキルアップを目指しましょう。

そのために大切なことの一つは、相手に対する気遣いの気持ちを持つことです。自分のことばかり考えていてはマナーの意義を見落としがちになります。

仕事をしている方々に、自分のことで仕事中の時間を取らせてしまうのですから、こちらの感謝を伝えるのは当然のことです。そして、その当然のことが当然のようにできるなら、担当者には好印象が残るに違いありません

就活時に電話することに慣れて、今後ずっと役立つ電話のビジネススキルを身につけられるなら、とても有意義なことです。

それでは、就活時の電話でスキルを磨いて、担当者に好印象を持ってもらえるように頑張りましょう。

まとめ

就活時の電話で注意すべきマナーとは

・ 背筋を伸ばして電話をかける
・ 敬語を正しく使う
・ ハキハキとしっかり要点を伝える
・ 忙しい時間帯や、休憩時間は避ける
・ 電話を切る前に感謝を伝えることを忘れない


連記事