あなたは名刺交換のマナーに自信がありますか？名刺をきちんと管理出来ていますか？名刺はビジネスシーンにおける「顔」ともいえるとても大切なツール。
いただいた名刺を見れば、相手の方のフルネームはもちろんのこと、何を扱う会社なのか、どこにある会社なのか、相手の方がどのような部署に所属しているのか、連絡を取りたい時にはどこに連絡すれば良いのか、仕事を進めていく上で知っておきたい情報が全て分かります。
そんな名刺を軽々しく扱うのは御法度。名刺交換をきちんと礼儀正しく行うことは相手の方からの信頼を得るために必要不可欠です。そして、頂いた名刺はきちんと上手に管理することで、あなたの仕事の強い味方になります。
そこで今回は、名刺を美しく取り扱うために知っておきたい、名刺交換のと名刺管理の基礎知識についてお伝えします。
名刺の取り扱いを美しく☆
交換管理の基礎知識
綺麗な名刺のストックを常に準備
★ 常に綺麗な名刺を携帯は必須！
社会人として、常に綺麗な名刺を携帯しておくのは必要最低限のマナー。「名刺を切らしています」という一言は、あなたの印象を悪くさせるだけでなく、大切なビジネスチャンスも逃してしまう恐れがあります。
会社にはもちろんのこと、スーツのポケットや鞄などに常に綺麗な名刺をストックしておくように気を付けましょう。
名刺が少しでも汚れていると、だらしない印象を与えてしまいますので、自分の名刺に汚れはないか、角が折れていないかなど事前に自分の名刺をチェックする癖をつけてください。
受け取った名刺は汚さないように要注意
自分の名刺はもちろんのこと、いただいた名刺は慎重に、丁寧に取り扱うよう細心の注意を払う必要があります。
★ いただいた名刺は相手の「顔」
いただいた名刺をぞんざいに扱うことは相手の方を軽んじている印象を与え、とても失礼ですので十分に気を付けてください。
まず、相手の方より名刺を受け取る際には、会社名や氏名の上に指がかからないようにします。
また、特に複数の人数で名刺を交換する時には、情報を頭で整理しきれず、ついついメモを取りたい衝動に駆られるかもしれませんが、相手の方の前でいただいた名刺にメモ書きをするのはマナー違反です。
★ 基本的に名刺にメモ書きはマナー違反行為
いかに必要な情報でも、相手の方の目の前で名刺に何かを書き込むのは、名刺を「汚している」と同じ行為。とても失礼な行為ということを覚えておきましょう。
いただいた名刺はすぐに整理する癖を
仕事を行う上で、名刺交換は日常茶飯事。いただいた名刺は後で整理しよう、と名刺の整理を後回しにしていると、いつの間にか名刺をため込んでしまい、「あれ？これは誰の名刺だったっけ…」という事態を引き起こしかねません。仕事をする上でもとても効率が悪いです。
★ いただいた名刺はその日のうちに整理する
自分なりの名刺整理の習慣をつけるように心がけましょう。名刺専用のクリアファイルに入れて整理するか、ノートに名刺を貼って整理すると、名刺をなくす心配がないので便利です。
また名刺と一緒に、相手の方の特徴や、会話の中で頭に残ったキーワードなども一緒にメモしておくと、記憶が色あせません。今後の相手の方とのお付き合いをスムーズに進めるためにも、いただいた名刺を情報の宝庫として上手に活用していきましょう。
名刺の整理はグループごとに
あなたは名刺を整理する時、どのように整理していますか？もちろん、あ行、か行…と整理していくのも良いですが、「こないだ名刺交換したあの人の名前は何だったっけ…」と相手の方の氏名を思い出せないときもあります。
そんな問題を解決するためにオススメなのは、グループごとに名刺を整理するという方法。
★ 記憶が戻りやすいグループ分けの名刺整理
名前の順ではなく、仕事の案件やグループ、名刺交換をしたシチュエーションごとに名刺を整理しておくと、複数で名刺交換した時でも人間関係が分かりやすいのでとってもオススメです。
名刺管理アプリを上手に活用
いただいた名刺を常に持ち歩くのはなかなか難しいもの。ところが外回りをしている時に限って、「あの人に連絡したいけど、連絡先が分からない…」という困った事態が起こりがちです。
★ 名刺管理アプリは現代の優秀な名刺管理ツール
スマートフォンのアプリストアで「名刺管理」とキーワードを入力すると、たくさんの無料アプリを見つけることが出来ます。
スマートフォンのカメラ機能で、簡単に名刺をスキャンして管理する事が出来ます。「机に座って名刺を整理する時間がなかなか取れない！」というあなたにもオススメの方法です。
★ スキャンして登録した名刺
・ インデックスを付けて整理。
・ グループとしてまとめることが出来ます。
・ ＰＣからも情報を確認が出来ます。などなど、とっても便利です。
名刺を整理したファイルやノートを、常に携帯することは難しいかもしれませんが、スマートフォンならいつでもどこにでも簡単に持っていく事が出来ます。気になった方は是非「名刺管理アプリ」をチェックしてみてください。
いかがでしたでしょうか。今回は名刺の交換と管理をする上で知っておきたい基礎知識を５つ、お伝えしました。名刺の取扱いについて、十分に注意を払う必要があると分かっていても、具体的に何に気を付けたら良いのか分からないという人も多いはず。
ビジネスを行う上で、情報の整理は何よりも大切です。名刺交換の場では、礼儀正しい所作であなたの好感度を上げ、上手に管理をした名刺を仕事の武器として活用していきましょう。名刺交換をする際、基本的に自分から差し出すと安心です。名刺入れを枕に、名刺を両手で差し出しましょう。
今回お伝えした名刺交換や名刺管理のポイントは、どれも基本的なことばかりです。けれども、社会人なら必ず押さえておきたい内容ばかり。是非社会人になったらまず、頭に入れておきたい仕事術です。
まとめ
名刺交換や管理を行う時に、確認したいマナーとコツ
・事前に自分の名刺の状態を確認しておきましょう
・相手の方の名刺は細心の注意を払い丁寧に扱います
・オフィスに帰ったらすぐに名刺を整理しましょう
・人間関係を把握出来るよう、名刺はグループごとに管理します
・忙しいあなたにオススメ！名刺管理アプリを活用する