ビジネスをするにあたって、名刺交換は最初の一歩とも言えるものです。「名刺をたくさん交換するのが、営業の第一歩！」と、「誰とでも名刺交換をする！」。…そんな事を考えてはいませんか？

しかしせっかく頂いた大切な名刺、その後はどうなっているでしょうか？しっかりと整理されていないために、ほとんどその後の営業や、人脈つくりに活かせてない…。そんな現状はありませんか？本来、名刺はその人を表す大切なアイデンティティー。その扱いが重要です。

頂いた名刺をしっかり整理して活かす、それこそがビジネスにとっては重要なポイントです。そのため賢いビジネスマンは、名刺を配ることに重きを置かず、「名刺の整理」に力を注いでいます。人との縁は一期一会なのです。

そこで本記事では、意外と難しい名刺の効果的なステップアップに繋がる活用法を、整理術とともにご提案します。出会いを無駄にしないために、この機会に名刺整理について、一度考えてみませんか？

名刺整理と活用法☆
出会いをムダにしない整理術

名刺の整理は貯めずに出来るだけ毎日しよう

「名刺の整理は面倒…。」それはみんなが思っています。だからこそ、それをきちんとやるかどうかで、営業の効率や周りの評価もグッと違ってくるものです。

★　名刺の整理は毎日！を鉄則に。

確かに面倒な名刺整理。ついつい、「明日でいいか…。」と思いがちです。しかし、名刺というのは、あっという間に山が出来てしまうもの。

名刺入れに入る分だけたまったら整理するなど、「自分なりのルール」を決めることをおすすめします。それを破らずしっかり守るようにすることで、名刺整理へのポテンシャルも上がりやすくなります。

年賀状印刷などのためにもデータ化しよう

名刺を整理するのは、メールアドレスの登録や、会社ごとの整理のためだけではありません。住所ラベルなどの一括印刷も営業を効率化することにつながります。

★　年賀状やダイレクトメールなど、紙ベースで活用します。

貴重な時間をとってもらえた時など、メールではなくお礼状を手書きで送るということも、出会いを無駄にしない名刺の活用術と言えます。

現代の仕事のやりとりの主流はメールです。そんな現代で「敢えての手書き」は、相手に強く印象付けます。ポストに届く郵便物は、印象に残りやすく効果的。

★　お礼状や挨拶状など、タイミングをみて活用すると、効果的です。

個人だけでなく部署での共有化を目指そう

名刺交換して手にすることが出来た名刺は、個人のものだけではありません。

★　名刺は、会社や部署の共有の財産です。

きちんと名刺を整理していなかったから、同じ人のところに２回も同じ営業で行ってしまった…。なんてことにもなりかねません。

名刺交換した内容は、きちんとデータ化して、部署の誰もがみられる状態にしておくのがベストです。

無駄に手間を掛けず、欲しい人のアポをスムーズに取ることにもつながります。営業の効率も上がりますよね。名刺を活用して、営業の効率化を目指してください。

会社名と名前だけでなく営業フォローに活用

名刺から会社名や名前、部署だけデータ化するだけで終わっていませんか？それだけでも、確かに名刺管理はできていますが、もらった名刺を十分に活用しているとは言えません。その名刺のデータを活用し、営業のフォローなどもデータ化するようにしましょう。

【名刺データを、営業に活用】

★　名刺の相手とのやりとりを情報化しておく。

・　誰とどんなやりとりをしたのか。
・　相手がどんな反応だったのか。
・　どんな話をしたのか。

などなど。

このような事項を、データ化する時に備考欄に書き留めてください。部署内での情報共有にもつながります。仕事や宿題のやり残しも減らすことにつながるので、効率的な営業が可能です。言われたことをきちんと覚えているのは、信頼感を与えます。

テレアポのリストにして営業展開に活用する

★　名刺交換で得た情報は、テレアポのリストとしても活用します。

社内で電話営業をするとしても、いきなり電話をしては、相手に警戒されてしまいがち。一度会った相手であれば、部署名などもきちんとわかります。電話に出た方にもとりついでもらいやすくなります。

適当なリストから電話営業をしていては、件数は多く掛けたとしても、営業の内容すら話せないことも多いです。知っている人に電話をすることで、効率的な営業が可能です。見当違いの会社に電話することも回避出来ます。

★　ただしテレアポを嫌がる人々が多いのも事実。

名刺交換をした時の相手との関係性や様子によって、会社内の誰かがテレアポを取ってもよいのか、自分自身が電話をした方がよいのか、若しくはテレアポは避けた方が良い人物なのか、察知できる能力も不可欠です。

相手との関係性によっては、名刺交換で慣れていれば、直接聞いてしまう！と言う営業の人々も見受けます。

メールマガジンなど一方的な発信もしよう

メールや電話だけで営業をしてしまうと、前述したように、営業を苦手としている人々に、その良さが届きません。そこで一歩引いたツールとして、メールマガジンがあります。

★　メールマガジンを配信して、情報提供のみする。

名刺を頂いたら、その情報をデータ化するとともに、メールマガジン（メルマガ）に登録させて頂くのはいかがでしょうか。

＜メールマガジンのメリット＞

・　相手は感想や返事をする必要がありません。
・　自分の言いたいことを一方的に発信することが可能です。

相手に興味を持ってもらいやすい内容を検討し、相手と交流しやすく出来るようにメールマガジンは個人で起業をしている方々にもおすすめです。一方的に送る内容なので、万人に興味を持ってもらえる内容にしておくのが無難です。

人脈のカルテを作るところを目標にしよう

もらった名刺を整理して、テレアポや営業フォローなどにも活用していたら「これで大丈夫」と思ってしまってはいませんか？大事なのは、その名刺を利用して、自分の目的の部署や営業にとっての、大切なキーマンとの出会いをどうやって作れるか？なのです。

名刺交換した相手が、「今後自分の営業には、直接影響がなさそうだな。」と感じると、その管理もおざなりになりがちです。

★　名刺交換した相手が、どのようなご縁を呼ぶかは分かりません。

その背景にいる組織や人脈を見据え、自分の人脈を構築出来るように、意識してください。棚ぼた狙いではなく、目的をもって名刺整理することが大切です。

いかがでしたでしょうか。人脈を増やすことばかりを意識しがちな名刺交換。けれども実は人脈を増やす前に、「どのような」「何のための」人脈が欲しいのか、の目的意識が必要です。その目標があれば、適切な名刺管理ができるはず。毎日の名刺の整理を習慣づけは重要です。

ただ漠然と整理しているだけでは、見えてこないものがあります。名刺交換は相手を知ることと同じこと。名刺を管理している、つまり一期一会の精神で名刺交換をすることで、相手の向こうにある会社や人脈、組織にたどり着くための第一歩になりえるのです。

名刺交換した相手との人脈を深めること、もちろん大切なことです。でもせっかく交換できた名刺ですから、それを更なる人脈作りや営業に活用してください。

もっと先を見ながら、名刺を整理し活用する術を身につけてください。けれども純粋に相手との出会いを大切にする精神がなければ、相手にも見透かされてしまいます。もらった名刺が自分の財産となるように、きちんと整理して活用しましょう！

まとめ

名刺交換をしたら？出会いを最大限に活用する管理術

・貯めるとイヤになるから毎日整理を鉄則に
・データ化することで出来ることが１０倍に
・個人のためだけでなく会社のものと考えよう
・営業のフォローにも使って人脈を増やそう
・リストを作って社内での営業も効率化しよう
・一方的な発信でも価値ある情報なら喜ばれる
・名刺交換は人脈交換の第一歩と考えておこう